Лекции по делопроизводству

     

     Это схематически изображено на рисунке:

     Функция «информация и коммуникации»  расположена в центре, так как  коммуникации необходимы для обмена информацией на всех этапах процесса персонального менеджмента.

     Личный  план работы руководителя должен быть тесно связан с перспективным и комплексным планами. Планирование личной работы руководителя является одним из важнейших элементов управленческой деятельности и включает:

     • планирование своей работы по управлению;

     • планирование своего рабочего времени;

     • планирование работы по самосовершенствованию;

     • планирование качества своей жизни. 

     Планирование  личной работы руководителя

     При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время. Затем выбрать те задачи, которые можно делегировать. Под делегированием понимается передача подчиненному выполнения задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно с рабочей задачей должна делегироваться функциональная ответственность.

     Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

     Эффективно  управлять исполнительским и  творческим временем, реально и точно  его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания  о делах, совещаниях, встречах. В  еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

     Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь  поставленных целей с возможно меньшим  расходом времени.

     Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем. 

     Планирование  использования своего рабочего времени

     Чтобы составить хороший план использования  рабочего времени, важно точно знать  свой бюджет времени и совокупность планируемых задач.

     Личный  план работы должен быть реальным и  неперегруженным. Следует запланировать  соответствующий резерв времени  для непредусмотренных, случайно возникающих  работ (один час в день или полдня в неделю). Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

     Последним пунктом в системе индивидуального  планирования является контроль за выполнением  плана и рациональным использованием рабочего времени. Руководитель должен постоянно контролировать выполнение личного плана, что дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

     Немецкий  профессор, руководитель Института  стратегии и эффективного использования  времени (г. Гейдельберг, Германия) Лотар Зайверт предлагает следующие десять «золотых» правил, выполнение которых поможет руководителю добиться экономии времени.

     1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

     Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно  значительно больше времени, чем  сосредоточившемуся исключительно  на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и, «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

     2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

     Для, выполнения чрезвычайно важных заданий  необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные; часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

     3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

     Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой  человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать  следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

     4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

     Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей — это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

     5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

     Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая  часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи кли циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

     6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

     Ни  один деловой человек, дорожащий  своим временем, не должен делать все  сам. Те задания, выполнение которых  могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг «на стороне» будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника.

     7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).

     Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству  людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу  следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непрос-тых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

     8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (ЦДФ).

     В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы  выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, Возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно «споткнетесь» о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории «А», или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

     9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

     «Утренний час дарит золотом нас». Кто  не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

     10. Сознательно учитывайте в рабочих  планах колебания уровня работоспособности.

     Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня  меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

                 

     Самосовершенствование руководителя

     Работа  по самосовершенствованию руководителя включает: самообразование руководителя; совершенствование техники и  организации работы с информацией, техники чтения и методов работы со специальной литературой; тренировку внимания и памяти; овладение техникой ведения деловых бесед.

     В зависимости от степени компетентности, руководителей можно классифицировать следующим образом2: