Организация управления проектами

      Как  правило,   универсальные   системы   календарного   планирования,

распространяемые  на  рынке,  обеспечивают  основной  набор   функциональных

возможностей, которые  включают в себя:

. средства визуального  проектирования структуры работ  проекта,

. средства планирования  по методу критического пути,

. средства ресурсного  планирования  (описание,  назначение  и  оптимизация

   загрузки  ресурсов),

. некоторые возможности  стоимостного анализа,

. средства контроля  за ходом исполнения проекта,

. средства создания  отчетов и графических диаграмм,

. средства организации  групповой работы.

   Набор   базовых  функциональных   возможностей   систем   данного   класса

представлен в  таблице 2.

   Программное  обеспечение для управления проектами  традиционно  разделяется

на профессиональные системы и системы для массового пользователя.

   Профессиональные  системы предоставляют более  гибкие  средства  реализации

функций планирования и  контроля,  но  требуют  больших  затрат  времени  на

подготовку  и  анализ  данных  и,   соответственно,   высокой   квалификации

пользователей. Второй тип пакетов адресован  пользователям-непрофессионалам,

для которых управление проектами не является  основным  видом  деятельности.

От пользователей, использующих пакеты планирования  лишь  время  от  времени

при  необходимости  спланировать  небольшой  комплекс   работ   или   ввести

фактические данные по проекту трудно  ожидать  серьезных  затрат  времени  и

усилий на то, чтобы  освоить и  держать  в  памяти  какие-либо  специфические

функции планирования  или  оптимизации  расписаний.  Для них более важным

является простота использования и скорость получения  результата. 

Таблица  2.  Базовые   функциональные   возможности   системы   календарного

планирования

|Средства описания  комплекса  |Описания глобальных  параметров           |

|работ проекта,  связей между  |планирования проекта  Описание логической |

|работами и  их временных      |структуры  комплекса работ Многоуровневое |

|характеристик                |представление проекта Назначение         |

|                             |временных параметров планирования задач |

|                             |Поддержка календарей отдельных  задач и   |

|                             |проекта в целом                          |

|Средства поддержки  информации|Организационная структура исполнителей   |

|о ресурсах  и затратах по     |Ведение  списка наличных ресурсов,        |

|проекту и назначения  ресурсов|номенклатуры материалов  и статей затрат  |

|и затрат отдельным  работам   |Поддержка календарей  ресурсов Назначение |

|проекта.                     |ресурсов работам Календарное планирование|

|                             |при ограниченных ресурсах                |

|Средства контроля  за ходом   |Фиксация плановых  параметров расписания  |

|выполнения проекта.          |проекта в базе данных Ввод фактических   |

|                             |показателей состояния задач  Ввод         |

|                             |фактических объемов работ и  использования|

|                             |ресурсов Сравнение плановых  и фактических|

|                             |показателей и прогнозирование хода       |

|                             |предстоящих работ                        |

|Графические средства         |Диаграмма Ганта (часто совмещенная  с     |

|представления  структуры      |электронной  таблицей и позволяющая       |

|проекта, средства  создания   |отображать различную  дополнительную      |

|различных отчетов  по проекту.|информацию) PERT диаграмма  (сетевая      |

|                             |диаграмма) Создание отчетов,  необходимых |

|                             |для планирования и контроля              | 

   Даже дешевые  пакеты сегодня способны поддерживать  планирование  проектов,

состоящих из десятков тысяч задач  и  использующих  тысячи  видов  ресурсов.

Основные  различия  между  системами  проявляются   в   реализации   функций

ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля. 
 

Пакеты календарного планирования - решение для всего  предприятия 
 

      Только сейчас, в конце 90-х,  у менеджеров появились системы  управления

проектами, которые  предлагают  простой  доступ  к  информации  о  множестве

одновременно выполняющихся  проектов. Системы управления проектами  перестали

быть лишь средством  создания и оптимизации модели проекта, они  превращаются

в ядро сбора и  обработки данных о проекте в режиме  реального  времени.  Два

технологических преимущества сделали все это  доступным:

      открытый  доступ  -  операционная  среда,  позволяющая   автоматически

осуществлять обмен  данными между системами управления  проектами  и  другими

типами приложений. Если  данные  хранятся  в  базах  данных  (БД),  как  это

делается  в  системах   сетевого   планирования,   открытый   доступ   может

осуществляться  с помощью ODBC;

      "клиент-серверная"  SQL-архитектура   -   децентрализованная,   гибкая

архитектура,  позволяющая  множеству  пользователей  совместно  использовать

ресурсы, согласовывать  расписания в рамках  всего  предприятия  и  приводить

данные проектов в соответствие с другими корпоративными данными.

      Эти  два  преимущества  основательно   изменили   системы   управления

проектами и соответственно возможности организации  эффективного  управления

проектами.

      Внедрение единой  системы   управления  проектами  в   организации,  как

правило, требует: стандартизации и взаимной увязки управленческих  процессов

и информационных потоков как  по  стадиям  реализации  проектов,  так  и  по

уровням принятия решений, интеграции системы управления проектами с  другими

корпоративными  информационными системами.

      Возможности эффективного внедрения  системы  управления  проектами  во

многом зависят  от возможностей настройки пакета на специфические  показатели

конкретных  проектов,  гибкости   средств   обмена   данными,   возможностей

стандартизации  управленческой  среды  и  обеспечения  групповой  работы   с

данными проекта.

      Microsoft Project 98 и Time Line 6.5  -  недорогие   пакеты  управления

проектами,   просты   в   использовании,    доступны    для    новичков    и

непрофессионалов. Содержат  базовые  возможности,  позволяющие  осуществлять

достаточно   гибкое   планирование   и   управление   людскими    ресурсами,

поддерживают несложное  многопроектное планирование и контроль.

      Project 98, как и следовало ожидать,  один из лидеров  по  возможностям

объединения участников проекта средствами электронной  почты  или  интранет.

При описании ресурса  для каждого исполнителя может  быть  указан  адрес  его

электронной почты. Тогда для рассылки информации о  работах  по  исполнителям

достаточно  выполнить  команду  TeamAssign,  а для запроса информации   о

состоянии работ - команду TeamStatus. Информация  о  работах  проекта  может

сохраняться в  формате HTML и публиковаться на внутреннем Web-сервере.  Кроме

стандартных форматов файлов  Microsoft  Project:  MPP  и  MPX,  пользователь

теперь может  сохранить информацию о проекте  в форматах ODBC, Excel и  Access

8.0. Формат MPD (Microsoft Project Database) позволяет хранить все  данные  о

проекте в структуре  доступной как из Project 98, так и  из Access 8.0.

      Что касается Time Line,  то  система позволяет хранить все данные,

касающиеся проектов организации в единой SQL базе данных.  Отдельный  модуль

импорта/экспорта позволяет обмениваться данными  с другими  пакетами  УП  (MS

Project, Time Line 1.0 for Windows), базами данных  (dBASE)  и  электронными

таблицами.  Time  Line  6.5  поддерживает  стандарты  ODBC,  OLE  2.0,  DDE,

поддерживает макроязык Symantec Basic.

      Однако, возможности дешевых систем, к которым относятся MS  Project  и

Time   Line,   не   позволяют    в    полной    мере    реализовать    режим

многопользовательской   работы   с   информацией   проекта,   поскольку   не

обеспечивают  режим  распределенного  ввода  данных  и  системы  ограничения

доступа к данным.

      Open  Plan  Professional  (Welcom  Software)  -  представитель класса

профессиональных  систем. Одним из основных отличий  системы  являются  мощные

средства  ресурсного  и   стоимостного   планирования,   которые   позволяют

значительно облегчить  задачу нахождения наиболее эффективного распределения

ресурсов и составления  их рабочего расписания.  Кроме  того,  пользователями

интегрированной  системы  управления  проектами  организации  являются   как

профессиональные  менеджеры,  осуществляющие  согласование   и   оптимизацию

планов проектов, анализ рисков, прогнозирование  и  т.д.,  так  и  участники

проектов, выполняющие  сбор,  уточнение  и  актуализацию  данных,  готовящие

отчеты. Если для  профессионалов важна мощность  и  гибкость  предоставляемых

системой  функций  планирования  и  анализа состояния проектов,   то   для

остальных пользователей  важней простота и прозрачность системы. Только  Open

Plan обеспечивает  сегодня как полную  интеграцию  между  профессиональной  и

"настольной" версиями  системы,  так  и   открытость  для  обмена  данными  с

внешними приложениями.

      Open Plan поставляется в двух вариантах  –  Professional  и  Desktop  –

каждый из которых  отвечает различным потребностям  исполнителей,  менеджеров

и других участников проекта. Обе версии работают с одной  базой данных -  нет

необходимости в  обмене данными. Совместное использование  профессиональной  и

"облегченной"  версий  системы  управления  проектами  позволяет  не  только

учесть потребности  всех  групп  пользователей,  но  и  значительно  снизить

стоимость решения. 

Рис. № 3. Схема  использования Open Plan.

      К основным преимуществам Open Plan относится то, что он может  работать