Лекции по делопроизводству

     Реквизит  «Отметка о заверении  копии». Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их. Реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения.

     В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.

     Если  копия выдастся на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяется печатью.

     Реквизит  «Отметка об исполнителе» проставляется в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит включает: фамилию исполнителя (составителя) документа (или фамилию, имя, отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) и номер его служебного телефона.

     Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает следующие данные:

     • краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии документа об исполнении — ссылку на его дату и номер;

     • слова: «В дело»;

     • номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

     Издан приказ от 01.08.2003 № 18

     «О  создании Совета директоров» 

     В дело № 01-01 Личная подпись 

     12.09.2003

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих хранению и проставляется в нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

     Реквизит  «Отметка о поступлении  документа в организацию» проставляется, как правило, в форме штампа в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа (можно проставлять от руки). Данный реквизит состоит из следующих элементов: входящий порядковый номер и дата поступления документа в организацию (при необходимости — часы, минуты).

     Реквизит  «Идентификатор электронной  копии документа» проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла, код оператора, дату, место изготовления документа, количество экземпляров, количество страниц и др. Могут быть и другие поисковые данные в зависимости от особенностей информационных систем организации. Этот реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа. На входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер.

     Бланки  управленческих документов имеют установленный комплект реквизитов и определенный порядок их расположения.

     При использовании ЭВМ бланк может  быть введен в память машины, а при  распечатке документа — автоматически  выведен. Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита «Государственный герб Российской Федерации» или «Герб субъекта Российской Федерации». Эти бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Их изготовление осуществляется по заявкам организаций, которым предоставлено право пользования этими бланками.

     Для изготовления бланков применяется  бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210мм). Допускается также изготавливать  бланки на бумаге форматов A3 (297x420 мм) и  Аб (105х 148 мм).

     Бланки  документов обязательно должны иметь поля следующих размеров: левое поле — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 20 мм.

     В практике используются три вида служебных  бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

     • общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

     • бланк письма;

     • бланк конкретного вида документа (кроме письма) (см. схемы (формат А4) расположения реквизитов и границы зон на угловом и продольном бланках). 
 
 
 
 
 

     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Правила составления и  оформления организационных  документов

     К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное  расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются обязательными для исполнения.

     Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения (если документ утверждает руководитель подразделения), наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

     Организационные документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

     Правила составления и  оформления распорядительных документов

     К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении организацией, предприятием, учреждением. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.

     Правила составления и  оформления справочно-информационных документов

     Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к сведению либо служить основанием для издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

     Правила составления и  оформления документов по персоналу

     В соответствии с Кодексом законов  о труде (КЗОТ) Российской Федерации  в организациях установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Комплекс документов, которые характеризируют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками, и составляют особую группу документов, которые должны особенно аккуратно оформляться в соответствии с установленными правилами, т.к. даже при верном применении трудового законодательства предприятие нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствие каких-либо реквизитов или их неправильное оформление). К этим документам относятся:

     • трудовые контракты (договоры), заключенные организацией с работником;

     • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

     • личные карточки формы Т-2;

     • личные дела;

     • трудовые книжки;

     • лицевые счета по заработной плате.

     С 2001 года введены в действие новые  унифицированные формы документов:

     • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);

     • личная карточка (форма Т-2);.

     • учетная карточка научного работника (форма Т-4);

     • приказ (распоряжение) о переводе (форма Т-5);

     • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);

     • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-8).

     Типовые формы распространяются на предприятия  всех форм собственности на территории Российской Федерации.

     Трудовой  контракт (договор) — документ, фиксирующий соглашение между работником и организацией (работодателем), в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.

     В трудовом договоре указываются:

     • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица),заключивших договор;

     • место работы (с указанием структурного подразделения);

     • дата начала работы;

     • наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

     • права и обязанности работника;

     • права и обязанности работодателя;

     • характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

     • режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

     • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

     • виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

     В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.

     В трудовом контракте указываются  обязанности работника в соответствии с той должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

     В трудовом контракте указывается  размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера (за высокую квалификацию; профессиональное мастерство; личный трудовой вклад и др.). По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях — увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, применяемой в организации. Наряду с доплатами могут быть оговорены и иные виды поощрений (дополнительный отпуск, повышенное вознаграждение по итогам работы за год и т.п.).

     В контракте (договоре) не могут быть установлены следующие условия:

     • основания для увольнения работника;

     • дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

     • полная материальная ответственность, кроме случаев, предусмотренных законодательством.

     Согласно  законодательству Российской Федерации, трудовой контракт может заключаться:

     • на неопределенный срок;

     • на определенный срок не более 5 лет.

     Если  в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается  заключенным на неопределенный срок.

     Контракт  составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, другой — у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме.