Управление дебиторской задолженностью

     Необходимость в обязательной подготовке такой информации сложилась в связи с тем, что на предприятии присутствуют случаи невозможности взыскать дебиторскую задолженность (так как услуги были оказаны организациям-банкротам). Анализ финансового состояния филиала показал, что абсолютно недопустимо списывать за счет собственных средств дебиторскую задолженность. При умеренной кредитной политике будет предоставляться возможность отсрочки погашения задолженности клиенту (при этом только постоянному), который переживает временные финансовые трудности (естественно при анализе собранной информации о нем), разумеется, при существовании шансов на их преодоление.

     При предоставлении коммерческого кредита  следует исходить из обоснованных решений, которые касаются:

     • оценки деятельности и кредитоспособности покупателя, заказчика;

     • обоснования целесообразности реализации продукции, предоставленной в кредит;

     • определения условий выдачи кредита (величина, сроки погашения, льготы и т.д.);

     • установления эффективных методов  взимания дебиторской задолженности.

     Эффектом  от данного мероприятия должно стать  полное исключение дебиторской задолженности  безнадежной к взысканию.

     Проанализировав собранную информацию в бухгалтерии, принимается решение о возможности кредитования при согласовании  с высшим руководством предприятия. Для этого стоит воспользоваться методом «дерево решений», наиболее доступным и популярным методом в менеджменте.

     Политика  взимания платы (инкассации) предусматривает: сроки и формы напоминаний покупателям о дате платежей; условия пролонгирования долга по предоставленному кредиту; условия возбуждения дела о банкротстве несостоятельных дебиторов.

     Автоматизация учета дебиторской задолженности. Проведение менее либеральной политики инкассации (усиление давления на дебиторов, задерживающих внесение оплаты счетов). Необходимо использование «Календаря инкассации дебиторской задолженности» - платежи включаются в календарь в суммах и сроках, предусмотренных соответствующими контрактами с контрагентами. Он обеспечивает ежедневное управление поступлением денежных средств. Предлагается вести данный календарь в электронном варианте, что ускорит процесс учета дебиторской задолженности и повысит возможность ее оперативного изъятия.

     Широкое использование компьютерной техники  при управлении дебиторской задолженностью приведет к ускорению ее учета, что в свою очередь даст возможность больше времени тратить на анализ информации о возможных клиентах ООО. Компьютерные системы служат для учета реализации, движения векселей, поступления платежей и т. п. Кроме того, компьютерная система может информировать бухгалтера, юрисконсульта и других ответственных лиц рассматриваемого предприятия о просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков выплаты по обязательствам. Эти процессы происходят автоматически. При помощи компьютерной техники ведется сбор данных по каждому клиенту - так называемая «платежная история», затем эти данные обобщаются и на их основе выносятся решения об установлении предельной величины кредита, которая может быть предоставлена клиенту; производится классификация дебиторов. Данные по каждому дебитору обобщаются и используются в системе контроля дебиторской задолженности. Итоговая информация о взаимоотношениях с дебиторами сосредотачивается в базе данных фирмы и используется для принятия решений относительно возможного изменения кредитной политики.

     На данном предприятии необходимо предпринять следующие меры по управлению дебиторской задолженности: полностью автоматизировать управление дебиторской задолженностью; автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок; автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения; на основании договорных условий начислять пени и штрафы нецелесообразно.

     Для среднего по размерам предприятия приемлемо  создавать программу учета и  контроля дебиторской задолженности  в Access. Этого достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлять порядка 20-30 счетов. Таким образом, достаточно постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т.д.

     На  предприятии имеется программист, который подготавливает и разрабатывает компьютерные программы для упрощения и ускорения деятельности работников предприятия. Бухгалтер использует Access только для расчетов по журналу-ордеру №2, что естественно упрощает его работу, но несущественно, так как заполнение журнала ведется вручную, также как и других документов по дебиторской задолженности. Для программиста не составит труда создать необходимую базу данных как в Access, так и в Excel. Юрисконсульт будет предоставлять необходимую информацию для оценки каждого клиента по уровню его кредитоспособности, бухгалтер в свою очередь будет оценивать клиентов и дифференцировать, определяя срок предоставления кредита, кредитный лимит и т.д. Так как услуги, предоставляемые сторонним организациям абсолютно различны, и по составу и по цене, дебиторская задолженность некоторых сторонних организаций очень незначительная, поэтому сбор информации об их компетентности, обязательности, выполнение принятых обязательств перед бюджетом, кредитными учреждениями и т.д. не обязательна.

     Автоматический  учет, предоставление информации о  просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков выплаты по обязательствам приведет к ускорению ее оборачиваемости.

     Обеспечение активного использования современных форм рефинансирования дебиторской задолженности. Ранее выполненный анализ показал, что предприятие не использует современных форм рефинансирования. Это объясняется тем, что формы рефинансирования сравнительно новые, поэтому большинству хозяйственных субъектов не достает знаний и опыта, а также информации механизма их использования. Предлагается воспользоваться услугой факторинга, которую предоставляет ОАО «…», в частности будет предложено продать задолженность по расчетам с разными дебиторами  и кредиторами. Данное мероприятие очень актуально для анализируемого предприятия, так как оно позволит за счет уменьшения дебиторской задолженности  увеличить ликвидность и финансовую устойчивость предприятия, а также снизить риск финансовых потерь.

