Трудовий потенціал підприємства та напрямки підвищення ефективності його використання

При розробці графіків слід враховувати  виробничі потреби, а також структуру робочого часу.

Робочий час складається з трьох  частин:

1. фіксований робочий час - час, коли всі співробітники повинні знаходитися на робочих місцях (це дозволяє забезпечувати нормальне виконання роботи і підтримувати необхідні бізнес-процеси).
2. змінний робочий час - час, в межах якого працівники вправі починати і закінчувати роботу.
3. перерви для відпочинку і харчування - час, не зараховується в робочий.

Кожен графік гарантує дотримання обов'язкової  денної норми робочого часу (8:00) і  перерви для відпочинку і харчування (30 хвилин). Ці графіки також гарантують присутність на робочому місці всіх працівників в період з 10:00 до 16:30 («фіксоване робочий час»), коли найбільш часто плануються різні ділові зустрічі.

Крім того, ми розробили модель робочого тижня, якою встановлюється режим роботи співробітника з понеділка по п'ятницю. Модель робочого тижня може бути двох типів (табл. 3.2):

• однорідна: передбачає використання одного виду графіка протягом всіх робочих днів або
• змішана («мікст»): у різні дні використовуються різні графіки.

Таблиця 3.2

Можлива модель робочого тижня в  ТОВ «Виставки. Стенди. Консалтинг»

Модель	Понеділок	Вівторок	Середа	Четвер	П’ятниця
1	2	3	4	5	6
«Однорідна»	Графік 2	Графік 2	Графік 2	Графік 2	Графік 2
«Мікст»	Графік 1	Графік 3	Графік 5	Графік 2	Графік 4

Оформлення переходу співробітника  на ГРГ пропонується здійснювати  у декілька етапів:

Етап 1. Співробітник разом зі своїм  безпосереднім керівником розробляє  і погоджує оптимальну модель робочого тижня. При цьому враховується, що встановлення гнучкого графіка - це право, а не обов'язок компанії. Модель робочого тижня повинна допомагати виконувати:

• окремим співробітникам - свої посадові обов'язки;
• підрозділу в цілому - поставлені перед ним бізнес-завдання.

Якщо при обговоренні графіка працівник і його безпосередній керівник не можуть прийти до консенсусу, право ухвалити остаточне рішення переходить до керівника більш високого рівня.

Етап 2. Кожний структурний підрозділ  формує консолідовану форму «Модель  робочого тижня працівників підрозділу» на місяць. Ця форма затверджується функціональним директором, а потім передається в відділ (менеджеру з управління персоналом). Всі узгодження проводяться в електронному вигляді, що дуже зручно.

Етап 3. Узгоджена модель робочого тижня кожного співробітника вноситься в ERP-систему (наприклад HR-модуль SAP). Змінити модель робочого тижня працівник може з першого числа наступного місяця - за умови погодження змін з безпосереднім керівником. Всі зміни фіксуються в системі SAP / HR і оперативно відображаються в телефонному довіднику - на сторінці з інформацією про кожного співробітника наводиться режим його роботи на поточний місяць.

Розробка системи грейдів

Основним напрямком вдосконалення  ефективності управління трудовим потенціалом підприємства нами обрано приведення системи мотивації до рівня, який забезпечує максимальну самомотивацію співробітників до підвищення ефективності їх діяльності. Останнє повинно підвищити залежність результатів діяльності підприємства від рівня заохочення співробітника.

Нами пропонується покласти в основу системи мотивації систему грейдів.

Система грейдів - це шкала окладів (тарифна сітка) компанії, розроблена на основі експертних оцінок посад  за заздалегідь визначеними факторами.

В основі системи грейдів найчастіше лежать наступні ознаки:

• необхідна для виконання роботи кваліфікація;
• складність виконуваної роботи;
• рівень відповідальності та самостійності;
• необхідність керівництва іншими людьми;
• напруженість і умови праці.

Зазвичай, систему грейдів на підприємстві розробляють коли:

1. по-перше, систему грейдів слід впроваджувати, якщо чисельність персоналу підприємства перевищила 300-500 чоловік, а кількість унікальних посад перевищує 100;
2. по-друге, можна говорити про необхідність системи грейдів, якщо в організації різко зростає соціальна напруженість з приводу «перекосів» в зарплатах. Якщо в різних частинах компанії з періодичністю хоча б раз на місяць спалахують вогнища невдоволення рівнем зарплати.

В ТОВ «Виставки. Стенди. Консалтинг» ситуація якраз така, що невдоволення заробітною платою спонукає співробітників шукати більш доходне місце роботи, тому плинність персоналу значна

Як розробити систему грейдів?

Послідовність дій при розробці системи грейдів можна описати таким чином.

1. Створення комітету з Грейдінг (у складі представників усіх основних підрозділів на чолі з одним топ-менеджером компанії).
2. Визначення факторів оцінки посад (визначення ваг факторів).
3. Розробка шкал для оцінки посад за вибраними чинниками.
4. Вибір базових (опорних) посад для першого етапу оцінки (25-30 посад).
5. Оцінка базових посад, калібрування розроблених шкал і ваг факторів.
6. Оцінка всіх посад компанії відносно вже оцінених базових.
7. Поділ посад на рівні (грейди).
8. Узгодження і затвердження підсумкових оцінок.
9. Переклад бальних оцінок в грошові.
10. Впровадження розробленої системи грейдів.

