Лекции по делопроизводству

     При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в  состав наименования должности адресата.

     В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Составные  части почтового адреса указывают  в последовательности, установленной  Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №725.

     Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

     • наименование адресата (наименование организации — для юридического лица; фамилия, имя, отчество — для физического лица);

     • название улицы, номер дома, номер квартиры; в название района;

     • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

     • название области, края, республики;

     • страна (для международных почтовых отправлений);

     • почтовый индекс.

     Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта (почтовой карточки), а адрес отправителя  — в левом верхнем углу.

     Если  документ адресуется организации, в  реквизите «Адресат» указывается  ее наименование, затем почтовый адрес.

     При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

     Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются с использованием печатающей техники.

     Реквизит  «Гриф утверждения  документа». Документ может утверждаться должностным лицом (или должностными лицами), а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагаются  на одном уровне.

     Если  документ утверждается постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

     Перечень  документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1994 г.), а также законодательные и ведомственные нормативные акты.

     Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу первого листа документа.

     Реквизит  «Резолюция» содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции указываются организации, подразделения или должностные лица, на которых возложено выполнение поручения. Реквизит «Резолюция» включает: Ф.И.О. исполнителя (или исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

     При наличии нескольких исполнителей, равных по должности, ответственным за исполнение документа считается тот, чья  фамилия первой написана в резолюции. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата. Резолюция пишется руководителем на подлиннике документа от руки на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

     Реквизит  «Заголовок к тексту» представляет собой краткое изложение содержания текста документа. Его наличие сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? о ком? (например: «Приказ о переводе студентов на старшие курсы») или чего? кого? (например: «Протокол заседания Совета директоров»). Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  не составляется.

     Реквизит  «Отметка о контроле»  означает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленный срок. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

     Отметка о контроле за исполнением документа  обозначается буквой «К», словом или  штампом «Контроль» и располагается  на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту».

     Реквизит  «Текст документа».

     Текст документа по структуре, принятым формулировками, устойчивым синтаксическим конструкциям, непосредственно связан с видом (приказ, письмо, акт, протокол и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности, приказ поличному составу; гарантийное письмо, письмо-приглашение и т.п.). Однако, существуют и общие требования к текстам служебных документов:

     • краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

     • объективность и достоверность информации;

     • соблюдение определенной структуры текста, деление его на смысловые части: введение (причины, основания, цели составления документа), основная часть (доказательства), заключение (выводы, просьбы, предложения и т.п.);

     • широкое использование унифицированных форм представления текстов (связный текст, анкетный текст, таблицы);

     в все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными;

     • тексты большого объема следует делить на разделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами сточками после них;

     • текст должен отделяться от заголовка 3 межстрочными интервалами.

     Реквизит  «Отметка о наличии  приложения» располагается под текстом и может быть оформлен двумя способами.

     1. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

     2. Пели документ содержит приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров, например: «Приложение: Проект учебного плана для школьников на 2 л. в 1 экз».

     При наличии нескольких приложений они  нумеруются арабскими цифрами (без знака №).

     В приложении к распорядительному  документу на первом его листе  в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного  документа, его даты и регистрационного номера, например: «Приложение к Приказу ректора института от 15.06.2003 № 184».

     Приложение  подписывается исполнителем и руководителем.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: «Например, приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 09.09.2002 № 3-2/155 и приложение к нему, всего на 4 л. в 2 экз».

     Слово «приложение» всегда употребляется  в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов.

     Реквизит  «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Должность лица, подписывающего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке. При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами составные части  реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

     При подписании документа несколькими  лицами, равными по должности, но представляющими  разные организации, их подписи располагаются  на одном уровне, например:

     В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших  документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

     Если  должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

     Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются  руководителями организации или  по его поручению, первым заместителем руководителя.

     Документы, направляемые подчиненными и сторонними организациями, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в  соответствии с их компетенцией.

     Реквизит  «Гриф согласования документа» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

     Согласование  документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с  коллегиональным органом в грифе  согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер.

     Если  согласование документа осуществляется посредством издания другого  документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его  автор (наименование организации), дата и номер.

     Гриф  согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается».

     Реквизит  «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывается должность визирующего

      Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финансовых и экономических служб, юристами, заместителем руководителя организации до подписания документа руководителями.

     При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

     Допускается оформлять визы на отдельном листе  согласования с указанием к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

     Реквизит  «Печать». Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используют простые круглые печати. На документах, удостоверяющих права фирмы, организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов (бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «МП» или надписью: «место печати».