Лекции по делопроизводству

     Проверка  хода исполнения документов в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) должна осуществляться в следующие сроки:

     • задания последующих лет - не реже одного раза в год;

     • задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

     • задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

     После того как задание выполнено, на оборотной  стороне карточки делается отметка  об исполнении. Документ считается исполненным, если полностью выполнены указанные в нем задания. После снятия документа с контроля регистрационная карточка изымается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

     Согласно  ГСДОУ, снять документы с контроля может должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам (организациям) или другого документированного подтверждения исполнения.

     Автоматизированный  контроль с применением ПЭВМ позволяет увеличить объем контролируемой документации, экономит время, предоставляет возможность уделять больше внимания качеству исполнения, повышает исполнительскую дисциплину. 

     Самоконтроль  руководителя

     Самоконтроль  является одной из функций персонального менеджмента, важнейшим средством совершенствования работы руководителя. Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых руководителем задач и поставленной цели. Различают:

     • контроль процесса труда и осуществляемой деятельности;

     • контроль результатов труда (целевой контроль).

     Контроль  процесса труда предусматривает  анализ деятельности руководителя.

     Анализ  деятельности и затрат времени в  рамках контроля означает сравнение  времени, фактически использованного руководителем в течение дня и недели, с запланированным. С этой целью изучаемые данные можно свести в таблицу.

     В графе «Фактическое состояние» следует  перечислить всю работу, периодически выполняемую в течение дня  или недели. Сначала нужно только регистрировать виды деятельности и затраченное время, а затем уже проводить исследование. Необходимо выполнить анализ каждого вида деятельности, зафиксированного в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени. При этом будет уместно ответить на вопросы, которые начинаются словами «что произойдет, если»:

     • Отказаться от данной деятельности?

     • Эту деятельность полностью или частично делегировать другим сотрудникам?

     • Эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

     Если  последствия будут незначительными  или ничего не произойдет, то эту  деятельность можно исключить, делегировать или осуществить за более короткий срок. Данные меры по рационализации следует записать в графе «Планируемое состояние» и указать новое предусмотренное время.

     В результате проведенного анализа выявляются резервы для улучшения рабочего процесса.

     Целевой контроль — контроль за результатами труда — проводится после выполнения поставленной задачи (конечный контроль), а при реализации долгосрочных планов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль).

     Руководитель должен осуществлять регулярный контроль годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на следующие вопросы:

     • Какие из поставленных задач выполнены?

     • Какие результаты достигнуты?

     • Что осталось несделанным и почему (установить причины и «помехи»)?

     Контроль  должен быть запланирован и проведен своевременно для того, чтобы можно  было внести необходимые коррективы. 
 

     Тема 6. Отношения с общественностью («Паблик рилейшнз» – ПР) 

     «Паблик рилейщнз» (public relations) — термин, в  переводе с английского означающий «отношения с общественностью». Эти отношения формируются как внутри организации (фирмы), так и за ее пределами.

     ПР  — это система взаимоотношений, основанная на доверии, и этим она  существенно отличается от пропаганды и агитации. Целью ПР является не внушение, а убеждение, строящееся на уважении делового партнера.

     Умелое  формирование ПР позволяет повысить уровень управления организацией в  целом, предотвратить возможные  конфликты и снизить текучесть  кадров. Любая организация, независимо от направления своей деятельности и численности коллектива,   будь  то   промышленное   предприятие   или   учебное заведение, заинтересована в стабильном развитии. ПР в конечном счете способствует укреплению позиций как самого руководителя, так и управляемой им организации (фирмы). Главное назначение ПР — создавать благоприятное мнение общественности о фирме. Несмотря на то что репутация фирмы обеспечивается усилиями всех ее подразделений и подчас зависит от решения исключительно инженерных вопросов, служба ПР играет важную роль в формировании устойчивого позитивного Имиджа фирмы, являясь как бы связующим звеном в общей цепочке всего общественно-производственного механизма организации и за ее пределами. Хорошо налаженная в организации система ПР предотвращает появление различных слухов и свидетельствует о грамотном стиле управления.

     Методы  ПР. используемые организацией, разнообразны и зависят от специфики ее деятельности, целей и задач, которые она ставит в своей работе, перспектив развития. Основными из них являются: сотрудничество со средствами массовой информации, проведение пресс-конференций, участие в выставках, ярмарках и т.д. 

     Взаимодействие  со средствами массовой информации

     Средства  массовой информации (СМИ) — это  самостоятельная индустрия, деятельность которой направлена на формирование общественного мнения с использованием организационно-технических комплексов, обеспечивающих быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной и музыкальной информации. Формы СМИ: печать или пресса, радио, телевидение.

     Основатель  современной теории ПР британский профессор  Сэм Блэк считает, что перед лицом, ответственным за связь с прессой (СМИ), стоят три задачи:

     1) представлять материалы, по которым в дальнейшем готовятся журналистские выступления;

     2) отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные инф-ные услуги;

     3) следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать достигнутые результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.

     Установление  доверительных отношений со СМИ  является гарантией долгосрочного  сотрудничества с ними. Эта задача возлагается на службу ПР. Ошибка многих руководителей состоит в нежелании  обеспечить журналистов какой-либо информацией о деятельности организации, что приводит к искажению в СМИ цифр и фактов и создает конфликтную ситуацию.

     Информирование  о деятельности организации может  осуществляться с помощью:

     • личных контактов с журналистами;

     • материалов в форме ньюс- или пресс-релиз;

     • бэкграундера;

     • медиа-кит;

     • именных или авторских статей;

     • обзорных статей и др.

     Ньюс- или пресс-релиз — это сообщения, содержащие важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Пресс-релиз печатается на фирменном бланке с полным набором реквизитов. Следует указать имя исполнителя, его телефон, адрес; указать дату и поставить пометку «к публикации». Сообщение печатается на одной стороне листа через два интервала и с большими полями (шириной до 5 см) для заметок редактора. Целесообразно поместить текст на одном листе, но если это невозможно, в нижней части первой страницы делается пометка «см. далее». Дополнительную информацию лучше дать в приложении к пресс-релизу. Подготовленные пресс-релизы отправляют по каналам телефаксной, телетайпной связи или электронной почты в редакции газет и других периодических изданий, на радио и телевидение.

     Бэкграундер представляет собой текущую информацию, не содержащую сенсаций, например, сообщение о «Дне открытых дверей». Бэкграундеры оформляются и отправляются регулярно. Бэкграундер может содержать информацию, выполняющую роль дополнения к пресс-релизам.

     Медиа-кит представляет собой пакет (комплект) информационных материалов нескольких видов, интересных для прессы. Этот комплект может включать в себя пресс-релиз, бэкграундер, фотографии, факт-листы, опросные листы и другие материалы.

     Факт-лист — это короткий документ, отражающий профиль организации и содержащий сжатую характеристику должностного лица или события. Факт-лист обычно выполняется в форме необходимого приложения к бэкграундерам, пресс-релизам и служит для редактора дополнительным справочным источником материалов для статей.

     Служба  ПР помимо подготовки материалов для  СМИ обязана готовить ответы на критические  выступления в адрес организации. При этом реагировать на критику следует незамедлительно. При грамотном, профессиональном сотрудничестве со СМИ вероятность критики с их стороны значительно уменьшается. 

     Проведение  пресс-конференций, презентаций, участие  в ярмарках (выставках)

     Расширению  контактов со СМИ способствуют пресс-конференции, устраиваемые организацией. Поводом для созыва пресс-конференции должно быть действительно важное событие в деятельности организации, которое уже произошло или только планируется. Если возникает необходимость в привлечении внимания общественности к решению какой-либо проблемы, организуют пресс-конференцию с участием представителей СМИ. Рекомендации:

     1. Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник — редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница — день, предшествующий выходным, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов.

     2. В приглашении (факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении) должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5 — 7 дней до открытия пресс-конференции.

     3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей, — изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов.

     4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников пресс-конференции.

     5. Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по дальнейшим публикациям.

     6. Организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т.д.) бесспорно, способствует доброжелательности и активности журналистов.

     Иногда  пресс-конференциями предваряют презентации. Презентация — это самостоятельная акция, которая считается приемом. Она отличается от пресс-конференции прежде всего тематикой. Если пресс-конференция посвящена проблемным темам, то проведение презентации связано с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым стараются привлечь внимание общественности и СМИ. Презентация организуется по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, новых видов продукции и т.п. Особенность организации презентации состоит в привлечении большого количества приглашенных от различных общественных кругов и наличии культурной программы.