Информационные технологии в управлении предприятием

      Рассмотрим  особенности каждой информационной системы.

      Системы диалоговой обработки  запросов (TPS). Системы диалоговой обработки запросов (TPS) - основные деловые системы, которые обслуживают эксплуатационный уровень организации. Система диалоговой обработки запросов - компьютеризированная система, которая выполняет и рассчитывает рутинные транзакции, необходимые для проведения бизнеса. Примеры – коммерческие расчеты продаж, системы бронирования мест в гостинице, платежная ведомость, хранение отчетов служащих и отгрузка.

      На  эксплуатационном уровне задачи, ресурсы  и цели предопределены и высоко формализованы. Например, решение о предоставлении кредита клиенту принимается  управляющим низшего уровня согласно предопределенным критериям. Все, что должно быть определено - соответствует ли клиент критериям.

      Системы работы знания и автоматизации  делопроизводства. Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства прежде всего помогают обработчикам данных.

      Вообще, работники знания - это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит, прежде всего, в создании новой информации и знания. Системы работы знания (KWS) типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

      Обработчики данных обычно имеют меньшее образование  и ученые степени и ближе к обработке, чем к созданию информацию. Они состоят, прежде всего, из секретарей, бухгалтеров, делопроизводителей или менеджеров, которые должны главным образом использовать, манипулировать или распространить информацию.

      Системы автоматизации делопроизводства (OAS) - информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить  производительность обработчиков данных в офисе, поддерживая координирование и связи типичного офиса.

      Управляющие информационные системы (MIS). Управляющие информационные системы (MIS) обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами и, в некоторых случаях, с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно к внутренним, не относящимся к окружающей среде, результатам. MIS, прежде всего, обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне.

      MIS суммируют и докладывают относительно  основных действий компании. MIS обычно обслуживают менеджеров, заинтересованных в еженедельных, ежемесячных и ежегодных результатах. MIS, как правило, адресуют структурные вопросы, которые известны заранее. Эти системы вообще не гибки и имеют немного аналитических возможностей. Большинство MIS используют простую установившуюся практику типа резюме и сравнения в противоположность сложным математическим моделям или статистическим методам.

      Системы поддержки принятия решений (DSS). В 1970-е гг. некоторые компании начали развивать информационные системы, которые совершенно отличались от традиционных MIS систем. Эти новые системы были меньшими, интерактивными и разработаны, чтобы помочь конечным пользователям использовать данные и модели, чтобы обсуждать и решать слабоструктурированные и неструктурированные проблемы. В недавних 1980-х гг. эти ранние усилия, чтобы помочь индивидуальному принятию решений, были расширены для групп и целых организаций.

      Учитывая  их особую важность для менеджеров, рассмотрим их более подробно. Как мы отмечали ранее, системы поддержки принятия решений (DSS) помогают принятию решений управления, объединяя данные, сложные аналитические модели и удобное для пользователя программное обеспечение в единую мощную систему, которая может поддерживать слабоструктурированное или неструктурированное принятие решений. Основная концепция DSS (рисунок 1.3) - дать пользователям инструментальные средства, необходимые для анализа важных блоков данных, используя легко управляемые сложные модели гибким способом.

Рисунок 1.3 – Принципиальная схема DSS

     Принятие  решений состоит из четырех стадий: распознавание, проект, выбор и реализация. Хорошо разработанные DSS могут использоваться на многих уровнях организации. Главные менеджеры могут использовать финансовые DSS, чтобы предсказать пригодность общих фондов для инвестиции отделением. Средние менеджеры внутри отделов могут использовать эти оценки и ту же самую систему и данные, чтобы принять решения относительно распределения фондов отделения по проектам. Руководители проекта внутри отделов могут по очереди использовать эту систему, чтобы начать их проекты, регулярно сообщая системе (и, в конечном счете, старшим менеджерам), сколько денег было потрачено.

     Ошибочно  думать, что решения принимались  только личностями в больших организациях. Фактически, большинство решений  сделано коллективно. Часто решения  должны быть координироваться с отдельными группами прежде, чем приниматься. В большой организации принятие решений - по существу групповой процесс, и DSS могут быть разработаны, чтобы облегчить принятие решений группы.

      Компоненты DSS. Из рисунка 1.3 видно, что система поддержки принятия решений имеет три основных компоненты: база данных, модель и система программного обеспечения DSS. База данных DSS - собрание текущих или исторических данных из ряда приложений или групп, организованных для легкого доступа к областям применения. Модель - собрание математических и аналитических моделей, которые могут быть легко доступными для пользователя DSS. Модель - абстрактное представление, которое поясняет компоненты или связи явления.

     Анализ  моделей часто используется, чтобы  предсказать продажу. Пользователь этого типа модели мог быть снабжен  набором предыдущих данных, чтобы оценить будущие условия и продажу, которые могли бы следовать из этих условий. Изготовитель решения может затем изменить эти будущие условия (например, повышение затрат сырья или появление новых конкурентов на рынке), чтобы определить, как эти новые условия могли бы влиять на продажу. Компании часто используют это программное обеспечение, чтобы пытаться предсказывать действия конкурентов.

     Среди наиболее широко используемых моделей - модели анализа чувствительности, которые задают вопросы типа "что, если" неоднократно, чтобы определить влияние изменений в одном или большем количестве факторизации на результатах. Работа анализа "что, если" на основании известных или принятых условий допускает, чтобы пользователь изменял некоторые значения результатов испытаний, чтобы лучше предсказывать результаты, если изменения появляются в этих значениях. Что случится, если мы поднимаем цену на 5 процентов или увеличим смету расходов на рекламу на $100000? Что случится, если мы сохраним цену и смету расходов на рекламу теми же самыми? В обратном направлении программное обеспечение анализа чувствительности используется для целевого поиска: если я желаю продать один миллион единиц изделия в следующем году, насколько я должен снизить цену изделия?

     Третий  компонент DSS - система программного обеспечения DSS. Система программного обеспечения DSS разрешает простое взаимодействие между пользователями системы и базой данных DSS и образцовой основой. Система программного обеспечения DSS управляет созданием, хранением, и восстановлением моделей в образцовой основе и интегрирует их с данными в базе данных DSS. Система программного обеспечения DSS также обеспечивает графический, легкий в использовании, гибкий интерфейс пользователя, который поддерживает диалог между пользователем и DSS. Пользователи DSS - обычно исполнители или менеджеры. Часто они имеют малый опыт работы с компьютером или вообще не имеют его и никакого терпения для изучения, чтобы использовать комплексный инструмент, так что интерфейс должен быть дружественным.

     Системы поддержки принятия решений помогают находить ответы не только на прямой вопрос "что, если?", но и подобные. Приведем типичные вопросы по системам поддержки принятия решений (DSS).

1. Анализ примеров (case analysis) – оценка значений выходных величин для заданного набора значений входных переменных.
2. Параметрический ("что, если") анализ - оценка поведения выходных величин при изменении значений входных переменных.
3. Анализ чувствительности – исследование поведения результирующих переменных в зависимости от изменения значений одной или нескольких входных переменных.
4. Анализ возможностей – нахождение значений входной переменной, которое обеспечивает желаемый конечный результат (известен также под названием "поиск целевых решений", "анализ значений целей", "управление но целям").
5. Анализ влияния – выявление для выбранной результирующей переменной всех входных переменных, влияющих на ее значение, и оценка величины изменения результирующей переменной при заданном изменении входной переменной, скажем, на 1 %.
6. Анализ данных – прямой ввод в модель ранее имевшихся данных и манипулирование ими при прогнозировании.
7. Сравнение и агрегирование – сравнение результатов двух или более прогнозов, сделанных при различных входных предположениях или сравнение предсказанных результатов с действительными, или объединение результатов, полученных при различных прогнозах или для разных моделей.
8. Командные последовательности (sequences) – возможность записывать, исполнять, сохранять для последующего использования, регулярно выполняемые серии команд и сообщений.
9. Анализ риска – оценка изменения выходных переменных при случайных изменениях входных величин.
10. Оптимизация – поиск значений управляемых входных переменных, обеспечивающих наилучшее значение одной или нескольких результирующих переменных.

      Исполнительные  системы (ESS). Старшие менеджеры используют класс информационных систем, названных исполнительными системы поддержки принятия решений (ESS). ESS обслуживает стратегический уровень организации. Они адресованы к неструктурным решениям и проводят системный анализ окружающей среды лучше, чем любые прикладные и специфические системы. ESS разработаны, чтобы включить данные относительно внешних результатов типа новых налоговых законов или конкурентов, но они также выбирают суммарные данные из внутренних MIS и DSS. Они фильтруют, сжимают и выявляют критические данные, сокращая время и усилия, требуемые, чтобы получить информацию, полезную для руководителей. ESS использует наиболее продвинутое графическое программное обеспечение, и могут поставлять графики и данные из многих источников немедленно в офис старшего менеджера или к залу заседаний.

     В отличие от других типов информационных систем, ESS не разработаны для решения  определенных проблем. Вместо этого ESS обеспечивают обобщенные вычисления и способность передачи данных, которая может применяться к изменяющемуся набору проблем. В то время как DSS разработаны, чтобы быть высоко насыщенными аналитикой, ESS имеет тенденцию делать меньшее количество использования аналитических моделей.

     Решения, относящиеся к ESS, помогают найти  ответы на следующие вопросы:

• В каком бизнесе мы должны быть?
• Что делают конкуренты?
• Какие новые приобретения защитили бы нас от циклических деловых колебаний?
• Какие подразделения мы должны продать, чтобы повысить наличность для приобретений?

     1. 5 Стратегическая роль  информационных систем  в менеджменте

     Каждый  из главных типов информационных систем, описанных ранее, ценен для  помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие  некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами.

     Стратегические  информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

     Стратегические  информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредотачиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги или внутренние и внешние связи. Стратегические информационные системы глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководство или непосредственно сам бизнес фирмы.

Изменение концепции информационных систем

     Ранее мы описали расширяющиеся роли информационных систем, которые они играли внутри организаций. Информационные системы были начаты в 1950-х гг. как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В недавних 1960-х гг., ИС использовались для контроля и управления; а в 1970-х гг. они использовались для планирования и моделирования. К 1980-м гг. информационные системы развились в изготавливаемые по заказу системы поддержки принятия решений и ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организацию через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру (рисунок 1.4). Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.