Лекции по делопроизводству

Дисциплина ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Специальность 061100 МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ

Для студентов IV КУРСА 

     Тема 1. Организация рабочего места руководителя. Средства обеспечения  персонального менеджмента. 

     Персональный  менеджмент — это последовательное и целенаправленное применение в повседневной практике испытанных методов работы с целью оптимального использования времени, собственных возможностей и сознательного управления своей деятельностью.

     Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

     Правильная  организация рабочего места предполагает:

     • соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места;

     • цветовую композицию рабочего помещения;

     • правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями;

     • оснащение техническими средствами.

     Соблюдение  санитарно-гигиенических  норм в рабочем кабинете (офисе) способствует росту производительности труда руководителя. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток свежего воздуха около 30 м3/ч. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Благоприятные климатические условия на рабочем месте руководителя могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки, кондиционеров.

     Благоприятно  влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещения, освещенность, температурный режим и влажность воздуха. Не рекомендуется размещать цветы на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность. Не следует размещать цветы на шкафах.

     В целях сохранения здоровья не следует  курить в рабочем кабинете.

     В соответствии с действующими нормами  температура в служебном помещении должна находиться в пределах 18—20° С, относительная влажность воздуха в зимний период — от 45 до 50%, а в летний — от 50 до 55%. Оптимальные климатические условия рабочего кабинета являются предпосылкой для эффективной работы. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. При пониженной температуре часть энергии человека расходуется на поддержание температура тела, поэтому снижается работоспособность у людей, занятых умственным трудом.

     На  производительность управленческого  труда отрицательно влияет наличие шума. Понятие шума включает все акустические явления, которые снижают работоспособность. Уровень громкости шума не должен превышать 60 дБ (для шепота на расстоянии 1,5 м этот параметр составляет 10 дБ, для тихого разговора — 40 дБ, громкой речи — 70 дБ, крика — 80 дБ). Поэтому дверная обивка, двойные двери и оконные рамы, звукоизоляционные перегородки, ковер на полу — не излишества, а необходимость.

     Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещенность рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди, ослепляющий эффект недопустим. При искусственном освещении требуемая сила света зависит от правильной подачи его на рабочее место, при которой исключается прямое попадание световых лучей в глаза и не возникает резких переходов от света к тени. Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). Правильная освещенность рабочего места создает благоприятные условия для повышения производительности труда и снижает утомляемость.

     Цветовая  композиция рабочего помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определенного цветового климата рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности, которая проявляется во влиянии цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека. Цветовой интерьер, воздействуя на психику, вызывает множество разных чувств: подъем, подавленность, настороженность, ощущение прохлады, тепла, легкости, тяжести и т.д. Например, светло-голубые тона кажутся холодными; зеленый цвет считается оптимальным для глаз, он действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Шум в помещениях с подобной окраской не воспринимается так остро. Красно-желтый и оранжевый цвета эмоционально согревают: Красный цвет возбуждает нервную систему. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создается зрительное впечатление большого объема. Рациональное цветовое оформление рабочего кабинета руководителя снижает напряжение, повышает производительность труда при наименьших затратах на искусственное освещение.

     Организация рабочего места руководителя включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, — высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

     Под рабочее место руководителя отводится  отдельное помещение, которое должно содержать три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной деятельности; 3) дружеского общения.

     Зона  личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом и столом-приставкой, рабочим креслом» столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием.

     Зона  коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований, организации совещательной работы с людьми. Она комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Необходимо иметь карандаши, ручки, листы чистой бумаги, воду, стаканы. Если при проведении совещаний используется техника, она должна быть соответствующим образом расставлена.

     Зона  дружеского общения комплектуется журнальным столиком, двумя-тремя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Эта зона должна находиться в стороне от первых двух зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

     Рабочий стол — это основное рабочее место руководителя. Ему приходится работать с большим количеством документов, поэтому стол должен быть удобным и вместительным. Важно эффективно использовать рабочую поверхность стола. На нем не должно быть документов, папок и других предметов, ненужных для выполнения данной работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой — исполненные. На столе руководителя находятся только предметы, необходимые для оперативной работы: лампа, календарь-еженедельник, органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются на многоярусных лотках.

     Все, что постоянно требуется во время  работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы эти предметы можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать на установленном  месте. Беспорядочное расположение материалов вызывает потерю рабочего времени, снижение эффективности и производительности труда.

     В рабочем столе также следует  поддерживать строгий порядок. Ящики  стола должны легко выдвигаться. В столе руководителя должны быть:

     • справочник по городу;

     • телефонный справочник с адресами и телефонами учреждений и организаций;

     • справочник адресов INTERNET.

     В комплект мебели для кабинета руководителя входят также

     подъемно-поворотное кресло на колесиках с подлокотниками, кабинетная стенка, стол (тумба) для  средств связи и оргтехники, стол и стулья для приема посетителей.

     Успешное  управление требует обоснованности принимаемых руководителем управленческих решений, вырабатываемых на основе полной и достоверной информации о состоянии объекта управления. Эта информация хранится, обновляется, обрабатывается и выдается по запросам руководителя автоматизированной информационной системой, представляющей собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) руководителей, специалистов и технических сотрудников.  

     Под АРМ понимается совокупность инструментальных средств конечного пользователя, включающая техническое, программное, информационное и организационно-методическое обеспечение решения задач его профессиональной деятельности с помощью ПЭВМ, установленной на рабочем месте и действующей в локальной и (или) глобальной вычислительной сети. В зависимости от реализуемых функций выделяют три класса АРМ: руководителя, специалиста, технического и вспомогательного персонала.

     К АРМ руководителя предъявляются  следующие требования:

     • наличие распределенных баз данных и сведений, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией;

     • возможность доступа к отдельным базам данных и их ограниченного круга лиц, а к отдельным элементам — только руководителя;

     • наглядность представления информации в форме, адаптированной к психологическим характеристикам руководителя;

     • обеспечение оперативного поиска информации;

     • наличие программного обеспечения принятия управленческих решений; 

     • простота работы;

     • обеспечение накопления опыта в выработке управленческих решений;

     •     обеспечение оперативной связи с другими источниками информации в пределах организационной структуры объекта управления.

     Руководитель  не имеет возможности тратить  значительное время на выполнение рутинных операций с помощью клавиатуры или мыши при работе на ПЭВМ. Поэтому в АРМ руководителя часто используются речевой и тактильный (путем касания пиктограмм на экране) вводы информации. Трудоёмкие операции ввода информации в ПЭВМ, формирования запросов, редактирования текстов, введения баз данных, обработки входящей и исходящей информации, контроля исполнительской деятельности реализуются на АРМ секретаря руководителя. Задачи персонального менеджмента руководитель решает совместно со своим секретарем. Кроме этого руководителю необходимы функции калькулятора, записной книжки, рабочего календаря, телефонного справочника, электронной почты. Секретарь руководителя осуществляет учет входящей и исходящей документации, подготовку текстов распоряжений, приказов, выступлений и т.д., компьютерный контроль исполнения распоряжений, реализует функции электронной почты, через компьютерные сети общего назначения получает различные законодательные документы, статистические данные, списки адресов фирм и пр.

     Минимальный набор средств персонального  менеджмента реализуется операционной системой WINDOWS. К ним относятся: калькулятор, записная книжка — органайзер SCHEDULE+. С помощью последней можно учитывать факты и время совершения запланированных событий, получать предупреждения о наступлении срока события. Органайзер может выполнять роль рабочей тетради, в которую заносятся черновики распорядительных документов, текстов выступлений, результаты совещаний. Имеются специальные программные средства поддержки персонального менеджмента, например: SIDEKICK 1.0/95, LOTUS Oiganizer 2.1 для табличного процессора 1-2-3. Наиболее полно функции персонального менеджмента реализуются в различных версиях интегрированного пакета программ MS OFFICE.

     Пакет программных средств включает шесть  приложений:

     • WORD — текстовый процессор;

     • EXCEL — табличный процессор, предназначенный для построения и расчета таблиц, диаграмм, графиков;

     • ACCESS — систему управления базами данных;

     • BINDER— интеллектуальный контейнер, позволяющий хранить и редактировать группы документов в одном окне;

     • POWERPOINT — систему для создания красочных, наглядных презентаций;

     • OUTLOOK — пакет прикладных программ для организации работы с электронной почтой, планирования рабочего времени, встреч, собраний, деловых и личных контактов. 
 

 

      Тема 2. Организация личной работы руководителя.  

     Рациональная  организация управленческого  труда способствует:

     • росту его производительности при экономии времени и энергии руководителя;

     • оздоровлению и облегчению условий труда, позволяющие сохранить здоровье и трудоспособность работника управления;

     • созданию условий для всестороннего и гармоничного развития личности руководителя, повышения его квалификации.

     Рациональная  организация управленческого труда  в значительной степени зависит: от самого руководителя, его возможностей, процесса персонального менеджмента и должна базироваться на плановых началах.

     Процесс персонального менеджмента можно  представить в виде взаимосвязанных  функций: «постановка цели», «планирование», «принятие решений», «реализация  и организация», «контроль», «информация и коммуникации».