Шпаргалка по "Менеджменту"

При цьому  меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними  і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має  забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера  передбачає:

• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
• розміщення предметів праці на робочому місці у певному по рядку.

Для кабінету використовують кімнати з природним  освітленням прямокутної форми  з співвідношенням сторін 1 : 1,3 або 1:1,5 і гранично 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат - 3,25, ширина - 3 м. Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м2. Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення - слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий. Робоче місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

62. Планування робочого місця  менеджера

Планування  робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і  естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Робоче місце керівника складається  з трьох функціональних зон:

• робочої зони;
• зони нарад;
• зони відпочинку.

До набору меблів для робочої  зони, як правило, входить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна  використати такі рекомендації:

• письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;
• вхідні двері повинні бути в поні зору менеджера;
• бажано, щоб вікно було зліва;
• письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;
• меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;
• якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;
• якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;
• робоче крісло, письмовий стіл і стіл приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

У зоні нарад  розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій  частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

При розміщенні предметів і засобів праці  безпосередньо на письмовому столі  або тумбі доцільно враховувати  такі рекомендації:

• не тримати на столі нічого зайвого, а тільки все необхідне;
• все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування предметів у ящиках письмового столу;
• усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути виробити оптимальну їх послідовність;
• кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним; письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;
• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук; комп’ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;
• засоби зв’язку (телефони, викличні і переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;
• канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

 

 

63.Використання технічних засобів  управління в роботі менеджера

На робочому місці менеджера  можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ- складання і редагування текстових документів, диктофони – підготовка документів, записування вказівок,, фіксування інформації, записування ходу нарад. В цілому за допомогою диктофону за одиницю часу виконується на 40-50 % більше роботи, ніж при “ручному” записуванні.

Робота  з диктофоном сприяє підвищенню культури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого мовлення, точності й однозначності визначень.

Диктофони можна використовувати централізовано. При цьому застосовується телефонна  мережа, до якої їх підключають. Якщо необхідно  записати хід наради чи оперативно одержати стенограми за допомогою диктофонного бюро, використовують так звану “парламентську систему записування наради”. При  цьому запис здійснюється 5 хв. першим диктофоном, потім підключають другий, а секретар починає розшифровувати і друкувати перший запис. Через 5 хв. підключають третій диктофон і  другий секретар приступає до розшифровування  і друкування чергового запису.

Засоби для виконання креслярських робіт. прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів. За мірою комп’ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повинна бути введена в пам’ять персональної ЕОМ. У зв’язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

Засоби обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв’язку  і сигналізації. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

За допомогою  факс-зв’язку можна передавати будь-яку  документальну інформацію - друковані, рукописні тексти, газети, схеми, графіки, фотографії. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передавання  і приймання.

Засоби відображення аудіовізуальної  інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять наради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно- і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апаратурою й екраном.

Робоче  місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдями. До комплекту таких засобів можуть входити калькулятор, канцелярське приладдя, електронні годинники, лічильно-довідкові лінійки, лотки для документів і канцприладдя, діловий блокнот, олівці, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка для склеювання, папір для нотатків, скріпки, папки із затискачами, картки, картотечні ящики, різнокольорові рейтери тощо.

 

64. Суть і види управлінських  документів

Фіксування  інформації є обов’язковим елементом  управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього  немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними  носіями зафіксованої інформації є  документи. Документи розглядають  як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Управлінський документ - це документ, який містить  відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в  управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками:

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1. документи на паперовій основі (письмові, графічні);

2. документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

II. За походженням документи поділяють на:

1. офіційні (службові) 2. особисті (іменні)

III. За видами діяльності розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі документи;

2. документи з фінансово-розрахункових питань;

3. документи з постачально-збутових питань;

4. документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1. прості (звичайно містять одне питання); 2. складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1. зовнішні - вихідні , вхідні; 2. Внутрішні.

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1. внутрішні вхідні; 2. зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1. термінові документи; 2. нетермінові документи.

 

IX. За формою документи бувають:

1. індивідуальні; 2. типові; 3. трафаретні.

 

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1. рукописно-друковані; 2. графічні; 3. фотокінодокументи; 4. звукові.

 

XI. За строками розрізняють документи:

1. постійного зберігання; 2. довгострокового зберігання; 3. тимчасового зберігання.

 

XII. За стадією утворення розрізняють:

1. оригінали документів; 2. чернетки; 3. копії документів: відбиток, витяг, дублікат.

ХIIІ. За ступенем гласності розрізняють:

1. секретні документи

2. документи для службового використання

3. звичайні документи

65. Система документації в управлінні

Документація  — це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов'язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації:

1) нормативно-технічна -комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської  документації (ЄСКД), УніфікованаА система  документації (УСД);

2) проектна  — документи, які використовують  при проектуванні підприємства  — будівельні норми і правила,  норми технологічного проектування  та ін.;

3) конструкторська  (технічна) у вигляді графічних  (креслення, схеми) і текстових  (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного  обладнання) документів;

4) виробнича  (технологічна) — технологічні карти,  схеми, збірники рецептів страв  і кулінарних виробів.

Інформація  про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій  документації, яку використовують для  оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид  документації передбачає організаційні  документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють  спеціальні види документації, які  відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську  та ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують спеціальні бланки. Бланк — це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації. Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках. На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства. 
Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному  підприємстві або в установі використовують два види бланків — для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих  документів. При складанні і оформленні документів використовують реквізити. 
Реквізит — елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром. До реквізитів документа належать: