Ответы на вопросы

 

36Концепция контроллинга. Цели, структура, функции и виды контроллинга. 

 Концепция  контроллинга является стержнем, вокруг которого должны быть объединены основные элементы организации и управления деятельностью предприятия, а именно:

-все категории  бизнес-процессов и их затраты;

-центры ответственности  предприятия;

-системы планирования  и бюджетирования, формируемые на  основе центров ответственности предприятия;

-система управленческого  учета, построенная на основе  центров ответственности и их  бюджетов;

-система стратегического  управления, основанная на анализе  цепочки ценностей, анализе стратегического  позиционирования и анализе затратообразующих факторов;

-информационные  потоки (документооборот), позволяющий  оперативно фиксировать текущее  состояние выполнения бюджетов  центров ответственности;

-мониторинг  и анализ результатов финансово-хозяйственной  деятельности предприятия;

-выявление причин отклонений и формирование управляющих воздействий в рамках центров ответственности.

Основная цель контролинга - ориентация управленческого  процесса на достижение всех целей, стоящих  перед предприятием.

Современный менеджмент разделяет цели предприятия на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому контроллинг позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стратегических, так и оперативных целей деятельности предприятия. Следовательно, контроллинг как система включает в себя два основных аспекта: стратегический и оперативный.

 

 

37. Информационно-коммуникационная  модель управления. Информационные  функции управляющей подсистемы. 

С точки зрения подхода  к реализации контроль делится:

1. внешний - осуществляется руководством или спец. сотрудниками - контролерами

2. внутренний - исполнители  сами следят за своей работой  или ее результатами и вносят  по мере необходимости коррективы  в собственную деятельность.

Главная цель внутреннего  контроля - своевременно обнаружить проблемы и найти пути их решения, а не поймать кого-то за руку и наказать.

Элементы контроля как непосредственного процесса:

1. установление стандартов деятельности фирмы, подлежащих в последствии контролю

2. изменение и анализ ее результатов

3.корректировки хозяйственных, технологических и иных процессов соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями

Задачи, решаемые контролем в системе управления фирмой:

1. заранее обнаружить во временной и внешней среде фирмы фактов, которые могут оказать на ее функционирование серьезное влияние и своевременно отреагировать на них

2. своевременно обнаружить в деятельности фирмы ошибки и быстро принять необходимые меры для их устранения

3.оценка работы фирмы и ее персонала в ключевых областях за определенный период, оценка эффективности и надежности систематического управления, сравнение ее с другими фирмами

Этапы контроля:

1. определяются параметры функционирования и развития фирмы, которую необходимо контролировать

2. создается модель фирмы (в ней отражаются потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места, где контроль осуществляют так называемые «точки контроля»)

3. сбор информации о реально достигнутых результатах и сопоставление её с существующими нормативами

4. корректировка деятельности фирмы, пересмотр планов, перераспределение заданий, модификация целей, совершенствование технологий и процессов управления

 

38. Понятие  управленческой информации и  основные требования к ней. Классификация информации. Информатизация управления. 

Любому восприятию информ. может мешать шум.

Шум- все то, что мешает передаче и адекватному пониманию  информации.

Сематический шум - барьер непонимания, неосведомленности.

Прагматический шум - связан по их полезности и отбором тех, которые устраняют получателя информации.

Информатизация - организованный соц-эконом и НТП создания оптимальных  условий для удовлетворения информац потребностей персонала и организации  на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информ ф-ции управляющей  подсистемы:

-сбор директивной  информ, информ о состоянии орг-ий  и основных факторов внешней  среды

-переработка полученной  информ, разработка альтернативных  вариантов решения

-принятие управленческого  решения

-передача управляющей  информ объекту управления , сущ  мероприятий, обеспеч ее адекватное  восприятие

-организация обратной  связи

-корректировка принятых  решений

Информационное  обеспечение

1) это деят-ть информац-аналитического  подразделения и соответ специалистов по сбору, обаботке, хранению и передаче информ по коммуникативным каналам в соответствии с принятой схемой информац потоков

2) сов-ть технических  ср-тв, обеспеч информационное обслужевание 

Принципы коммуникативной  деятельности руководителя:

