Специфика проектирования систем контроля в торговле определяется рядом факторов. Чем меньше организация, тем менее формализованы разрабатываемые схемы контроля. В небольших организациях торговли руководителю достаточно наблюдения за ходом исполнения задач в соответствии с установленными стандартами. С увеличением размера организации процесс контроля усложняется. Его структуру и содержание определяют тип торгового предприятия, применяемые формы торгового обслуживания, требования внешней и внутренней среды

    Основными принципами реализации эффективного контроля являются:

1. Соответствие стратегии организации. Система контроля должна обеспечивать стратегические приоритеты организации, ключевые области функционирования. Они отражаются в стандартах контроля, отвечающих задачам, решаемым на данный момент времени.
2. Результативность контроля. Реализации этого принципа достигается за счет правильного подбора стандартов контроля, адекватно отражающих состояние предмета контроля. Следствием несоблюдения этого требования является непроизводительное расходование средств на проведение контроля. Плохо подобранные стандарты не позволяют решить ряд задач контроля. Контроль становится самоцелью как, качество обслуживания покупателей не всегда целесообразно оценивать только на основе показателя отсутствие жалоб, так как большинство покупателей предпочитает не обращаться в администрацию с претензией. Однако их недовольство качеством обслуживания может повлиять на решение воспользоваться услугами конкурентов.
3. Системность контроля. Реализуемый контроль должен органично вписываться в систему управления организацией. Контрольные функции необходимо интегрировать в функции планирования, разработку организационной структуры, распределение полномочий и ответственности, организацию процессов, труда и стимулирования персонала.

    4. Адаптивность контроля. Технология проведения контроля должна предусматривать его способность быстро перестраиваться в соответствии с изменениями, происходящими во внешней и внутренней среде предприятия, учитывать изменившиеся требования к параметрам контролируемого объекта. Отсутствие мониторинга контролирующих систем, недостаточная их гибкость может сделать контроль бессмысленным. Изменения могут затрагивать выбор самих объектов контроля, стандартов, сроки реализации контроля, частоту его проведения, выбор средств и методов проведения контроля. Так, принятие закона «О защите прав потребителей» потребовало пересмотра действующих на предприятии систем контроля, введения новых стандартов, отражающих характер взаимоотношений с поставщиками, обслуживания покупателей, оценки деятельности персонала.

5. Оптимальность контроля. Объем контроля должен быть достаточным для решения поставленных задач. Излишний контроль приводит к неэффективному расходованию средств, затрачиваемых на сбор ненужной информации, ее обработку, оплату труда персонала, осуществляющего контроль и анализирующего его результаты. Всеобъемлющий контроль может быть причиной недостаточного внимания к наиболее важным аспектам работы организации. Чрезмерный контроль порождает у персонала чувство недоверия, раздражает работников, отвлекает их внимание, ухудшает психологический климат в коллективе. Следствием недостаточного контроля могут быть упущенные выгоды, неиспользованные резервы, неэффективное расходование ресурсов, потери.
6. Экономичность контроля. Внедряемые на предприятии системы контроля должны приносить прибыль. Это означает, что затраты на разработку, внедрение и функционирование систем контроля должны быть существенно ниже эффекта, ожидаемого от его проведения.

    Перечисленные принципы принимаются во внимание при принятии решения о целесообразности внедрения той или иной системы контроля. Такой подход позволяет увеличить прибыль организации, а при возникновении проблем сохранить ее на достигнутом уровне. Определяя результативность контроля, следует учитывать прямой и косвенный эффекты. Так, контроль рациональности размещения товаров в торговом зале, контроль сохранности товаров непосредственно влияют на величину оборота. Одновременно на величину продаж будет влиять имидж организации, улучшение морально-психологического климата в коллективе [22].

