Шпаргалка по "Менеджменту"

 

41. Трудомісткість  управлінської праці. Нормування  праці

 

Нормування праці – це встановлення міри витрат праці на виконання визначеного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах. Задачею є визначення трудомісткості робіт і необхідної для їх виконання чисельності працівників.

До нормування управлінської праці  є наступні вимоги: встановлення науково обгрунтованої системи нормування праці; розширення сфери застосування нормування праці; удосконалення норм і нормативів на основі досягнень наукової  організації праці; зниження витрат праці на розробку нормативних матеріалів.

З урахуванням специфіки праці  менеджера доцільно виділити наступні види норм:

• норми керованості (кількість працівників, якими найбільш ефективно може управляти керівник) – для керівників;
• укрупнені нормативи чисельності (типові структури апарату управління), тобто чисельність працівників, необхідна для повного і якісного виконання робіт у визначених організаційно-технічних умовах – для фахівців;
• нормативи часу й обслуговування (визначаються у залежності від трудомісткості робіт) – для технічних виконавців.

Виділяють наступні методи нормування управлінських робіт:

1)метод  аналогів: встановлюються нормативи  витрат часу за аналогією з  передовими організаціями; 

2) методи  прямого нормування: використовуються  для визначення нормативів постійно  повторюваних робіт; 

3) методи  непрямого нормування: враховують  вплив різних факторів на навантаження  службовців.

Для аналізу змісту роботи менеджера  необхідно здійснювати класифікацію робіт, що ним виконуються:

• за змістом: комплексні, економічні, технічні тощо;
• за характером спонукальних причин: за власною ініціативою, з ініціативи підлеглих, з ініціативи зверху;
• за періодом, що охоплює управлінську діяльність: коротко-, середньо- та довгострокові:
• за характером виконуваної діяльності: збори, наради; прийом відвідувачів; обхід тощо.

З метою удосконалення організації  управлінської праці необхідно  проводити аналіз витрат робочого часу за допомогою наступних методів:

• порівняння фактичних витрат часу по кожному виду робіт з нормативами;
• метод порівняння фактичних витрат часу даного менеджера із середніми витратами часу інших менеджерів того ж рівня;
• хронометраж;
• метод спрощених спостережень;
• фотографія робочого часу.

 

42. Організація  діловодства на підприємстві

 

Раціональна організація діловодства дає  змогу забезпечити ефективний обмін  інформацією на підприємстві і прийняття  обґрунтованих управлінських рішень. Відомі три організаційні форми діловодства:

1) централізована: застосовується у великих підприємствах  з великим документообігом. вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах.

2) децентралізована: передбачає виконання усіх операцій  з документами в структурних  підрозділах підприємства, якщо  вони територіально роз'єднані. Ця  форма забезпечує оперативне  і якісне виконання операцій  з документами. Однак вона передбачає  наявність діловодного персоналу  і технічних засобів у структурних  підрозділах і тому є неекономічною;

3) змішана:  найбільш поширена у підприємствах  торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій  роботи з документами (приймання,  відправлення, реєстрація, контроль  виконання) покладено на спеціалізовані  службу, а решту операцій (складання  документів, поточне їх зберігання, формування справ) виконують структурні  підрозділи.

Основними вимогами до раціональної організації документообігу у підприємствах  є:

1) прямоточність  руху потоків документів, що передбачає  прямий шлях проходження документації  до одержувача;

2) виконання  принципу одноразового перебування  документа в одному структурному  підрозділі або в одного виконавця;

3) додержання  принципу паралельності —- в  разі потреби одночасної роботи  з документом кількох структурних  підрозділів або виконавців його  необхідно копіювати.

Основні напрямки удосконалення діловодства  і документообігу у підприємствах:

1. Стандартизація — встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

2. Уніфікація тексту документів. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:

а) анкета — спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою множувальної техніки.

б) трафарет — спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів.

в) таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію — заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа.

3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп 'ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства.

 

43. Структура наказу

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими.

Реквізити:

1. Повна  назва установи, де видається  наказ.

2. Назва  документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва  (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).Текст наказу складається,  як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

Структура тексту наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки тощо):

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз  у тексті наказу вказується  повністю) особи, яка зараховується  (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва  посади (структурного підрозділу), на  яку зараховується особа (з  якої на яку переводиться, з  якої звільняється).

3. Дата  зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписання  наказу керівником установи.

4. На  яких умовах (за контрактом, на  постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом  тощо).

