Лекции по делопроизводству

     6. Развивайте уверенность в себе и заинтересованность в деле! Хорошее настроение важно при выдвижении идей, сразу возьмите карандаш и нарисуйте схему, которая позволит рассмотреть проблему с разных точек зрения и выдвинуть варианты альтернативных решений. Избегайте любых помех в процессе творческой работы, особенно в её начале. Научитесь вознаграждать себя и доверять себе и своему опыту. Заинтересованность в деле и горячее желание решать проблемы являются исключительно важными в начальной стадии творческого процесса.

     7. Отшлифуйте идеи и научитесь их правильно преподносить! Вы должны прежде всего сами верить в их перспективность и стремиться их реализовать. Покажите, что в других областях уже используются аналогичные идеи. Предоставьте возможность и другим подумать над этой проблемой. Готовое решение часто бывает трудно понять и принять. Не огорчайтесь, если автором вашего предложения будете признаны не вы, а кто-то другой.

     Факторами, предотвращающими преждевременное  старение и потерю трудоспособности являются:

     • успех в жизни и удовлетворенность ею;

     • понимание своего места в жизни;  

     • рациональное планирование жизни и постановка целей в соответствии со своими способностями и возможностями;

     • активный отдых;

     • здоровые привычки в выборе продуктов питания и напитков;

     • разумная общая физическая подготовка;

     • регулярное использование одной из методик расслабления. 

     Стрессы, стрессоустойчивость, саморегуляция

     Стресс  — это как раз и есть один из режимов, в котором может протекать  наша жизнь, работа.

     Впервые в научный оборот этот термин ввел канадский врач Ганс Селье (р. 1907) в  своей книге «Стресс и дистресс», опубликованной в 1936 г. Здесь он дал следующее определение этому понятию:

     «Стресс — это особый ответ организма  на любое, предъявляемое ему требование, это напряжение организма, направленное на преодоление возникших трудностей и приспособление к возросшим требованиям».

     С тех пор это явление стало  предметом тщательных научных исследований, особенно со стороны психологов и  медиков. В результате к настоящему времени широко утвердилось мнение, что человеческий организм может  работать в двух основных режимах:

     • в режиме стресса, т.е. в режиме мобилизации, активизации, напряжения и даже перенапряжения своих сил, психологических и физических;

     • в режиме обычном, т.е. спокойном, не требующем напряжения, а тем более перенапряжения.

     Естественно, что следующим вопросом, возникшим после уяснения сущности стресса, стал вопрос о его причинах, источниках, стрессогенных факторах.

     В поисках ответа на этот вопрос учёные установили следующее:

     • появление стресса не зависит от работы в пределах нормы, как и от отдыха без излишеств, также как и от таких факторов как погода или возраст;

     • стресс зависит исключительно от перегрузок, перенапряжения; причем, они могут быть разовыми, но острыми, вызываемыми такими мощными стрессогенными причинами как, например, смерть близкого человека, распад семьи, увольнение с работы и т.п.; но могут быть и не столь острыми, но хроническими, повторяющимися, следующими друг за другом в виде, например, недостатка какой-либо важной информации, тревоги, связанной, например, с возможным увольнением с работы и т.п.

     Возникновение стрессовой ситуации в жизни человека проявляется по-разному. Но все эти  проявления сводятся к реакциям трёх видов:

     • психологические, выражающиеся в появлении чувства тревоги, беспокойства, уныния, тоски и т.п.

     • физиологические, связанные с повышением кровяного давления, учащением дыхания и пульса, напряжением мышц и т.д.

     • физико-химические, приводящие к усиленной выработке организмом таких веществ как адреналин, гидрокартизон, активизирующих деятельность всех систем организма.

     Конечно, все эти изменения совершаются  в организме не сразу, не в один миг. Стрессовое состояние имеет  свою динамику, свои этапы развития, роста. Обычно выделяют три основных этапа развития стресса:

     • начальный этап связан прежде всего с упомянутыми выше психологический проявлениями в виде чувств беспокойства, нервного напряжения, часто вызванного ожиданием важного события, его затягиванием, недостатком информации о нём и т.п.;

     • на втором этапе происходит уже комплексная, всесторонняя перестройка организма, его приспособление к вновь возникшим требованиям, мобилизация всех его духовных и физических сил; это основная фаза сопротивления организма стрессогенным факторам;

     • и наконец, в случае затягивания стрессовой ситуации наступает третья фаза — истощения сил организма, его заболевания, фаза дистресса. Она наступает тогда, когда ресурсов организма не хватило для обеспечения его перестройки в соответствии с возникшими новыми требованиями внешней среды.

     Это как раз и есть тот самый  деструктивный стресс, который имеет для человека особо тяжкие последствия. На его особенностях остановимся подробнее.