-поддерживать у подчиненных  чувство самоуважения

-в общении, в процессе  анализа деятельности концентрировать  внимание на проблеме, а не  на личности работника

-использовать преимущественно  метод позитивного подкрепления

-выдвигать ясные требования  и поддерживать постоянные контакты с сотрудниками

-формулировать цели  и задачи сотрудникам четко  и ясно, убеждаться в том, что  они поняты

-использовать в коммуникациях  только активное слушание

Группы факторов, определяющие процесс делового сотрудничества и  делового общения:

-система правовых  актов и норм

-организационно- регулирующая  и организационно-распорядительная  документация

-экономич регуляторы

-соц-психологич регуляторы, которые влияют на поведение  и взаимоотношения людей в  рамках неформальной организации

 

39.Информационная культура. Семантический и прагматический шум. Информационное обеспечение. ИНФОРМАЦИОННАЯ КУЛЬТУРА - способность общества эффективно использовать информационные ресурсы и средства информационных коммуникаций, а также применять для этих целей передовые достижения в области развития средств информатизации и информационных технологий. 
Информационная культура выражается в наличии у человека комплекса знаний, умений, навыков и рефлексивных установок во взаимодействии с информационной средой. Включает грамотность и компетентность в понимании природы информационных процессов и отношений; гуманистически ориентированную информационную ценностно-смысловую сферу (стремления, интересы, мировоззрение, ценностные ориентации); развитую информационную рефлексию, а также творчество в информационном поведении и социально-информационной активности.  
Один из важнейших элементов информационной культуры человека - знание информационных ресурсов (при возможности получить свободный доступ к ним). В нашей стране многие организации занимаются сбором, обработкой, хранением и распределением информации: библиотеки, статистические центры, информационные службы, СМИ. Семантический шум – отсутствие смысла в сообщении, т.е. сообщение не расширяет знаний потребителя или это ложное сообщение. Например, при поступлении сообщения о количестве продуктов на складе семантический фильтр должен проверить верность, в принципе, этого сообщения. Так, верность сообщения - 1 тыс. пузырьков с йодом – может быть проверена путем наложения этого сообщения на уже имеющиеся сведения о параметрах самого склада, его назначении и принадлежности. В этом случае сообщение может быть признано шумом, если, скажем это склад привокзального медпункта. Или семантически верным – если склад крупного завода-производителя. Прагматический шум – сообщение (или его часть), бесполезные для решения данной задачи данным потребителем. Прагматическая фильтрация – отсеивание шума при анализе сообщений.  Вообще говоря, последние два вида фильтрации являются достаточно сложным и не всегда выполнимым делом. Особенно, когда речь идет о прагматике, т.к. прагматический смысл зависит еще и от конкретного получателя. Так, при выборе места работы для одного человека будет иметь прагматическое значение информация об удаленности предлагаемого варианта от места жительства и предлагаемая зарплата. Для другого – такое значение будет иметь лишь зарплата. Информационное обеспечение управленческой деятельности. Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам: понаименованию:письма;телеграммы, телефонограммы;   заявления;предписания; 
характеристики;справки;инструкции;удостоверения;приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.; по типу материального носителя: 
бумажные (письменные, графические и т.д.) 
фото-, кино- и видеодокументы; 
электронные документы; 
по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности: 
система управленческой документации; 
система обеспечивающей документации; 
система документации по основной деятельности.

40. Коммуникации как связующий процесс в управлении.

Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и  отдельных её членов для достижения общих целей. Коммуникация – это  процесс двустороннего обмена мыслями  и информацией, ведущий к достижению взаимопонимания.