Типові складності і можливі  проблеми при розробці системи грейдів:

• комітет з грейдінг намагається оцінювати конкретних співробітників, а не посади.
• посада оцінюють виходячи їх того, як вона виконується зараз, а не як вона повинна виконуватися.
• замість оцінки посади керівники намагаються обгрунтувати її нинішнє положення в ієрархії посад.
• оцінка за факторам сильно нижче поточного місця позиції в ієрархії посад компанії, що викликає конфлікти і невдоволення методикою.
• загальне невдоволення керівників системою грейдів, що вона «сковує їм руки».
• труднощі з перекладом бальних оцінок в гроші.
• складнощі з балансуванням окладів посад, що мають різні частки змінної частини (наприклад, комерційний і адміністративний персонал).
• нові оцінки посад не збігаються зі старими - як без потрясінь перейти на нову систему?
• чи потрібен консультант при розробці системи грейдів?

Розробка та впровадження системи  грейдів - це конфліктне і складне завдання. Якщо було прийнято рішення вперше розробити таку систему на підприємстві, для цього обов'язково необхідно або запросити зовнішнього консультанта, або переманити з великої організації менеджера з компенсацій та пільг (comp & ben), що має досвід розробки і впровадження системи грейдів. За статистикою 2/3 проектів грейдування, виконуваних без сторонньої допомоги, безстроково заморожуються на етапі узгодження і затвердження підсумкових оцінок.

Найважливіше, чим може допомогти досвідчений консультант:

1. Організує конструктивну взаємодію між представниками різних функціоналів за оцінкою посад, переведе конфлікти в позитивне русло, не дозволить перейти на особистості і просто саботувати проект.
2. Покаже приклади факторів і шкал, використовуючи приклади з попереднього досвіду, допоможе розробити найбільш адекватні ситуації шкали.
3. Ретельно і детально проведе групову процедуру оцінки, не упускаючи жодного етапу, і допоможе домогтися обгрунтованості оцінки, постійно проблематізіруя (ставлячи під сумнів) висунуті доводи і міркування.
4. Запропонує 2-3 варіанти вирішення кожного з перерахованих вище ускладнень, допоможе вибрати оптимальний з них.
5. Підготує відповідального співробітника компанії до подальшого самостійного ведення системи грейдів без зовнішніх консультантів.

Варто мати на увазі, що існують більше прості методи (альтернативні) побудови шкал окладів для більш простих випадків, коли розробка системи грейдів не виправдана.

1. ранжування робіт - кожна робота розглядається як єдине ціле і розташовується по порядку відповідно до її важливістю для організації.
2. класифікація робіт - спочатку визначається загальна структура класів, потім посади розносяться по виділеним східцях (добре підходить для конторських службовців).
3. попарне порівняння робіт - удосконалений метод ранжирування. Підходить для невеликих організацій.

Остаточне рішення має бути узгоджене  між керівником чи власником підприємства, менеджером по персоналу та консультантом.

2. Економічне обґрунтування проекту заходів

Визначимо очікувані витрати підприємства на впровадження пропонованих нами в попередньому пункті заходів в тому порядку, в якому вони розглядалися:

1. Впровадження гнучкого графіку робочого часу

Умови ефективності ГРГ:

1. планування та координація робіт;
2. навчання керівників підрозділів використанню можливостей ГРГ;
3. формування в колективі клімату довіри та взаємопідтримки.

Витратами за даним напрямком складуть:

• третина робочого часу менеджера з персоналу (мотивація, роз’яснювальна робота, навчання співробітників, оформлення ГРГ) – біля 1 700 грн., виходячи з середньої заробітної плати менеджера з персоналу 3 500 грн / міс. або 20 400 грн / рік.;
• амортизацію біля 5% ресурсу спеціалізованого програмного продукту в рік або 1 040 грн / рік.

Всього інвестиційні витрати за напрямком – 2 740грн.

2. Розробка системи грейдів

Впровадження системи грейдів  у великих компаніях може помітно підвищити ефективність управління фондом заробітної плати. Чим більше співробітників на підприємстві, тим вище може бути вигода від впровадження подібної системи.

Впровадження системи грейдів  пропонується здійснити силами зовнішніх консультантів. Проект передбачає піврічну реалізацію та бюджет 56 000 грн., здійснюваних трьома платежами (35 000 грн. – при постановці, орієнтовно в травні 2013 р., 11 000 та 10 000 грн. через 2 міс. після попереднього за результатами результативності впроваддження). Середня пропозиція між кількома консалтинговими пропозиціями (консалтингових компаній «Турана», «First Training Group», «Агенство інноваційних технологій»).

В цілому на весь комплекс заходів  щодо постановки системи управління трудовим потенціалом пропонується встановити бюджет в розмірі 132 700 грн. Із них біля  80% планується залучити на умовах короткострокового кредиту строком на 10 міс. під 23,5% річних під заставу основних засобів або дебіторської заборгованості.

Проект розраховувався в межах 1-го року (не доцільно більш тривале, оскільки мотивація діє короткий проміжок часу). Ставка дисконту – 16,7%

Структура інвестиційних витрат наведена в табл. 3.3.

Таблиця 3.3

Структура інвестиційних витрат за проектом  підвищення ефективності використання трудового потенціалу ТОВ «Виставки. Стенди. Консалтинг»

Стаття витрат	Сума, грн.	Частка, %
1	2	3
Придбання програмного продукту "1С: Підприємство. Зарплата і управління персоналом для України" (http://www.1cbit.ua/1csoft/index.php?SECTION_ID=96)	3 600	2,71
Навчання роботі в програмному середовищі	1 600	1,21
Розробка системи грейдів (консультанти)	56 000	42,20
Навчання персоналу	34 000	25,62
Зарплата менеджера по персоналу	35 000	26,38
Забезпечення робочого місця	2 500	1,88
ІНВЕСТИЦІЙНІ ВИТРАТИ  ВСЬОГО	132 700	100,00