Шпаргалка по "Менеджменту"

Виходячи з аналізу сучасних умов функціонування організації і  реалій економічного життя менеджерам, передусім вищої ланки управління, необхідні такі якості:

1. Ділові якості:

- високий рівень фахової компетентності, навички моделювання,

- підприємництво, що полягає в  активності, ініціативності, самостійності,  гнучкості, умінні ефективно розвивати  діяльність, відкритості для сприйняття  альтернативних точок зору, умінні  піти на виправданий ризик,

- винахідливість і спроможність до інновацій (творча особистість підготовлена до роботи в умовах непевності)

- високий рівень діловитості,  включаючи організованість і  зібраність у роботі, інтерес  до неї, підвищену працездатність, чітке виконання обіцянок;

- розуміння природи сучасних управлінських процесів і підходів;

- уміння працювати із сучасними  інформаційними технологіями і  засобами комунікації; - постійне безупинне удосконалювання знань; - ораторські здібності й уміння виражати думки; - здатність налагоджувати стосунки між організацією і її клієнтами, управляти ресурсами, планувати і прогнозувати їх використання;

2. Особисті якості:

- уміння спілкуватися з людьми, включаючи володіння психологічним тактом і психологічною інтуїцією, спроможність прваблювати до себе людей, установлювати партнерські відносини, ефективно використовувати знання інших людей;

-  високі моральні якості - чесність, скромність, порядність, висока вимогливість  до себе й інших, розвинуте  почуття відповідальності, принциповість,  надійність у ділових контактах,  неупередженість, безкорисливість,  лояльність;

- прагнення впливати на розвиток подій у своїй організації (підрозділі), впевненість у собі; - емоційна врівноваженість (самоконтроль і спокій у складних і стресових ситуаціях); - спроможність доводити почату справу до кінця, наявність розумних особистих цінностей і чітких особистих цілей;

-  спроможність до самооцінки  власної діяльності

3. Організаторські здібності, що  дозволяють створити, згуртувати  і мобілізувати колектив.

4. Концептуальні здібності - уміння  відчувати зв'язок між організацією  і середовищем і бачити систему  організації як єдине ціле:

- широта поглядів, глобальний підхід;

- довгострокове передбачення і гнучкість.

5. Освіченість - наявність профільного  вищої освіти і високий рівень  загального розвитку.

6. Досвід практичної роботи і  управління в профільній сфері

7. Соціальна активність - менеджери  повинні бути активними, товариськими  за

межами організації, мати високий  соціальний і політичний статус, мати велику кількість важливих зв'язків  і ділових контактів, мати розвинуту  інтуїцію й уміння визначати загальний  напрямок діяльності організації, бути їй відданими.

Слід зазначити, що вимоги до керівників не є постійними, а змінюються в  міру розвитку організації і оточуючого середовища.

 

36. Підготовка й проведення нарад.  Регламент нарад

Підготовка і проведення нарад

Матеріали до нарад повинні бути гранично лаконічними і добре  ілюстрованими (таблицями, графіками, діаграмами й ін.).

У ході доповіді (повідомлення) доповідач  виносить на обговорення тільки основні  проблеми (питання), що виникли в  звітному періоді, проекти рішень щодо усунення їх негативних наслідків і  недопущенню виникненню надалі, основні  напрямки подальшого розвитку.

У процесі проведення наради учасникам  можуть даватися додаткові матеріали  на паперових або електронних  носіях.

Регламент нарад.

Регламент наради пропонується особою, що веде нараду (головуючим) і приймається  колегіально учасниками шляхом голосування. Якщо для обговорення питання  порядку, проблеми або пропозиції учасника потрібно більше часу на обговорення, чим вище зазначено, то головуючий повинен вибрати один із таких варіантів:

- організувати форум, анкетне або тестове опитуванння;

- призначити спеціальну нараду;

- організувати робочу групу для додаткової проробці питання;

- провести мозковий штурм або круглий стіл.

 

 

 

37. Протоколювання  нарад. Порядок прийняття колективних  управлінських рішень

Протокол  нарад оформлюється в терміни, зазначені  в положенні про відповідний  колегіальний орган і передаються  в управління справами для їх наступного розсилання і контролю виконання.

Протоколи наради ведуться та оформлюються у  той же день після наради, розсилаються учасниками і їх виконання контролюється  відповідальними секретарями.

Протоколювання  нарад може містити в собі наступні етапи:

1. Планування наради. На цьому етапі проводяться наступні дії:

• Установка параметрів наради, формування повістки наради і визначення списку учасників.
• Узгодження й затвердження пунктів повістки наради (необов'язковий етап).
• Розсилання повідомлень (запрошень) і ознайомлення передбачуваних учасників з пунктами повістки наради.

2. Підготовка й узгодження матеріалів, візування питань порядку денного які будуть розглядатися на нараді (необов'язковий етап).

3. Протоколювання й виконання ухвалених рішень. На цьому етапі проводяться наступні дії:

• Протоколювання виступів по питанням відповідачів та опонентів
• Прийняття та протоколювання рішень
• Друк протоколу, витягу з протоколу

Наради  можуть переноситися й відмінятися. Також можливі ситуації, коли наради не проводяться по яким-небудь причинам, і заздалегідь про це нікому не відомо - ця можливість також може бути зафіксована в картці наради.

Менеджерська  практика дала змогу визначити такі 3 методи прийняття управл. рішень: - неформальні, - колективні, - кількісні.

Управл.рішення  можуть прийматися методом «мозкової атаки» або «мозкового штурму». Сутність цього методу полягає у тому, що коли треба вирішити складну проблему,то збирається група людей, які пропонують своїх рішення. Умовою цього методу є створення обставин,що сприяють вільному висловленню спонтанних пропозицій. причому тут відхиляти або критикувати ідею забороняється,якою б вона не була фантастичною. Потім всі ідеї записуються і аналізуються спеціалістами. Метод Дельфі базується на прийнятті рішення шляхом багаторівневої процедури анкетування. Після кожного туру дані анкетування доопрацьовуються,одержані результати повідомляються експертам з визначенням розміщення оцінок. Метод «кінчісио» використовується японськими орг-ми. Сутність цього методу полягає у тому,що на розгляд особам за списком,складеним менеджером,передається проект рішення. Кожен з них повинен розглянути його і надати свої зауваження у письм.формі. після цього менедж. Проводить нараду із запрошенням тих спеціалістів,думка яких не зовсім зрозуміла. Експерти вибир.своє рішення відпов.до індивідуальних переваг,а якщо вони не співпадають,то перевагу віддають за допом.таких принципів:

- принцип більшості голосів - принцип диктатора (в основу береться думка однієї особи групи) - принц.Парето (коли треба прийняти рішення в умовах об’єднання експертів в одній групі і їм невигідно змінювати умови відразу всім членам групи) - принц.Курно (у експертів нема однієї думки,їм пропонується знайти компромісне рішення ,щоб не уразити інтереси кожного з них) - принц.Еджворіо (група експертів складся з кількох коаліцій,і кожній з них невигідно змінювати своє рішення. Рішення можна прийняти на основі  знання переваг коаліцій і не наносячи втрат)

 

38. Основні  реквізити ділового листа

 

Службовий лист – один із засобів обміну інформацією  і оперативного управління процесами  службової діяльності.

До складання  листів ставляться ті ж вимоги, що і  до інших службових документів.

Лист  – це узагальнююча назва різних за змістом документів, які пересилаються  поштою (факсом). Зміст листа загалом  індивідуальний. Листи мають бути як правило, присвячені одному питанню. Реквізити (складові частини) всіх листів такі:

• назва й адреса установи відправника листа;
• номер і дата;
• назва й адреса одержувача;
• заголовок;
• номер і дата листа, що є підставою для складання відповіді;
• текст;
• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;
• підпис керівника.

У нижньому лівому куті пишеться прізвище виконавця  і номер його телефону, а також  робиться відмітка про виконання  документа і направлення його до справи.

Якщо  лист готується не на бланку, тоді для  кутового штампа залишають місце  – 15 міжрядкових інтервалів.

У листах повинні бути вірно вказані складові частини реквізиту „адресат” (одержувач  листа):

- фірма; - структурний підрозділ; - посада; - прізвище та ініціали; - поштова  адреса одержувача.

При складанні  ділових листів треба використовувати  такі правила:

1. Писати  коротко. 

2. Використовувати  прості слова. 

3. Звертатись  до конкретної особи, а не  до невизначеної групи людей. 

4. Для  вираження своєї думки треба  стимулювати увагу адресата і  стимулювати його дії: увага,  інтерес, прохання, дія. 

5. Використовувати  у листах розмовне викладення.   

Листи з  фінансових питань підписує керівник і головний бухгалтер організації. Листи, які надають гарантії, засвідчуються  печаткою організації. 

 

39. Ролі менеджера

 

Роль - це очікуваний набір дій або поведінки, що обумовлені роботою. Класифікацію та опис управлінських ролей менеджера дав відомий фахівець з менеджменту Г. Мінцберг.