    При разработке системы контроля следует  четко сформулировать его основные элементы [22]. К ним относятся:

1. Субъект контроля — специалист или группа специалистов, осуществляющих контрольные функции при наличии соответствующих полномочий.
2. Объект контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. В качестве объектов контроля могут выступать: ресурсы организации (трудовые, материальные, технические, финансовые, информационные, интеллектуальные и др.); процессы; продукты управленческого труда (решения, управленческие системы, разработки).
3. Предмет контроля — характеристики объекта контроля, подлежащие контролю (затраты, действия, сроки, результаты, качество, количество).
4. Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, выраженные в конкретных значениях показателей, регламентах, степень отклонения от которых определяется (измеряется) в процессе контроля. Стандарты могут разрабатываться специально для конкретной системы контроля или использоваться уже существующие, значение и описание которых содержатся в утвержденных планах, положениях, инструкциях, приказах, правилах, установленных процедурах выполнения операций, описаниях требований к качеству и т. д.
5. Процедура контроля — последовательность действий по проведению контроля.
6. Методы контроля — способы его проведения. При подборе методов контроля необходимо ответить на вопрос: «Как должен производиться контроль?» В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопоставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблюдения и проч.

    7. Средства контроля — все то, что используется в процессе проведения контроля. При выборе средств контроля следует ответить на вопрос: «При помощи чего будет производиться контроль?» Средствами контроля могут быть измерительные приборы, средства фиксации результатов, накопления и хранения информации, инструменты, реактивы, плановая и отчетная документация, отчеты сотрудников, сметы, бюджеты и проч.

    Выбор принципиальных положений, определяющих специфику элементов контроля, осуществляется на основе анализа ряда факторов. К наиболее значимым из них относят: особенности стратегии и организационной структуры предприятия, специфику объекта контроля, имеющиеся ресурсы, уровень зрелости персонала, политику администрации в области контроля. Политика в области контроля представляет собой основополагающие положения, которыми руководствуется персонал организации при разработке и реализации систем контроля. Они устанавливают границы принятия решений в области децентрализации отдельных функций контроля, степени его жесткости, требования к регламентирующей документации, разработки механизма стимулирования персонала, осуществляющего контроль.

    В теории менеджмента выделяют два полярных подхода к организации системы контроля — бюрократический и децентрализованный. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

    Бюрократический контроль представляет собой систему прямого иерархического контроля, встроенного в систему иерархии власти. Он предусматривает сосредоточение полномочий по контролю на вышестоящих уровнях управления. Работники низших уровней из процесса управления контролем исключаются.

    Децентрализованный  контроль представляет собой передачу части контрольных функций на нижестоящие уровни управления, вовлечение работников в процесс контроля. Такой подход базируется на целостной, сильной организационной культуре, основывающейся на принципах группового взаимодействия, солидарности, преданности интересам коллектива. Его внедрение целесообразно в коллективах, работники которых высокомотивированы, инициативны, обладают необходимой квалификацией и не нуждаются в жесткой регламентации деятельности.

    Результативность  контроля определяется ожидаемым эффектом от его внедрения. Его составляющими являются:

    - ожидаемый прямой эффект от  внедрения плана контроля — например, прирост прибыли за счет ожидаемого сокращения потерь товарно-материальных ценностей, роста оборачиваемости товарных запасов, производительности труда, снижения потерь рабочего времени и т. д.;

    - ожидаемый косвенный эффект от  внедрения плана контроля — например, прирост прибыли за счет ожидаемого увеличения спроса в результате оптимизации структуры ассортимента, качества реализуемых товаров, улучшения обслуживания [19].

    Ожидаемая дополнительная прибыль сопоставляется с расходами на проведение контроля. Решение о целесообразности внедрения данного проекта принимается я случаи, если его рентабельность не ниже установленного норматива. При низком уровне рентабельности проекта вносятся изменения в программу проведения контроля (сокращается перечень мероприятий, меняется материально-техническое обеспечение, изменяется частота проведения). Анализ результатов проведенного контроля позволяет сделать выводы о недостатках действующей системы и внести корректировки в аналогичные планы на будущее.

    Одно  из важных направлений внутреннего  контроля организации — контроль сохранности товаров. Основными  причинами недостач могут быть недобросовестное выполнение персоналом своих обязанностей, ошибки в учете, хищения со стороны покупателей (внешние) и персонала торговой организации (внутренние хищения). Контроль следует рассматривать в качестве важнейшей составляющей программы предотвращения потерь

    Потери от внешнего воровства могут быть уменьшены за счет более рационального размещения товара в торговом зале, внедрения специальных охранных систем, обучения персонала приемам распознавания и предотвращения воровства. Предотвращению внутреннего воровства будет способствовать внедрение эффективной системы найма персонала, культивирование в трудовых коллективах целостной организационной культуры, внедрение эффективной системы социальной поддержки персонала, использование специальных регламентов, следование которым позволяет предупредить нежелательное поведение. Внедрение автоматизированных систем контроля позволяет выявить нестандартные действия персонала, которые могут быть основанием для более детального изучения их поведения [16].

    Из  всего вышеизложенного следует, что структура трудовой мотивации напрямую влияет на трудовое поведение сотрудников в организации. Менеджерам необходимо изучать данный аспект, проводить анализ проявлений трудового поведения своих подчиненных сотрудников, объективно оценивать причины пассивного поведения, делать выводы и принимать решения о кадровых перестановках, обучении, предоставлении возможности роста в компании как карьерного, так и профессионального. Зная трудовую мотивацию своих сотрудников, менеджер получает мощный инструмент управления трудовым поведением подчиненных, инструмент урегулирования конфликтов и разногласий между сотрудниками и руководством. 

2 Анализ управления системой мотивации и контроля                за трудовым поведением сотрудников компании                        ООО «БЭСТ-БИР»

    2.1 Характеристика деятельности и структуры управления предприятия                                    

    ООО «БЭСТ-БИР» - оптово-розничное  торговое предприятие.

    ООО «БЭСТ-БИР» является обществом с ограниченной ответственностью, создано на основании Гражданского кодекса РФ [1] и Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» [3].

    Полнее  фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Бэст-Бир»

    Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО «Бэст-Бир».

    Единственным  участником Общества является ООО фирма  «РОМУЛ», регистрационный номер  №5134, дата регистрации 17 апреля 1996 года, зарегистрировано Новосибирской городской  регистрационной палатой 17.04.1996г., в  рессоре за № 8491.

    Место нахождения Общества: г. Новосибирск. 630102, ул. Восход, д. 1а. 
Почтовый адрес Общества: г. Новосибирск, 630084, ул. Новая Заря, д. 2а.

    Общество  создается для удовлетворения потребностей российской экономики и населения  в продукции, работах, услугах, обеспечения занятости населения общественно-полезным трудом, получения прибыли.

    В соответствии с Уставом (Приложение 1) Общество осуществляет следующие  виды деятельности:

• коммерческая, посредническая, торговая, закупочная деятельность товарами народного потребления и производственно-технического назначения, в том числе лицензионными, создание собственной сети магазинов оптовой, розничной и прочей торговли этими товарами, создание оптовых баз и складов, оказание складских услуг;
• издательско-полиграфическая деятельность, выпуск и распространение печатной продукции и других средств массовой информации;

    - инвестиционная деятельность, операции с ценными бумагами, оказание юридических услуг;

    - закупка, оптовая и розничная  реализация горюче-смазочных материалов;

• строительные, ремонтно-строительные, проектные, проектно-изыскательские, электромеханические монтажные и пусконаладочные работы;
• организация промышленного производства, разработка, выпуск и реализация товаров народного потребления, продукции производственно-технического и бытового назначения;
• проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и проектно-изыскательских работ, подготовка и внедрение научных идей и разработок в практику;
• производство, заготовка, переработка, сельскохозяйственной продукции, организация общественного питания;