Информационные технологии в управлении предприятием

 

    3.1.Описание  технологического  процесса

    Процесс обработки данных состоит из следующих  стадий:

• выгрузка данных из внешних источников в текстовые файлы;
• загрузка (конвертация) текстовых файлов в базу данных (БД);
• контроль значений показателей в БД на непротиворечивость и полноту;
• редактирование значений показателей до достижения непротиворечивости и полноты;
• создание (корректировка) шаблонов выходных форм (конструктор отчётов).

    Выгрузка  данных из внешних  источников в текстовые  файлы

    Данные  в систему могут поступать  из следующих источников:

• выгружаться в виде текстовых файлов из находящихся в эксплуатации комплексов: имеет место для бухгалтерской отчётности, данные которой выгружаются из ПО СОД
• формироваться вручную в виде текстовых файлов либо конвертироваться в текстовые файлы из других форматов: имеет место для статистической отчётности (т.н. формы 1П-срочная, 1-труд, 5-финансы и т.д.) – изначально получаются в виде dbf-файла
• формироваться на местах (т.е. на предприятиях) с помощью программы ручного ввода Input, входящей в состав комплекса "Бухстат"

     Рассмотрим  подробнее последний источник. Процесс  получения данных из него состоит  из следующих этапов:

1. оператор МСХП формирует на данный отчётный период для заданного набора форм (который обычно определяется видом деятельности) файл, содержащий список показателей, набор формул увязок, типографский бланк и т.д (т.н. "пустографка"). Файл формируется с помощью программы MakeInput. Такой файл формируется для каждого набора форм отчётности;
2. оператор предприятия забирает файл, соответствующий виду деятельности его предприятия;
3. оператор предприятия открывает полученный файл с помощью программы Input и набирает значения показателей, указывает полный код ОКПО предприятия, выполняет контроль увязок. При этом ему понадобится файл предыдущего периода для выполнения некоторых увязок, поэтому набранные и выверенные файлы следует хранить вечно. Когда будет достигнут требуемый уровень точности, оператор формирует выходной текстовый файл, который нужно передать в МСХП для обработки.

     Процесс ввода данных оператором предприятия  может выполнен в несколько итераций в силу следующих причин:

• оператор МСХП изначально прислал предприятию неверный или неполный справочник показателей и формул. В этом случае необходимо открыть в программе Input старый файл, нажать кнопку "Перегрузить", и выбрать новый (пустой файл). При этом данные из старого файла будут перенесены в новый, а старый можно будет удалить
• оператор предприятия ввёл неверные данные. В этом случае он будет получать от оператора МСХП описания ошибок и исправлять их в своём файле, а затем повторно отправлять текстовый файл оператору МСХП.

    Загрузка  данных в БД

    Полученные  текстовые файлы необходимо конвертировать. Имеется три основных формата, соответствующих  источникам этих файлов:

    Текстовые файлы с бухгалтерской отчётностью, выгруженные из ПО СОД.

    Имя файла:

    a<Код организации>.<Код периода> (код организации находится в поле objects.org_code, код периода – periods.code)

    Содержимое:

    Колонка 1: код формы

    Колонка 2: код строки без символьного  модификатора (т.е. для строки с кодом 100А в этой колонке будет 100)

    Колонка 3: порядковый номер графы (начинается с 1). В общем случае не равен коду графы из справочника

    Колонка 4: значение показателя

    Колонка 5: символьный модификатор кода строки (т.е. для строки с кодом 100А в  этой колонке будет А), если имеется.

    Текстовые файлы, сформированные на местах программой первичного ввода  Input

    Имя файла:

    c<полный код ОКПО>.<Код периода> (код организации находится в поле objects.okpo, код периода – periods.code)

    Содержимое:

    Колонка 1: код формы

    Колонка 2: код строки

    Колонка 3: код графы из справочника

    Колонка 4: значение показателя

    Текстовые файлы статистической отчётности

    Имя файла:

    s<7 произвольных символов>.<код периода> (код периода – periods.code)

    Колонка 1: полный код ОКПО предприятия

    Колонка 2: код формы

    Колонка 3: код строки

    Колонка 4: игнорируется

    Колонка 5: значение показателя

    При соответствующей настройке механизма  конвертации можно загружать  и файлы других форматов.

    Непосредственная  загрузка значений показателей  в БД

    Осуществляется  с помощью программы DBInput. Предназначена для пользователей, имеющих прямой (в смысле сетевого соединения) доступ к БД. Данная программа просто скрывает от пользователя следующие шаги:

• формирование файла со списком показателей и формулами (кнопка "Новый отчёт");
• конвертацию полученного текстового файла в БД (кнопка "Экспорт файла");

    Поэтому работа с ней для пользователя при правильной настройке ничем  не отличается от работы с программой Input.