Характеристика управлінських  ролей менеджера

Роль	Опис	Характер діяльності за матеріалами  обстеження роботи керівників
Міжособисті ролі
Головний керівник	Символічний голова виконує звичайні обов’язки правового чи соціального  характеру	Дії, що визначаються положенням, клопотання
Лідер	Відповідальний за мотивацію й  активізацію підлеглих, за набір, підготовку працівників і пов’язані з  цим обов’язки	Фактично усі управлінські дії  за участю підлеглих
Сполучна ланка	Забезпечує роботу мережі зовнішніх  і внутрішніх контактів і джерел інформації, що надають інформацію і надають послуги	Листування, участь у зовнішніх нарадах, інша робота із зовнішніми організаціями  й особами
Інформаційні ролі
Приймач інформації	Одержує спеціалізовану інформацію (в  основному поточну) для використання в інтересах справи; виступає як центр зосередження внутрішньої  і зовнішньої інформації, що надходить  в організацію	Обробка всієї пошти і контакти, пов’язані переважно з одержанням інформації (періодичні видання, ознайомлювальні  поїздки, Інтернет, бесіди та ін.)
Розповсюджувач інформації	Передає інформацію, отриману із зовнішніх  джерел або від інших людей  членам організації; частина цієї інформації носить чисто фактичний характер, інша вимагає інтерпретації фактів	Розсилання пошти по організаціях з метою одержання інформації, вербальні контакти для передачі інформації підлеглим (огляди, бесіди)
Представник інформації	Передає інформацію для зовнішніх  контактів щодо планів, політики дій, результатів роботи організації, діє  як експерт з питань даної галузі	Участь у засіданнях, звертання  через пошту, усні виступи, передача інформації до зовнішніх організацій  й інші осіб
Ролі, пов’язані з прийняттям рішень
Підприємець	Вишукує можливості у межах самої  організації і за її межами, розробляє  і запускає проекти змін, контролює  розробку проектів	Участь у засіданнях з обговоренням стратегії, аналіз ситуацій, що включає  ініціювання або розробку проектів удосконалення діяльності
Той, що ліквідує перешкоди	Відповідає за корегувальні дії, коли організація має важливі та несподівані  перешкоди	Обговорення стратегічних і поточних питань, включаючи проблеми і кризи
Той, що розподіляє ресурси	Відповідальний за розподіл різноманітних  ресурсів організації, що фактично полягає  у прийнятті або схваленні  усіх значних рішень в організації	Складання графіків, дії, пов’язані  зі складанням і виконанням бюджетів, програмування роботи підлеглих
Ведучий переговори	Відповідальний за представництво організації  на усіх важливих переговорах	Ведення переговорів

 

 

40. Реквізити  та правила написання протоколів

 

Протокол  — це документ, який фіксує хід обговорення  питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях та на засіданнях колегіальних органів. Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту.

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняття рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен  бути зміст всіх виступів за кожним питанням порядку денного. Протоколи ведуть:

• посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;
• особи вибрані на засіданні — секретарі, секретаріати.

Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, проведених під час засідання. У протоколі висвітлюються всі думки, які висказані у процесі обговорення, точки зору та заяви, а також всі прийняті рішення. У комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Види протоколів:

• Стислі (фіксують порядок денний, прізвища доповідачів та виступаючи, прийняті рішення),
• повні (фіксують окрім питань та рішень, короткі  записи виступів доповідачів та учасників),
• стенографічні (фіксують весь хід засідання дослівно).

Протокол має такі реквізити: найменування організації (за потребою); назва виду документа (протокол); дата, місце проведення зібрання; індекс; гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок; порядок денний; питання; текст; підписи керівників зборів, нарад, голови та секретаря.

Текст протоколу  складається із вступної та основної частини. У вступній частині після  слова "Присутні" вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених осіб (якщо їх більше 15, до протоколу додається список присутніх). У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх загальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку. Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посаду. Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища, ініціали. Після цього нижче розміщують порядок денний засідання. Питання у порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Текст кожного розділу розміщується за схемою:  СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ. Формулювання рішень повинно носити розпорядчий стиль без подвійного тлумачення. Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу (зборів, наради), а якщо воно проходить кілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску. Протоколи спільних засідань мають дробний номер з відповідними номерами протоколів різних органів, які брали участь. Протокол підписують голова і секретар зборів або засідання. До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки тощо. Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини із нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на основі протоколу. Протоколи зберігаються не менше 10 років, а потім передаються в архів.