Лекции по делопроизводству

     Реквизит  «Государственный герб Российской Федерации» в практике работы коммерческих предприятий не используется. Он проставляется только на документах государственных учреждений и предприятий, которые имеют на это право в соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации» размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

     Его использование регламентируется нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации.

     Бланки  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготовляются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти.

     Реквизит «Эмблема организации или товарный знак» — условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. Эмблему орга¬низации помещают на бланках организации в соответствии с порядком оформления учредительных документов (устава, положения).

     Товарный  знак и знак обслуживания — это  обозначение, отличающее товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом.

     Товарный  знак может быть зарегистрирован  как на имя юридического, так и  на имя физического лица, осуществляющего  предпринимательскую деятельность. Государственная регистрация осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях, мест происхождения товаров» от 23.09.1992 г. № 3520-1. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

     При наличии на бланке герба эмблема  не воспроизводится.

     Реквизит  «Код организации» проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код организации — это код автора документа. Им может быть физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Код служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и является элементом систем электронной идентификации документов. Наличие кода сокращает количество возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и трудновоспринимаемых названий организаций. Код по ОКПО имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен на документе при изготовлении бланка документа.

     Реквизит  «Наименование организации» пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного, в скобках или без них. Наименование структурного подразделения организации (филиала, территориального отделения и др.) указывают тогда, когда оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. При наличии у предприятия (учреждения) вышестоящей организации, ее наименование, полное или сокращенное, указывается выше наименования предприятия.

     Для организаций — субъектов Российской Федерации применяются двуязычные бланки: на русском и национальном языках.

     Реквизит  «Справочные данные об организации» включает почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

     Реквизит  «Наименование вида документа» печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и располагают в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адресата (например, СПРАВКА). Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем- Для писем указание документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

     Реквизит «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

     - для приказов, писем, факсов, справок — дата подписания документа;

     - для планов, отчетов, правил, инструкций и др. — дата их утверждения;

     -          для протоколов, актов — дата принятия решения, а не подписания.

     В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа  в силу (введения его в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа. Например: «Решение вступает в силу через 5 дней со дня опубликования и действует в течение одного года». Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

     Все служебные отметки на документе, связанные с его подготовкой, прохождением и исполнением должны датироваться. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, а в остальных случаях — цифровой. При оформлении даты цифровым способом, элементы даты пишут арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами. Например: 15.06.2003. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т.е. для чисел с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется «0». Например: 01.09.2003.

     После написания даты цифровым способом не ставится буква « Г» с точкой или  просто точка. Допускается датирование  в соответствии с международными стандартами. В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. При словесно-цифровом способе датирования после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква « Г» с точкой или слово «год», добавление «0» для чисел с 1 по 9 — необязательно. Например: 5 февраля 2003 г.

     Употребление  римских цифр при датировании  служебных документов не допускается.

     При подготовке документа допускается  напечатать в проекте документа  обозначение месяца и года, а число  должно проставляться от руки при его подписании.

     Для большинства документов дата проставляется  в верхней заголовочной части  листа ниже реквизита «Наименование  вида документа».

     Реквизит  «Регистрационный номер  документа» — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (например, порядковый помер). Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах предприятия, учреждения, фирмы на одной строке с датой документа. На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и других внутренних документах проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности, например № I, № 2 и т.д.

     Для исходящих документов, в основном писем, регистрационный номер состоит  из нескольких частей: из номера структурного подразделения, подготовившего документ, номера дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправленного письма, и порядкового номера регистрации, например 05-07/112, где 05 — номер структурного подразделения, 07 — номер по номенклатуре, 112 — порядковый регистрационный номер документа.

     Регистрационный номер документа, составленного  несколькими организациями, включает порядковые номера, присвоенные организациям — авторам документа и записанные через косую черту в той последовательности, в которой необходимо указать авторов-составителей, например 35/1 12/450. На документах, отправляемых из организаций (исходящих), регистрационные номера ставятся на подлиннике и копии, остающейся в учреждении. На приложениях к документам регистрационные номера не проставляются.

     Реквизит  «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письменная справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). В этот реквизит переносятся сведения из поступившего документа.

     Реквизит  «Место составления  или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Место составления или издания документа» применяется для исключения ошибок в сведениях о местонахождении организации и может проставляться на всех документах, кроме письма (в письме такая информация помещается в реквизите «Справочные данные об организации»). Этот реквизит не указывается также, если место издания документа включено в состав наименования организации, например, Московский государственный университет. Если автором документа является филиал организации, то указывается место нахождения филиала.

     Реквизит  «Гриф ограничения  доступа к документу» свидетельствует о том, что документ содержит информацию, ограничивающую круг лиц, имеющих к нему доступ. Этот гриф применяется с целью защиты ее собственника, пользователя или иного лица от возможности нанесения ущерба в результате неправомерного обращения с информацией, содержащейся в документе. Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» (1993 г.), в котором установлены три степени секретности («Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203. Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188.

     Секретные документы организаций могут иметь грифы «Для служебного пользования» («ДСП»), «Конфиденциально» и др. Реквизит проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

     Реквизит  «Адресат» содержит точную и полную информацию, необходимую для доставки документа организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам. Этот реквизит состоит из следующих частей:

     • наименования организации и ее структурного подразделения — в именительном падеже;

     • должности, фамилии и инициалов должностного лица, кому направляется документ, — в дательном падеже;

     • почтового адреса.

     На  одном документе может быть указано  не более четырех адресатов. При  направлении документа более  чем в четыре адресата составляют список рассылки и на каждом документе  указывают только один адресат.