Лекции по делопроизводству

     • первый уровень — руководитель — технический работник;

     • второй уровень — руководитель-профессионал;

     • третий уровень — руководитель — творческая личность.

     В современных условиях уже недостаточно быть руководителем первого уровня компетентности, выполняющим исключительно  стандартные операции и использующим лишь те методы, которым его обучили. Существует острая потребность в руководителях-профессионалах, которые заинтересованы в развитии собственного стиля решения проблем, а следовательно, и в пополнении своих знаний.

     Чтение  специальной литературы — это процесс накопления и расширения знаний. Умение работать со специальной литературой зависит от уровня подготовки специалиста. Совершенствование этой работы является важной задачей руководителя.

     Вредными  устаревшими привычками, которые  мешают читать быстро и рационально, являются:

     1) чтение по буквам и слогам. Если взгляд медленно переходит от буквы к букве или от слога к слогу, то они становятся точками фиксации внимания, чтение получается «спотыкающимся», а темп — низким. Необходимо одновременно фиксировать как можно больше слов. Как правило, слово можно узнать целиком по нескольким слогам;

     2) внутреннее проговаривание читаемого. Привычка беззвучно (про себя) проговаривать текст существенно снижает объем прочитанного в единицу времени; темп чтений ограничивается темпом произнесения слов;

     3) возвращение к прочитанным местам в тексте. Если взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному, то происходит искусственное увеличение объема текста и снижается скорость чтения;

     4) поверхностное чтение. Недостаточная концентрация внимания или слабый интерес к читаемому материалу ведут к снижению усвояемости содержания и восприятия информации;

     5) слежение пальцем или карандашом;

     6) чтение «слово за словом». Скорость чтения значительно возрастает при одновременном охвате целых групп слов, несущих определенный смысл;

     7) движение головой (вместо слежения глазами). Глаза производят необходимые движения намного быстрее, чем голова;

     8) позы, неудобные для чтения. Например, при чтении лежа быстрее наступает утомляемость и снижается внимание;

     9) внешние факторы, такие, как плохое освещение, наличие шума, отвлечения и т.п.

     Методику  чтения можно совершенствовать путем:

     • избавления от вредных привычек при чтении;

     • тренировки движения глаз, с тем чтобы одним взглядом увидеть как можно больше слов;

     • выполнения упражнений на концентрацию внимания;

     • тренировки «периферийного» чтения.

     «Периферийное»  чтение, отличающееся более широким  полем восприятия, ведет не только к повышению скорости чтения, но и к лучшему пониманию текста. Благодаря более широкому обзору представляется возможным охватить взглядом группы слов, несущих смысловую нагрузку, и легче вникнуть в прочитанное.

     Тренировка  памяти

     Одним из важнейших- профессиональных качеств  руководителя является хорошая память. Память — это процесс восприятия, сохранения и воспроизведения информации.

     Методика  систематического запоминания включает несколько стадий, на которых необходимо:

     •          сконцентрировать внимание на интересующей информации;

     • несколько раз записать эту информацию, прочитать текст, затем пересказать его и, сравнив рассказ с оригиналом, исправить ошибки. При запоминании текста желательно разделить его на несколько коротких отрывков;

     • мысленно представить себе эту информацию;

     • постараться мысленно ассоциировать информацию с чем-то аналогичным или, наоборот, с диаметрально противоположным (метод контраста). Запоминание информации — это её фиксирование в памяти на основе установления связей с уже хранящейся информацией. Не всегда удается установить смысловые, логические связи, так как это в значительной мере зависит от кругозора человека и сложности получаемой информации. Но и алогичные индивидуальные ассоциации также могут способствовать запоминанию. Чем ярче ассоциация, тем она более эффективна. Запоминание будет максимально прочным, если устанавливаются разносторонние связи;

     • повторить запоминаемую информацию. Длительность хранения информации в памяти определяется не только количеством установленных связей, но и повторением запомненного. Использование рациональных методов повторения позволяет достичь эффективного запоминания при относительно небольшом количестве повторений.

     Правила повторения таковы:

     • воспринятая информация не должна вытесняться из памяти быстрее чем за 20 секунд. Это связано с тем, что на образование связей с уже хранящейся в памяти информацией и на их закрепление требуется время;

     • поскольку наибольшая потеря информации происходит на ранней стадии запоминания, повторять ее на этой стадии нужно как можно чаще, но не более одного раза в 10 минут. Количество повторений должно обеспечивать фиксацию информации, но в то же время не приводить к лишней трате сил и времени;

     • промежутки между повторениями необходимо постепенно увеличивать. Если требуется запомнить информацию на несколько дней, ее следует повторить через 15—20 минут, затем через 8—9 часов и через 24 часа.

     Совершенствование техники и организации  работы с информацией

     1. Для хранения информации можно  применять выдвижной ящик с  поперечными отделениями, пронумерованными  от 1 до 31 (по числу дней месяца). В отделения вкладываются письменные материалы, которые понадобятся в назначенные дни. Каждый день из отсеков, помеченных числом месяца, берутся документы для работы.

     2. На столе должно быть только две папки: для входящих и исходящих документов. При правильном использовании выдвижной системы хранения информации другие папки не понадобятся.

     3. Подшивку документов следует осуществлять ежедневно, иначе вырастет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы.

     4. Для упорядочения записей в течение дня следует завести книгу «Для всего», куда можно записывать все — от протоколов собраний до телефонных номеров. В результате не придется искать заветный клочок бумаги, на котором записана переданная по телефону информация. 