     Являясь завершающим этапом в развитии стрессовой ситуации, деструктивный  стресс сам в свою очередь имеет  внутренние уровни, механизмы развития:

     • на физико-химическом уровне он проявляется в полном истощении в организме запасов адреналина, вместо которого он, чтобы выжить, начинает производить его эрзац, неравноценный, заменитель в виде гидрокартизона; который.однако, не может в полной мере заменить адреналин, а его длительное использование ведёт к ослаблению защитных сил организма, иммунной системы, т.е. к синдрому иммуннодефицита, сходному с эффектом СПИДА; в итоге жизнеспособность организма снижается, дорога для проникновения различного рода инфекций ко всем системам организма оказывается открытой;

     • в результате на физиологическом и соматическом (телесном) уровнях возникают серьёзные функциональные изменения, болезни органов пищеварения (язва желудка), нервной системы (бессонница), кожные заболевания, сердечно-сосудистые болезни в виде инфарктов и инсультов; следствием дистресса может быть даже рак, как это убедительно доказано проведённой физиологами серией опытов над крысами;  

     • на психологическом уровне проявления тяжёлого стресса выражаются в ухудшении памяти, способности концентрации внимания, повышенной возбудимости, чрезмерном убыстрении речи, увеличении числа ошибок в работе, утрате чувства юмора, усилении пристрастия к алкогольным напиткам и курению, а также в потере вкуса к еде.

     Отсюда  ясно, насколько важно для любого человека, особенно руководителя, обнаружив у себя те или иные признаки чрезмерного стрессового напряжения, грамотно использовать методы самозащиты от возможных тяжёлых последствий деструктивного стресса.

     С учётом этих исходных правил и нужно  противостоять стрессам, используя разнообразные физические и психологические приёмы:

     • на физическом уровне это прежде всего такие элементарные приёмы как ежедневные часовые прогулки на свежем воздухе, занятия тем или иным любимым видом спорта, недопущение излишнего переутомления, разумное ограничение деловых поездок и встреч;

     • на эмоциональном уровне повышению стрессоустойчивости способствует посещение театро,в, концертов, художественных выставок, кроме того, полезно научиться при столкновении со стрессогенными факторами переключать внимание на эмоционально более приятную для вас тему, например , на воспоминания об отдыхе на море, в горах и т.п., весьма полезно слушать классическую музыку, особенно Моцарта, Чайковского, Дунаевского, рекомендуется также чаще смотреть на цветы, избегать в окружающих интерьерах красного цвета и больше использовать голубой и зелёный;

     • на интеллектуальном уровне, продумывая цели своей жизни, следует ставить перед собой такие задачи, чтобы не надорваться при их достижении. Эти цели и задачи необязательно должны быть великими; они должны быть реальными, соответствующими вашим способностям и возможностям. Но поставив перед собой реальную цель, следует настойчиво, систематически добиваться её исполнения, чтобы потом не пришлось сожалеть об упущенных возможностях;

     • для этого нужно научиться постоянно поддерживать в себе достаточно высокий жизненный тонус.

     Нужно выработать себе соответствующий, нестрессовый стиль жизни, основными чертами которого являются:

     • допущение возможности творческого стресса, возникающего в определённые периоды напряжённой деятельности;

     • заблаговременное освоение указанных выше методов преодоления деструктивного стресса;

     • стремление участвовать в работе, которая для нас интересна, достойно оплачивается и даёт нам чувство удовлетворения;

     • дозирование своей рабочей нагрузки таким образом, чтобы в ней периоды большого напряжения и даже некоторой перегрузки, чередовались с периодами передышки;

     • постоянное внимание к своей физической форме, регулярное и разнообразное питание исключение злоупотреблений алкоголем, курением, а тем более наркотиками, а лучше всего — полный отказ от них;

     • обеспечение возможно большего разнообразия видов деятельности, равномерное распределение времени между работой, отдыхом, семьей, друзьями, общественной деятельностью, культурными мероприятиями, уединением;

     • стремление найти таких друзей, которые оказывают на вас позитивное воздействия и избегать таких связей, которые, наоборот, ведут к депрессии;

     • умение радоваться жизни; находить наслаждение даже в небольших её радостях, которые она нам иногда преподносит;

     • сознание необходимости возможно полнее познать свои возможности, и на этой основе поставить перед собой посильные, реальные жизненные цели, пусть даже они будут весьма скромными;

     • понимание невозможности достигнуть во всём высшего совершенства, неизбежности тех или иных ошибок, умение порою и посмеяться над собой, не терять чувства юмора. 
 

     Тема  3. Деловые взаимоотношения руководителя и пути совершенствования его работы. 

     Восемьдесят процентов рабочего времени руководителя проходит в контактах с людьми. Для того чтобы заслужить высокий деловой авторитет и обеспечить расположение к себе со стороны исполнителей, выше- и нижестоящих руководителей, а также партнеров по бизнесу, руководитель должен обладать коммуникативной привлекательностью, проявляющейся в следующем:

1. Стремление к самосовершенству. Известно, что коммерсанту, который думает только о своей выгоде, удается осуществить прибыльное дело только один раз.
2. Этика — это совокупность принципов человеческого поведения (например, честность и порядочность, свобода по отношению к конкурентам, терпимость, тактичность и деликатность).
3. Авторитет. Чтобы заслужить высокий авторитет и расположение своих сотрудников, руководитель прежде всего должен исключить из своего служебного обихода какие бы то ни было злоупотребления должностным положением, которые могут проявляться в самых разнообразных формах.

     Деловые отношения руководителя и подчиненного формируют авторитет каждого  из них. Благоприятный служебный имидж нужен не только руководителю, но и подчиненному, поскольку от этого зависит продвижение последнего по службе.

     Все обязанности подчиненного в системе управления можно разделить на формальные и неформальные.

     Формальные  обязанности состоят в следующем:

     • принимать самостоятельные решения и действовать в рамках своей компетенции, не переадресовывая задания коллегам и другим лицам;

     • во всех случаях, когда решение проблемы выходит за рамки компетенции, докладывать руководству и советоваться с ним;