Информационные технологии в управлении предприятием

     1. 2 Сущность, виды и  функции управления предприятием

     1. 2 Сущность, виды и  функции управления предприятием

      Управление  предприятием (организацией) есть воздействие  на работников для достижения целей, стоящих перед предприятием (организацией) и его работниками (рисунок 1).

      Органы  управления занимаются координированием различных видов деятельности, выявляем потребности рынка в продукции  предприятия, соответственно организует ее производство в необходимом количестве и качестве в требуемые сроки, определяет техническую и экономическую  политику развития предприятия (организации), создают социально здоровые условия  труда и экологическую защиту.

      Задача  системы управления – обеспечить эффективное и прибыльное развитие производства продукции, оказания услуг  и их реализации. А это предполагает необходимость создания соответствующей  системы управления как внешними факторами бизнеса предприятия, так и внутренними факторами  производства продукции.

      Внешняя среда имеет два уровня макро- и микроэкономический.

      Воздействие макроэкономического уровня на экономику  хозяйствующих субъектов должно осуществляться, прежде всего, через  принятие нормативных актов. Поэтому  с позиции возможностей предприятия  больший практический интерес представляет микроэкономический уровень.

      Микроэкономический  уровень внешней среды включает в себя в основном предприятия  и организации, непосредственно  взаимодействующие между собой  на основе договоров, соглашений, учредительных  документов и т.п. При этом каждое предприятие имеет возможность  управлять процессами взаимодействия с этим уровнем внешней среды  путем изучения рынка сбыта и  гибкого реагирования на спрос своей  продукции, поиска выгодных партнеров, создания интегрированных формирований по производству, переработке и реализации продукции и установления других связей с внешней средой, позволяющих  предприятию занимать свою “нишу” в системе конкуренции.

      Отсюда  следует, что органы управления предприятием должны постоянно отслеживать деловую  среду, складывающуюся вне него, так  как она непрерывно изменяться.

      Внутренняя  среда предприятия – это все  то, что связано с эффективным  производством и реализацией  продукции. К идеям повышения  производительности труда в условиях рынка прибавилось требование производить  продукцию, необходимую рынку, что  является уделом управления внутренними  процессами – организацией производства и труда на предприятии.

      Система управления предприятием состоит из ряда функциональных подсистем: стратегического  управления предприятием, управления персоналом, производством, маркетингом, финансами и управления развитием  или инновациями.

      Задачами  стратегического управления являются: обеспечение экономического роста  предприятия, повышение его конкурентоспособности, выбор эффективной специализации  и минимизация издержек производства.

      Важная  роль в эффективном функционировании предприятия принадлежит управлению персоналом. В его задачи в соответствии с реализацией стратегии развития предприятия, принятой на уровне стратегического  управления и потребностей текущего производства, входят:

• разработка штатного расписания и изменений к нему на основе функционирующей структуры производства;
• организация работы по составлению должностных инструкций руководителей и специалистов и по проведению аттестации рабочих мест;
• обеспечение предприятия соответствующими кадрами в необходимом количестве, имеющими нужную квалификацию;
• обучение работников в соответствии с принятой технологией и организацией производства продукции;
• составление стратегической отчетности по трудовым показателям и т.п.;
• систематическое отслеживание численности работающих по структурным подразделениям;
• проведение объективной оценки результатов деятельности каждого работника как основы эффективной мотивации его труда;
• обеспечение прав и гарантий социальной защиты каждому нуждающемуся при определении четкого круга его обязанностей, что обеспечивается внедрением контрактно-договорной системы найма, организации и оплаты труда;
• обеспечение безопасности и здоровых условий.

      Весьма  актуальным в сложившейся ситуации является подбор руководителя предприятия, который, особенно в организациях с  коллективно-долевой формой собственности, где органы самоуправления активно  влияют на производственную деятельность, должен быть не просто руководителем  производства, но и лидером.

      Основными задачами подсистемы управления производством  является производство и поставка продукции  на рынок с приемлемым качеством  и по возможности низкой себестоимостью. На практике это означает, что данная подсистема управления должна стремиться к повышению технологической  эффективности с помощью внедрения  передовых ресурсосберегающих технологий путем соответствующей организации производства и труда, оптимального выбора специализации.