     Планирование  качества своей жизни

     Целью планирования жизни является поиск наиболее подходящих способов ее устройства. Планируя свою жизнь, человек стремится обеспечить целесообразное, полезное использование своих духовных сил. Планирование позволяет определить, что является важным сейчас и в будущем. При планировании устанавливаются цели, которые служат ориентиром деятельности в будущем и определяют возможности использования духовных и физических сил применительно ко всем составным частям мотивации жизни3. Основы мотивации жизни представлены на рисунке.

                              

     В соответствии с рисунком объекты планирования жизни можно сгруппировать следующим образом:

     1) жизнь как личности;

     2) семейные отношения;

     3) работа;

     4) хозяйство, отношения с друзьями;

     5) увлечения, свободное время;

     6) самосовершенствование.

     Все способы планирования жизни связаны  между собой, и поэтому нельзя планировать какой-либо из них изолированно от других. Можно рекомендовать планирование каждого способа в такой последовательности:

     1)         анализ и оценка настоящего положения;

     2) определение целей;

     3) определение и взвешивание альтернативных возможностей;

     4) определение препятствий и принятие мер для уменьшения их воздействия;

     5) уточнение мер, определение порядка их важности и времени принятия;

     6) контроль.

     На  жизненные обстоятельства руководителя как личности влияют различные объективные  и субъективные факторы:

     • личные качества;

     • уровень подготовки к назначению на должность и готовность к назначению;

     •          готовность к назначению на более высокую должность;

     • условия труда;

     • перегрузки;

     • удовлетворенность работой и возможность восприятия ее как источника вдохновения;

     • социальное положение (возраст, семейное положение, состав семьи и т.п.);

     • состояние здоровья и самочувствие.

     Руководитель  должен развивать свои творческие способности. Известные в Финляндии специалисты  по управлению И. Ниссинек и Э. Воутилайнен  предлагают следующие практические советы каждому, кто стремится поддерживать и целенаправленно развивать свои творческие способности.

     1. Расширяйте кругозор! Мы все склонны рассматривать дела только под своим, ставшим уже привычным и узким углом зрения. Не поступайте так, а следите за своей и другими областями знаний и отбирайте все, что можно с пользой применить в вашей работе. Обменивайтесь своими мыслями с другими, говорите о своих идеях, не скрывайте их. Смело принимайте участие в мероприятиях, на которых обсуждаются интересующие вас вопросы. Собирайте вырезки, делайте записи и читайте их время от времени.

     2. Сохраняйте активность и заинтересованность в делах! Не отказывайтесь от трудных, требующих сосредоточения дел, но научитесь и целенаправленно расслабляться. Посвящайте себя полностью делу, которым вы заняты в каждый конкретный момент. Не думайте о том, что еще вам в данный момент следовало бы сделать, а сосредоточьте свое внимание полностью на том деле, которым вы заняты. Научитесь извлекать уроки из своего опыта. Неудачи и негативный опыт очень полезны, так как дают нам возможность развиваться. Дела всегда можно начать сначала и по-новому.

     3. Развивайте активно и нестандартно область своей специальности! Используйте для этого всевозможные источники, экспериментируйте лично сами. Просматривайте специальную и, другую литературу систематизированно, вместо того чтобы читать все подряд, изнуряя себя. Собирайте информацию, анализируйте ее, группируйте по проблемам. Делайте из прочитанного выводы, записывайте их.

     4. Развивайте свои способности к выдвижению и решению проблем! Проявляйте интерес ко всем проблемам. Часто бывает так, что нам понятнее те трудности, причины которых, по нашему мнению, легко конкретизировать. Мы обычно не желаем видеть проблем, которые по своему характеру являются «абстрактными и трудно уловимыми. Такими проблемами в организации являются, в частности, взаимоотношения людей. Развивайте в себе способность к распознаванию проблем. Исследуйте их источники и связывающие факторы. Правильный подход к проблеме экономит много времени. Точное её определение — это уже полдела. Считайте первое определение проблемы пробным, которое, скорее всего, еще претерпит изменения. Не настаивайте чрезмерно на первом найденном способе решения проблемы и на своем мнении при её определении. Внимательно относитесь к мнениям новых людей в вашей организации, которые еще незнакомы с вашими традициями и структурой. Научитесь выслушивать разные точки зрения и признавать наличие проблемы. Возможность решения проблем с учетом своих интересов свидетельствует о хороших организационных способностях руководителя. Проблемы дают нам возможность развиваться. Они делают нам вызов!

     5. Идеи рождаются в работе! Записывайте возникающие альтернативные решения и связанные с ними важные моменты. Не задерживайтесь долго ни на одном способе решения проблемы. Будьте готовы к отрицанию даже хорошей на первый взгляд идеи. Забудьте полностью о критике, вы ищите идеи, вы их пока не критикуете. Спросите у себя, почему данную проблему нельзя разрешить совершенно иным, нестандартным способом. Такая постановка вопроса очень полезна для выдвижения идей. Не падайте духом и не бросайте дело, а продолжайте настойчивый поиск новых путей. Дайте простор своему воображению, будьте даже легкомысленны, не доверяйте своему разуму и логике. Такая не очень дисциплинированная мысль чрезвычайно нужна на начальном этапе поиска решения проблемы. Записывайте пришедшие в голову идеи сразу на любом клочке бумаги, иначе они быстро забудутся.