     Продажа дебиторской задолженности будет осуществлена ОАО «…» при ставке дисконта 16%. Использование данного инструмента для уменьшения дебиторской задолженности имеет множество положительных сторон:

• дополнительные оборотные средства, полученные путем инвестирования в них средств выплачиваемых банком, приводят к росту объемов производства;
• при финансировании с использованием факторинга предприятие фактически не становится заемщиком (в отличие от случая с кредитом), в его балансе не возникает кредиторской задолженности. Таким образом, по мере необходимости наше предприятие сможет претендовать на дополнительное финансирование (например, в форме кредитной линии или овердрафта);
• уступка банку дебиторской задолженностью в ряде случаев помогает снизить издержки на обеспечение учета продаж и административное управление;
• возможность получать средства по поставке сразу после отгрузки за счет банка, что позволяет предложить покупателю более льготные условия покупки (например, повысить лимит товарного кредита или увеличить отсрочку платежа), а также привлечь новых клиентов;
• оплата услуг банков по осуществлению факторинговых операций полностью включается в себестоимость;
• происходит ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности предприятия и в целом всех оборотных активов;
• как правило, финансирование с использованием факторинга не требует обеспечения.

     При продаже дебиторской задолженности  ОАО «…» потери будут в 2,3 раза меньше, чем потери от коммерческого кредита.

     Формирование  системы кредитных условий

     В состав этих условий входят следующие элементы:

     1. срок предоставления кредита  (кредитный период);

     2. размер предоставляемого кредита  (кредитный лимит);

     3. стоимость предоставления кредита  (система ценовых скидок при  осуществлении немедленных расчетов  за приобретенную продукцию);

     4. система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями.

     Срок  предоставления кредита (кредитный  период) характеризует предельный период, на который покупателю предоставляется  отсрочка платежа за реализованную  продукцию. Увеличение срока предоставления кредита стимулирует объем реализации продукции (при прочих равных условиях), однако приводит в то же время к увеличению суммы финансовых средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, и увеличению продолжительности финансового и всего операционного цикла организации. Поэтому, устанавливая размер кредитного периода, необходимо оценивать его влияние на результаты хозяйственной деятельности в комплексе. Срок предоставления кредита на предприятии равен 120 дням или 4 месяцам (средний срок инкассации дебиторской задолженности).

     Размер  предоставляемого кредита (кредитный  лимит) характеризует максимальный предел суммы задолженности покупателя по предоставляемому товарному (коммерческому) или потребительскому кредиту. Он устанавливается  с учетом типа осуществляемой кредитной политики (уровня приемлемого риска), планируемого объема реализации продукции на условиях отсрочки платежей, среднего объема сделок по реализации готовой продукции (при потребительском кредите - средней стоимости реализуемых в кредит товаров), финансового состояния организации - кредитора и других факторов. Так как выбранный для предприятия тип кредитной политики является наиболее гибким, необходимо варьировать размер предоставляемого кредита в зависимости от кредитоспособности клиента. Кредитоспособность предлагается оценивать автоматически при помощи ранее рассмотренной программы, данную функцию будет выполнять бухгалтер. При этом решение о размере предоставляемого кредита будет более обоснованным.

     Стоимость предоставления кредита характеризуется системой ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию. В сочетании со сроком предоставления кредита такая ценовая скидка характеризует норму процентной ставки за предоставляемый кредит, рассчитываемой для сопоставления в годовом исчислении. Алгоритм этого расчета характеризуется формулой:

ПС_к = ЦС_н 360 / СП_к,                                                     

где ПС_к — годовая норма процентной ставки за предоставляемый кредит;

ЦС_н — ценовая скидка, предоставляемая покупателю при осуществлении немедленного расчета за приобретенную продукцию, %;

СП_к— срок предоставления кредита (кредитный период), дни.

     ПС_к = 6%*360/122 = 17

     Устанавливая  стоимость товарного (коммерческого) или потребительского кредита, необходимо иметь в виду, что его размер не должен превышать уровень процентной ставки по краткосрочному финансовому (банковскому) кредиту. В противном случае он не будет стимулировать реализацию продукции в кредит, так как покупателю будет выгодней взять краткосрочный кредит в банке (на срок, равный кредитному периоду, установленному продавцом) и рассчитаться за приобретенную продукцию при ее покупке.

     Система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями, формируемая  в процессе разработки кредитных условий, должна предусматривать соответствующие пени, штрафы и неустойки. Размеры этих штрафных санкций должны полностью возмещать все финансовые потери организации-кредитора (потерю дохода, инфляционные потери, возмещение риска снижения уровня платежеспособности и другие).

     Формирование  стандартов оценки покупателей и  дифференциация условий предоставления кредита. В основе установления таких  стандартов оценки покупателей лежит  их кредитоспособность. Кредитоспособность покупателя характеризует систему условий, определяющих его способность привлекать кредит в разных формах и в полном объеме в предусмотренные сроки выполнять все связанные с ним финансовые обязательства.

     Формирование  системы стандартов оценки покупателей  включает следующие основные элементы:

     1. Определение системы характеристик,  оценивающих кредитоспособность  отдельных групп покупателей.  Для ООО в данную систему характеристик предлагается включить объем хозяйственных операций с покупателем и стабильность их осуществления; репутация покупателя в деловом мире; платежеспособность покупателя; результативность хозяйственной деятельности покупателя; состояние конъюнктуры товарного рынка, на котором покупатель осуществляет свою операционную деятельность; объем и состав чистых активов, которые могут составлять обеспечение кредита при неплатежеспособности покупателя и возбуждении дела о его банкротстве.