Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Января 2012 в 15:52, лекция
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Мы рассматриваем основные действия по организации прохождения различных видов документов и их обработки, начиная с их поступления в организацию до их исполнения и, при необходимости, формирования и отправки соответствующих документов из организации.
Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации.
Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.
Руководители аптечных организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде РФ и архиве.
ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021). Изображение герба помещают на верхнем поле документа.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не изображают, если на бланке помещен государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема (товарный знак) может размещаться на верхнем поле или слева от наименования организации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является цифровым и состоит из восьми знаков. На общем бланке или бланке конкретного вида документа проставляется под наименованием вида документа.
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код (в полной мере реквизитом не является, также как 4 и 6).
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов». С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах.
07. Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации. Должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и помещают ниже полного наименования или за ним.
09. Справочные данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации.
10. Наименование вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.. В бланках писем вид документа не указывается.
11.Датa документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов:
______________№________
ГОСТ Р 6. 30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
-цифровым способом .в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2005;
-словесно-цифровым способом: 05 апреля 2005 г.
Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2005.04.05., что соответствует международному стандарту на оформление дат. Датой документа может быть дата:
•подписания документа (в приказах, распоряжениях, и др.);
•утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях и др.);
•события (в протоколах).
Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
12.Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа. И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита.
На №________ от_____________
14.
Место составления
или издания документа. Реквизит
присутствует на общем бланке и бланке
конкретного вида документа. Место издания
указывается с учетом принятого административно-
15. Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении. Адрес указывается в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, начиная с наименования адресата и заканчивая страной и почтовым индексом. Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству РФ).
Если письмо отправляется нескольким адресатам, то в одном письме может быть не более 4-х адресатов, если их больше, то указывают обобщенно, например:
16. Гриф утверждения документа. Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые акты и протоколы. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа руководителем гриф утверждения оформляется следующим образом:
(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА
Общим собранием акционеров
(протокол №1)
17. Резолюция. Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характеры и сроки исполнения документов, называются резолюцией. Пишется собственноручно руководителем на свободном месте в заголовочной части документа или специальном бланке для резолюций, включает: ФИО исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Волко
прошу подготовить график поставок
парти
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается работник, названный первым.
18. Заголовок к тексту. Включает в себя краткое содержание документа (за исключением писем, оформляемых на бланке А5).
19. Отметка о контроле за исполнением документа. Проставляется на верхнем поле справа и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа. Это основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются: структура текста, стиль и язык изложения.
21. Отметка о наличии приложения. Используется в сопроводительных письмах, размещается непосредственно под текстом от границы левого поля без абзаца. Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. На распорядительных документах при наличии приложений, в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части документа даются ссылки (приложение №1).
22. Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (Ф.И.О.). При оформлении документа на бланке должностного лица должность в подписи не указывают.
Исполнительный директор
ЗАО «Интерфарм» подпись
При
подписании документа несколькими
лицами, их подписи располагаются
одна под другой, в соответствии с иерархией:
Генеральный
директор
Главный
бухгалтер подпись М.
В. Логинов
Если
лица равных должностей, то подписи
располагают на одном уровне:
| Генеральный директор | Генеральный директор |
| ООО «36,6» | ЗАО «Корк» |
| В.С. Степанов | А.П. Иванов |
Протоколы подписываются председателем и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности, а обязанности в составе этой комиссии
23. Гриф согласования документа. Реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. На документах, не имеющих титульного листа, гриф согласования располагают на последнем листе документа на свободном месте под текстом. С титульным листом грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой стороны, если их более двух.