Шпаргалка по "Менеджменту"

• Державний герб України; емблема підприємства; зображення нагород; код підприємства, установи; код документа; назва міністерства або відомства; назва підприємства; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату документа, що надходить; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначення про контроль; текст; позначення про наявність додатку; підпис; гриф погодження; візи; печатка; позначення про завірення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; позначення про виконання документа і направлення його у справу; позначення про перенесення даних на машинний носій; позначення про надходження.

 

66. Оформлення документів з особового складу

Документація  з особового складу — це сукупність документів з обліку персоналу підприємства.

У невеликих  підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде керівник.

Основні документи, які складаються в  процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи  громадян — дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують у особові  справи.

Для підприємств  затверджено уніфіковану систему  первинної облікової документації, до складу якої входять документи  з обліку особового складу До таких  документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»; форма  № Т-4 «Облікова картка наукового  працівника»; № Т-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу»; № Т-6 «Наказ (розпорядження) про  надання відпустки»; № Т-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового  договору» та деякі інші.

Накази  з особового складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку  кожного календарного року (дод. Д). До порядкового номеру наказу додають  букви «о/с» (особовий склад), наприклад: «Наказ № 15 о/с». Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють  в окремі групи («Накази про відрядження», «Накази про надання відпусток»), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від  інших наказів з персоналу  ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах  з особового складу пункти розміщують, як правило, у такому порядку: призначення  на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін. Пункти мають  порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами.

У кожному  пункті наказу рекомендується вказувати, які документи були підставою  для його видання.

Накази  з особового складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.При оформленні наказів  необхідно додержувати вимог  і правил, що забезпечу-, ють їх юридичну силу. Обов'язковими в них мають бути такі реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника підприємства.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають  і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду  з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває  сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу можуть визначати  свої строки набуття його сили.

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення  з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації  підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Формулювання  у наказах і трудових книжках  мають відповідати вимогам про  працю і містити посилання  на відповідні статті законодавства.

 

67. Робота з документами  власного архіву

Як правило, офіційні документи у керівника  не зберігають. До виконання їх зберігають у виконавця, після — у справі.

До власного архіву керівника, як правило, входять  такі документи:

• копії  деяких внутрішніх документів (наказів, актів, протоколів, довідок, службових  і доповідних записок), які керівник вважає за необхідне зберігати певний час на своєму робочому місці, а також  копії деяких документів, виготовлені  за його вказівкою (оригінали або  завірені копії цих документів зберігають у справах, що формуються у підрозділах  згідно з номенклатурою справ);

• копії  деяких вихідних листів та інших документів, підписаних керівником (завірені їх копії  також зберігають у структурних  підрозділах);

• підготовчі і чорнові матеріали деяких документів;

• примірники текстів доповідей, довідок, службових  записок та інших документів, у  підготовці яких брав участь керівник;

• особисті документи (довідки, грамоти, характеристики, посвідчення, дипломи) і документи  власного походження (звернення, заяви, листи, анкети) та ін.;

• різні  публікації і матеріали до них;

• відбитки друкованих видань;

• витяги і вирізки з періодичної преси  і книг, фотографії;

• документи  творчої діяльності керівника (рукописи, рисунки, креслення та ін.);

• власне листування;

• відгуки, рецензії;

• робочі блокноти, зошити із записами, зробленими під час відряджень, відвідання виставок, експозицій, на засіданнях, нарадах;

• проспекти  виставок, інститутів, підприємств  і подібні до них видання, переклади  іноземних джерел; запрошення, проспекти  семінарів, нарад та інші документи.

З цією метою  документи власного архіву розподіляють за окремими групами (комплексами), їх систематизують за ознаками таких архівів:

1. Тематичний  або предметно-запитальний (соціальний  розвиток підприємства, форм організації  праці, закордонні відрядження,  громадська робота та ін).

2. Авторський (кореспондентський) — документи  міністерства і об'єднання, НДІ,  КБ, проектних і громадських організацій,  власні документи та ін.

3. Хронологічний  (документи, розподілені за певними  періодами).

4. Номінальний  (інструкції, рішення, накази, листи,  проекти, кошториси, договори, доповіді).

5. Географічний (по регіонах України, інших  країнах).

6. Алфавітний (у цьому разі використовують  прізвища авторів, назви установ  і адміністративно-територіальних  одиниць, об'єктів, предметів).