5. Особливі  умови (скорочений робочий день, неповний робочий тиждень, матеріальна  відповідальність тощо).

6. Форма  оплати праці (відповідно до  штатного розкладу, погодинна тощо).

У таких  наказах після тексту обов’язково  вказується підстава:

1. Для  зарахування на посаду — заява  особи, яка зараховується на  посаду, згода керівника структурного  підрозділу тощо.

2. Для  звільнення з посади — заява  особи, яку звільняють (за власним  бажанням, у зв’язку з виходом  на пенсію, ліквідація, реорганізація  установи тощо з посиланням  на відповідні статті КЗпП  чи/та інші закони).

3. Для  переведення з, однієї посади  на іншу — заява особи, яку  переводять, або відповідні статті  КЗпП тощо.

4. Особа,  яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися  зі змістом наказу, розписатися  в оригіналі й зазначити дату  ознайомлення з документом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

44. Стандарти оформлення ділових  листів

 

Крім цього, у діловій практиці прийняті визначені стандарти оформлення ділових листів.

  Правильно складені ділові листи і службові записки будуються за однаковою схемою: початкові рядки привертають увагу (V), одна або дві пропозиції, що випливають з листа, збуджують інтерес (I) читача, у наступних двох абзацах висловлюються прохання (P), а остання частина змушує читача діяти (Д).

Схематично це рекомендується у  виді формули:

 

VIP+Д

Основні вимоги до ділового листа:

• індивідуальність звертання, точність найменування організації-адресата
• чіткість і стислість викладення
• присвячення одній темі
• повнота інформації
• конкретність пропозицій
• переконливість і ввічливість

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

45. Атестація працівників митних  органів. Щорічна оцінка.

Атестація - це оцінка досягнутих працівником результатів в його професійній діяльності.Атестація на митниці проводиться лише атестаційною комісією. Атестація проводиться один раз на три роки. Атестації підлягають державні службовці усіх рівнів, в тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх посадові обов'язки не змінилися. Не підлягають атестації державні службовці, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік. Жінки, які перебувають у відпустці по вагітності, пологах і догляду за дитиною, проходять атестацію не раніше ніж через рік після виходу на роботу. Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

Для проведення атестації наказом начальника митниці  утворюється комісія у складі у складі голови, секретаря та членів комісії. Головою комісії призначається заступник керівника митного органу. До складу комісії включаються керівники структурних підрозділів, де працюють державні службовці, представники кадрової та юридичної служб. Керівник може залучати до роботи в комісії незалежних експертів. Атестаційна комісія приймає одне з таких рішень:

• відповідає займаній посаді;
• відповідає займаній посаді за умови виконання рекомендацій щодо підвищення кваліфікації з певного фахового напряму, набуття навичок роботи на комп'ютері тощо;
• не відповідає займаній посаді.

Організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на підрозділ кадрової роботи відповідного митного органу.

Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий  період, оцінювання, співбесіда безпосереднього  керівника з посадовою особою та підписання ними результатів обговорення  оцінювання, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап. Підготовчий період включає аналіз посадовою особою та її безпосереднім керівником виконання обов'язків та завдань, визначених у її посадовій інструкції, положенні про структурний підрозділ, наданих окремих доручень, завдань у звітний період, а також установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.Оцінювання здійснюється посадовою особою шляхом самооцінки посадовою особою та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до бланка щорічної оцінки.

 За результатами самооцінювання і оцінювання безпосереднім керівником виставляється підсумкова оцінка та може бути: низька - посадова особа повинна поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результатів її роботи; задовільна - посадова особа досягла певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання своїх обов'язків, і повинна спрямовувати свою діяльність на ті складові, які примушують керівника часом вносити корективи в результати роботи; добра - посадова особа досягла помітних результатів володіння навичками й уміннями, унеможливила необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямувала зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень; висока - посадова особа перевищила очікувані результати, виявила ґрунтовні знання і навички, застосувала інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

 

46. Вимоги до працівників ДМСУ

Основною вимогою є наявність  вищої освіти.

Державний службовець повинен володіти знаннями в області теорії управління, конституційної, адміністративної і  інших галузях права, що належать до їх посад.

З одного боку, до посадової особи  митниці пред'являється вимога бути неперевершеним фахівцем у вузькій  сфері своєї діяльності, обумовленої  підрозділом, в якому вона служить. З іншого боку, в непередбаченій ситуації інспектор митниці зобов'язаний проявити здатність представити  в своїй особі митний орган, тобто  одну з гілок виконавчої влади, не залежно від того, посаду якого  рівня він обіймає.