Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Января 2012 в 15:52, лекция
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Мы рассматриваем основные действия по организации прохождения различных видов документов и их обработки, начиная с их поступления в организацию до их исполнения и, при необходимости, формирования и отправки соответствующих документов из организации.
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации.
Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.
Руководители аптечных организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архиве.
I. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1.Продавец
продает, а Покупатель
именуемый в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим договором.
1.2.Количество
и ассортимент Товара
II. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ
Договор может быть досрочно расторгнут по взаимному согласно или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней по предлагаемой даты расторжения.
III. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:
ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ
______________________ ___
______________________ ___
______________________ ___
Должность подпись И.О. Фамилия Должность подпись И.О. Фамилия
М.П. М.П.
Информационно-справочные документы
ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляются протоколы. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь стенографирует или записывает выступления участников.
Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников.
Протокол составляется на общем бланке с указанием наименования организации и вида документа «ПРОТОКОЛ».
Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
1. Председатель Ф.И.О
2. Секретарь Ф.И.О.
3. Присутствовали: Ф.И.О присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если присутствующих до 15 человек), затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 15, указывается их общее количество и делается отметка – «Список участников прилагается». Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например: «Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2003 г.».
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия, на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире краткое изложение текста выступления.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)».
Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит записи всех выступлений, краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления.
Образец протокола
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРОТОКОЛ
00.00.00.
заседания рабочей группы
Председатель – Косырев В.А.
Секретарь- Иванова В.Т.
Присутствовали: 18 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
СЛУШАЛИ: Одинцова В.В. (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Рокотова М.М.- поддержала предложение Одинцова В.В.
ПОСТАНОВИЛИ:
Применять с 01.04.2005 г. корректирующие индексы к коэффициентам инфляции.
Голосовали:
«За» - 15 голосов
«Против» -0 голосов
«Воздержалось» -3 голоса
Председатель
Секретарь
образец выписки из протокола
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.00.
заседания рабочей группы
Председатель – Косырев В.А.
Секретарь- Иванова В.Т.
Присутствовали: 18 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
СЛУШАЛИ: Одинцова В.В.
ПОСТАНОВИЛИ:
Применять с 01.04.2005 г. корректирующие индексы к коэффициентам инфляции.
Голосовали:
«За» - 15 голосов
«Против» -0 голосов
«Воздержалось» -3 голоса
Председатель
Секретарь
Верно
Зав. УК
Печать
АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:
•акт приема работ по договору;
акт приема-передачи документов;
•акт списания материалов;
•коммерческий акт;
•акт проверки и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности и т п.).
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Акт должен иметь: наименование организации (структурного подразделения); наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подписи; печать (для важных и внешних актов); приложения (при наличии копий подтверждающих документов).
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии фамилии, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.
В основной части акта излагаются:
•цели и задачи;
•сроки проведенной комиссией работы;
•результаты (выводы, заключения, предложения).
После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другими важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».
Образец акта
МУП
«Аптека №100»
00.00.00.
Пятигорск
О расходе товаров на хозяйственные нужды
Комиссия
в составе: председатель - зам. директора
аптеки - Белозеров И.А., члены комиссии:
зав. отделом запасов Китова Т.Н., бухгалтер
Сидорова А.Я., на основании приказа от
«__»______2005 г. № 2005 г. составила
акт о расходе товаров на хозяйственные
нужды на сумму ___________ руб. Оправдательные
документы подтверждаются.
Приложение: подлинные документы, подтверждающие факт приобретения товаров на хоз. нужды.
Председатель:
Члены
комиссии