    Важные  замечания

    1.Список  игнорируемых показателей

    Поскольку предприятия могут заводить собственные  показатели для внутреннего употребления, имеется механизм, позволяющий пропускать некоторые показатели при конвертации (см. руководство по конвертации)

    2.Повторная  загрузка файлов

    Если  предприятие присылает исправленный файл, необходимо удалить старый отчёт  из БД (рабочее окно "Перечень отчётов"), либо убедиться, что в окне настройки  конвертации на первой закладке убрана отметка "Не проверять записи" (см. руководство по конвертации). Со всех точек зрения предпочтительнее первый вариант

    Контроль  значений показателей

    После того, как значения показателей первичных  отчётов загружены в БД, начинается итеративный процесс их выверки, а затем расчёта и выверки  значений показателей сводных отчётов.

    Каждая  итерации при контроле первичных  отчётов состоят из следующих  шагов:

• контроль увязок: имеется обширный список формул, устанавливающих связи между различными показателями – увязки. Контроль состоит в том, что рассчитывается значения по каждой формуле (рабочее окно "Перечень отчётов"). Если результат равен True, то увязка выполнена, иначе делается запись в протокол
• оператор по полученному протоколу ошибок уточняет данные
• уточнённые данные заносятся в БД. Возможно непосредственное редактирование в БД из рабочего окна "Перечень отчётов" (в основном, для отчётов, вводимых непосредственно операторами МСХП), либо можно повторно загрузить текстовый файл с уточнёнными данными через механизм конвертации (для отчётов от первичных организаций)

    При работе со сводными отчётами возможны следующие варианты:

    Отчёт получен в виде файла

    В этом случае помимо контроля увязок, который  может выявить противоречивые показатели на уровне сводного отчёта, выполняется  контроль полноты отчёта (рабочее  окно "Перечень отчётов"): т.е. отчёт  сначала рассчитывается на основании  значений показателей подчинённых  отчётов (суммирование и расчеты  по формулам), а затем полученные значения сравниваются с имеющимися в БД. Таким образом можно выявить  недостающие отчёты от первичных  организаций либо неполностью сформированный список подчинённых организаций.

    Отчёт рассчитан на основании  подчинённых отчётов

    В этом случае контроль полноты не имеет  смысла, а расчёт увязок (при условии, что они выполняются для подчинённых  отчётов) может указать на неверную формулу расчёта показателя, либо отсутствие таковой вообще.

     3.2 Создание запросов  по формированию  аналитических форм  для проведения  экономического анализа  предприятия

     Для проведения экономического анализа  и получения справок предусматривается  создание библиотек стандартных  запросов по формированию аналитических  форм или отдельных аналитических  показателей, как личных, так и  общего пользования, содержащие традиционные методики анализа финансовой и производственно-экономической деятельности предприятий.

     Для создания таких запросов в программном  комплексе «Бухстат» используется конструктор запросов или отчетов.

     Встроенный  конструктор отчётов позволяет  пользователю формировать отчёты и  управлять их представлением, а затем  распечатывать либо экспортировать в другие редакторы например, MS Word, MS Excel) для дальнейшей обработки. Конструктор позволяет создавать следующие виды отчётов:

• "стандартные": каждой колонке отчёта соответствует один показатель. При этом каждой строке отчёта соответствует предприятие/свод и период
• "сравнительные": каждой колонке отчёта соответствует один показатель и период. При этом каждой строке отчёта соответствует предприятие/свод

     Для пользователя работа с этими двумя  видами отчётов ничем не отличается.

     При формировании отчёта можно выделить следующие шаги:

1. пользователь выбирает интересующие его показатели;
2. пользователь описывает расчетные показатели;
3. пользователь задаёт начальные фильтры;
4. из БД выбираются указанные показатели и вычисляются расчётные показатели, и сохраняются во временной таблице;
5. пользователь описывает представление отчёта: порядок колонок, их оформление (цвет, шрифт, формат), сортировки, группировки, итоги по группам и общие итоги, а также фильтры;
6. Пользователь формирует представление отчёта с учётом заданных им параметров;
7. После подбора оптимального представления, отчёт экспортируется для дальнейшей обработки и распечатки в MS Word или MS Excel.

     На  любом этапе параметры отчёт  можно сохранить в БД для последующего использования другими пользователями (рисунок 3.1).

     

     Рисунок 3.1 – Формирование перечня показателей

     Формирование  перечня показателей осуществляется на закладке "Показатели".

     Редактирование  списка первичных показателей осуществляется следующим образом:

• новая строка в список добавляется с помощью клавиш <INSERT> либо кнопкой с изображением плюса в правом верхнем углу списка;
• выбор показателя осуществляется непосредственным указанием кода формы, строки, графы в графе "Ф/С/Г" и выбором соответствующего периода в графе "период". Показатель можно также выбрать, нажав кнопку у правого края редактора;
• затем в графе "Наименование" необходимо ввести заголовок колонки отчёта, соответствующей показателю. Заголовок может быть многослойным;
• Для создания многослойного заголовка слои необходимо разделять символами "|";
• чтобы удалить строку списка, необходимо нажать комбинацию клавишей <CTRL> + <DELETE> либо кнопку с изображением минуса в правом верхнем углу списка;

     Редактирование  списка расчётных показателей осуществляется следующим образом:

• добавление/удаление строки – аналогично строке первичного показателя
• формула. Формула может состоять из чисел, ссылок на ранее определённых показателей, арифметических действий (+, -, *, /, || - объединение строк), логических выражений.
• тип значения, возвращаемого формулой.