Сyщecтвyeт  нecкoлькo видoв кoммyникaций внyтpи opгaнизaции:

 мeжypoвнeвыe кoммyникaции — пepeмeщeниe инфopмaции в paмкax вepтикaльнoй кoммyникaции. Мoгyт пpoиcxoдить пo ниcxoдящeй (cooбщeниe пoдчинeнным ypoвням o пpинятoм yпpaвлeнчecкoм peшeнии), пo вocxoдящeй (oтчeты, пpeдлoжeния, oбъяcнитeльныe зaпиcки);

 кoммyникaции мeждy paзличными oтдeлaми, или гopизoнтaльныe кoммyникaции. Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo, пpoдвигaя opгaнизaцию в нyжнoм нaпpaвлeнии;

 кoммyникaции «pyкoвoдитeль — пoдчинeнный». Связaны c пpoяcнeниeм зaдaч, пpиopитeтoв и oжидaeмыx peзyльтaтoв; oбecпeчeниeм вoвлeчeннocти oтдeлa в peшeниe зaдaч; oбcyждeниeм пpoблeм эффeктивнocти paбoты; oпoвeщeниeм пoдчинeннoгo o гpядyщeм измeнeнии; пoлyчeниeм cвeдeний oб идeяx, ycoвepшeнcтвoвaнияx и пpeдлoжeнияx пoдчинeнныx;

 кoммyникaции мeждy pyкoвoдитeлeм и paбoчeй гpyппoй. Пoзвoляют pyкoвoдитeлю пoвыcить эффeктивнocть дeйcтвий гpyппы;

 нeфopмaльныe кoммyникaции. Кaнaл нeфopмaльныx кoммyникaций — этo кaнaл pacпpocтpaнeния cлyxoв. Тaк кaк пo кaнaлaм cлyxoв инфopмaция пepeдaeтcя нaмнoгo быcтpee, чeм пo кaнaлaм фopмaльнoгo cooбщeния, pyкoвoдитeли пoльзyютcя пepвыми для зaплaниpoвaннoй yтeчки и pacпpocтpaнeния oпpeдeлeннoй инфopмaции типa «мeждy нaми».

Следовательно, в процессе обмена информацией можно  выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение  - собственно информация, послание, закодированное с помощью символов;

3) канал - средство  передачи информации;

4) получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

ЭТАПЫ передачи информации:

1. Зарождение /формирование/ идеи.

 Отправитель  решает, какое сообщение сделать  предметом обмена.

2. Кодирование  и выбор канала.

 Чтобы идея  стала сообщением, необходимо закодировать  ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи информации: речь, письменные материалы, рисунки, схемы, чертежи, графики, а также телефон, электронная почта, факс, видеоленты и т.д.

3. Передача сообщения.

4. Декодирование (интерпретация сообщения)

5. Обратная связь

6. «ШУМ»

 

41 КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС – это обмен информацией между двумя или больше людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективность общения людей, которые принимали участие в обмене. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента. Отправитель, лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов. Канал, средства передачи информации. Получатель, лицо, которому назначенная информация, и которая интерпретирует ее. При обмене информацией отправитель и получатель проходять несколько взаимозависимых этапов. Их задание – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, потому что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью потерян. Отмечены взаимозависимые этапы такие: Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулировки идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение стоит сделать предметом обмена.  Кодировка и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела), другие символы. Такая кодировка превращает идею в сообщение.  Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю.  Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в уме получателя.

 

42. Деловое общение – это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Деловой этикет включает в себя две группы правил: 
– нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные); 
– наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные). Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.  
Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета – разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик. Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество. Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов: 
– Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку; 
– Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы; 
– Обсуждение интересующей проблемы; 
– Решение проблемы. 
– Завершение контакта (выход из него). В структуре делового общения можно выделить три взаимосвязанных компонента: коммуникативный, перцептивный и интерактивный. Коммуникация — это обмен информацией, ее создание и передача от отправителя к получателю в ходе делового общения. Отправитель, посылая информацию, побуждается определенным мотивом и преследует конкретную цель.  Перцепция — это восприятие и оценка партнерами друг друга, обеспечивающие взаимопонимание между ними. На основе восприятия формируется определенный позитивный или негативный образ партнера. Перцепция в процессе общения подчиняется общепсихологическим закономерностям восприятия (избирательность, константность, пристрастность, подверженность иллюзиям и др.) Интеракция — это взаимное влияние в процессе общения. Интеракция существенным образом зависит от авторитетности партнеров, от занятых ими позиций, от явных и скрытых намерений и т.д. Ясно, что коммуникация, перцепция и интеракция неотделимы друг от друга в процессе реального общения.