     1. 3 Управленческие уровни  организации

      До  недавнего времени информация непосредственно  не считалась важным активом. Процесс  управления выполнялся благодаря персональному  искусству и интуиции и включает несколько уровней (рисунок 1.2). Это  все, однако, в прошлом. Сегодня немногие руководители могут позволить себе игнорировать то, как информация обрабатывается и используется. Эффективность работы предприятий требует мощной информации и системы связи. Информационные системы помогают оптимизировать этот поток информации, и обеспечивают эффективность индустриальной экономики. К новым возможностям управляющих  информационных систем относятся, в  первую очередь, системы поддержки  принятия решений. Такие системы  должны быть интерактивными, включать и данные, и модели, чтобы помочь в принятии решений проблем, особенно плохо формализованных.

Рисунок 1.2 – Уровни управления предприятием

      Анализ  исходных данных на низшем, оперативном  уровне, нахождение связи между ними, получение информации на их базе и  ее использование на более высоких  уровнях управления, функциональном и стратегическом, является важнейшей  задачей всех подразделений объединения, как одной из отраслей народного  хозяйства.

      Сложность задач, на каждом из этих уровней, обуславливается  таким понятием, как структурированность.

      Оперативный уровень. Обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменение входной текущей информации. В нем достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Его называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. В нем большой объем занимают учетные задачи.

      На  оперативном уровне задачи почти  полностью структурированы, т.е. известны все их элементы и связи между  ними, и решение их может быть организовано практически без участия  человека.

      Функциональный  уровень. Обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа  информации, подготовленной на первом уровне. В нем большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач  уменьшается, но возрастает их сложность. Для решения требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих  сведений и т.п. Управление связано  с некоторой задержкой от момента  поступления информации до принятия решений и их реализации, а также  от момента реализации решений до получения реакции на них.

      Стратегический  уровень. Обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Так как результаты принимаемых решений проявляются  спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция  управления, как стратегическое планирование. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

      На  двух этих более высоких уровнях, функциональном и стратегическом, задачи частично или полностью неструктурированны, в отличии от оперативного. Для  их решения, во-первых, используются специальные  математические методы и, во-вторых, должно быть обеспечено требование наличия  максимально полной исходной информации для получения адекватного результата. Управленческому аппарату, в этом случае, приходится принимать решения  в условиях большой неопределенности, связанной с меняющейся ситуацией  и недостаточностью информации, роль информационных технологий заключается  не в замене человека компьютером, а  в расчете возможных последствий. Такие компьютерные системы, называемые системами поддержки принятия решений. помогая нахождению ответов на вопросы  «что, если?»,  оставляют право  на принятие решений за человеком. 

      Экономические объекты являются сложными, частично наблюдаемыми и частично управляемыми, поэтому в экономике существует ²барьер формализованных знаний². С появлением ЭВМ процесс формализации знаний существенно облегчился как за счет появления новых методов, так и возможности привлечения к формализации знаний профессионалов в области экономики и профессиональных математиков.

      При решении управленческих задач используется и экономическая, и управленческая информация. К экономической информации относится совокупность различных  сведений, характеризующих производственные отношения в обществе и отражающих акты хозяйственной деятельностью  предприятий с помощью системы  натуральных и стоимостных показателей (нормативных, плановых и фактических). Управленческая деятельность заключается  в выработке управленческих решений, доведения их до исполнителей с последующим  оцениванием результатов исполнения. Эффективное управление требует специальных знаний в работе с документами, используемыми в работе предприятия, из которых можно выделить три основных типа – входящие, исходящие и внутренние. Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении. Документы содержат информацию, которая является предметом труда в управленческой деятельности и превращается в один из видов ресурсов, наряду с материальными, трудовыми и финансовыми. Она является основой управления любым объектом хозяйствования. Экономическая информация, в зависимости от ее отношения к функции управления предприятия, подразделяется на планово-нормативную, учетную и аналитическую. И управленческую информацию можно определить как экономическую, которая необходима для принятия управленческих решений при решении экономических проблемных ситуаций. Главное ее назначение –  дать полную информационную картину возникшей проблемной ситуации, необходимую для принятия рационального решения.

     1.4 Типы информационных  систем

     Рассмотрим  определенные категории систем, обслуживающих  каждый организационный уровень  и их значение в организации. Таблица 1.2 показывает определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения - Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы - Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений - Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания — Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства -Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов - Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Таблица 1.2 – Шесть главных типов информационных систем, необходимых для четырех уровней организации