Документи власного архіву керівника, як правило, накопичуються у справах протягом кількох років, тобто формування справ відбувається за мірою надходження  документів. Першими у ній розміщують заголовки справ, які найчастіше використовує керівник. Перелік зберігають у зручному для огляду місці (під склом, у робочому щоденнику, на внутрішній поверхні дверцят шафи або боксу для документів та ін.). У переліку справ доцільно вказувати дату початку кожної справи. Це суттєво полегшує використання справ і пошук документів у них. З метою полегшення пошуку відомості про окремі документи або їх групи, об'єднані будь-якою ознакою, фіксують на картках — вказують найважливіші пошукові ознаки документа (автор, дата, питання) і назву або індекс папки, де він зберігається.

 

68. Робота з вихідними документами

Вся вихідна кореспонденція має  опрацьовуватися та відправлятися  централізовано кан-целярією підприємства, як правило, у день одержання від  структурних підрозділів або  на-ступного дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

•          правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

•          правильність зазначення адреси кореспондента;

•          наявність всіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

•          наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

•          наявність на документі позначки про додатки;

•          відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один

конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів. Якщо оригінал до-кумента підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки ставиться штамп «Пі-длягає поверненню».

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах  — авторах цих документів. Підрозділам  надсилаються другі примірники.

Документи, які адресуються постійним  кореспондентам, рекомендовано відправляти  у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь  друкарсь-ким способом.

Основні правила відправки вихідної документації (кореспонденції):

•          відправлення або передача працівникам фірми документів без їх реєстрації в канцеля-рії недопустима;

•          у разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується но-мер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс;

•          можливе використання конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому, щоб місце написання адреси на листі відповідало розмірам віконця;

•          у правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказується порядок надси-лання і особливості вкладеної кореспонденції;

•          документи, що доставляються кур’єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі;

•          створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідають технічним вимогам зберігання носіїв записаної на них інформації;

•          копія супровідного листа підшивається до справи на загальних підставах;

•          вся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у конкретно визначені для цього години, встановлені інстру-кцією з діловодства конкретної установи.

 

 

69. Ділові контакти в діяльності менеджера

Здатність вести діалог, наукову дискусію або  невимушену бесіду, відкрито і гостро полемізувати, слухати і розуміти опонента, аргументовано, переконливо  і відверто відстоювати свої позиції, не принижуючи при цьому інших, вміти  переконувати - далеко не повний перелік  якостей, необхідних сучасному менеджеру.

Дослідженнями встановлено, що ділові зв’язки, що здійснюються у формі прямих контактів керівника, потребують не менш як 70 % його робочого часу.

Форми таких  контактів різні - інструктаж, прийом відвідувачів, відвідування робочих  місць підлеглих, видавання завдань, звіти про їх виконання та ін. Нерідко такі контакти називають  “діловими бесідами”.

Підготовка  до ділових контактів

Планування  може здійснюватися на тиждень, місяць, квартал, йдеться тут не про план або графік, хоча і їх не виключають. Керівник повинен знати з ким, коли, де і з якою метою він  передбачає зустрітися за своєю ініціативою, очікувані результати зустрічі, заходи щодо їх підготовки.

Кожній  зустрічі і бесіді обов’язково має  передувати попередня домовленість. Ініціатор зустрічі, як правило, готується  до неї заздалегідь, чітко уявляючи мету, до якої прагне, ресурси, які можуть бути використані для її досягнення, та ін. Друга сторона таких переваг  не має. Повідомлення дасть змогу  підготуватися до бесіди, провести консультації, запросити спеціалістів, підготувати документи, скоротити  під час зустрічі пояснення, спланувати свій час. Крім того, несподівана поява  відвідувача порушує заздалегідь  спланований розпорядок робочого дня, вносить поспіх, дезорганізовує працівників.

Учасникам зустрічі слід повідомляти, коли вона почнеться і скільки часу триватиме. Змінювати час проведення того або  іншого заходу можна тільки як виняток. У цьому випадку усім його учасникам  повідомляють про це, бажано із зазначенням  причини зміни.

Сучасний  керівник має бути пунктуальним. Пунктуальність - один з найважливіших факторів поваги, довіри, успіху.

Безпосередня  підготовка зустрічі або бесіди може включати:

• визначення її мети;
• підготовку плану проведення;
• прогноз результатів з урахуванням мети і особливостей співрозмовника (групи).