Организация управления проектами

когда принимается  решение прекратить проект до его  завершения  по  графику.

Как бы то ни было, но когда проект заканчивается,  его  руководитель  должен

выполнить ряд  мероприятий,  завершающих  проект.  Конкретный  характер  этих

обязанностей  зависит  от  характера  самого   проекта.   Если   в   проекте

использовалось  оборудование,  надо   произвести   его   инвентаризацию   и,

возможно, передать его для нового применения. В  случае  подрядных  проектов

надо  определить,  удовлетворяют  ли   результаты   условиям   подряда   или

контракта.  Может  быть  необходимо  составить   окончательные   отчеты,   а

промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

      Теперь рассмотрим процесс управления  проектом более подробно. 

Процессы управления проектами 
 

      Управление Проектами  -  интегрированный   процесс.  Действия  (или  их

отсутствие) в одном  направлении обычно влияют и  на  остальные  направления.

Такая взаимосвязь  заставляет балансировать между  задачами  проекта  -  часто

улучшение в одной  области может быть достигнуто лишь  за  счет  ухудшения  в

другой. Для лучшего  понимания интегрированной природы  Управления  Проектами

опишем его через  процессы, из которых оно состоит  и их взаимосвязи.

      Термин процесс не принят в  России в том контексте, в  котором он  далее

используется. Здесь  и далее под процессами понимаются действия и  процедуры,

связанные с реализацией функций управления.

       Такое  понимание  процессов   принято  в   международном   сообществе.

Поскольку целью  настоящей работы является такое  изложение  основ  управления

проектами,   которое   учитывает   Российские   особенности   и   при   этом

соответствует принятым  в  мире  стандартам,  мы  по  возможности  сохраняем

общепринятую в  мире терминологию. 
 

Процессы проекта 
 

      Проект состоит из процессов.  Процесс  -  это  совокупность  действий,

приносящая  результат.  Процессы проекта обычно   выполняются   людьми   и

распадаются на две  основные группы:

Процессы Управления Проектами -  касающиеся  организации  и  описания  работ

проекта (которые  будут подробно описаны далее);

Процессы,  ориентированные  на   продукт   -   касающиеся   спецификации   и

производства продукта. Эти процессы определяются жизненным  циклом проекта  и

зависят от области  приложения.

В проектах процессы управления  проектами  и  процессы,  ориентированные  на

продукт, накладываются  и взаимодействуют. Например, цели  проекта  не  могут

быть определены при отсутствии понимания того, как  создать продукт. 
 

Группы процессов 
 

Процессы управления проектами могут быть разбиты  на шесть основных групп, 

Рис. №1. Наложение  групп процессов в фазе.

реализующих различные функции управления:

процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;

процессы планирования - определение  целей  и  критериев  успеха  проекта  и

разработка рабочих  схем их достижения;

процессы исполнения - координация людей и  других  ресурсов  для  выполнения

плана;

процессы анализа -  определение  соответствия  плана  и  исполнения  проекта

поставленным целям  и критериям успеха и  принятие  решений  о  необходимости

применения корректирующих воздействий;

процессы управления - определение  необходимых  корректирующих  воздействий,

их согласование, утверждение и применение;

процессы завершения - формализация выполнения проекта  и  подведение  его  к

упорядоченному  финалу. 

Процессы управления проектами накладываются друг на  друга  и  происходят  с

разными интенсивностями  на всех стадиях проекта,  как  проиллюстрировано  на

рисунке.

      Кроме того, процессы управления  проектами связаны своими  результатами

-  результат   выполнения  одного   становится   исходной   информацией   для

другого...

И, наконец, имеются  взаимосвязи  групп  процессов  различных  фаз  проекта.

Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации  следующей

фазы (пример: завершение фазы проектирования  требует  одобрения  заказчиком

проектной документации, которая необходима для начала реализации).

      В реальном проекте фазы могут  не только предшествовать друг  другу,  но

и накладываться. Повторение  инициации  на  разных  фазах  проекта  помогает

контролировать  актуальность  выполнения  проекта.  Если  необходимость его

осуществления отпала, очередная инициация позволяет  вовремя  это  установить

и избежать излишних затрат. 
 

Взаимосвязи процессов 
 

      Внутри каждой группы процессы  управления  проектами  связаны   друг  с

другом через  свои  входы  и  выходы.  Фокусируясь  на  этих  связях,  опишем

отдельные процессы через:

Входы  -  документы  или  документированные  показатели,  согласно   которым

процесс исполняется.

Выходы - документы  или документированные показатели, являющиеся  результатом

процесса.

Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется  в выход. 
 

Процессы инициации 
 

Инициация включает  единственный  подпроцесс  -  Авторизацию,  т.е.  решение

начать следующую  фазу проекта. 
 

Процессы планирования 
 

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект  содержит

то,  что  ранее  не  выполнялось.  Естественно,  что  планирование  включает

сравнительно много  процессов. Однако  не  следует  считать,  что  Управление

проектами   это   в   основном   планирование.   Усилия,   прилагаемые   для

планирования, следует  соизмерять с целями проекта и  полезностью  полученной

информации.

      Напомним, что следует различать  цели проекта и цели продукта  проекта,

под которым понимается продукция (или услуги), созданная  или произведенная

в результате исполнения проекта.

Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна  обладать  продукция

проекта.

Цели  проекта  -  это  работа,  которую  нужно  выполнить  для  производства

продукта с заданными  свойствами.

      В  ходе  исполнения  проекта  эти  процессы  многократно  повторяются.

Изменениям могут  подвергнуться цели проекта,  его  бюджет,  ресурсы  и  т.д.

Кроме того, планирование проекта - это не точная  наука.  Различные  команды

проекта могут  разработать различные планы для одного и того  же  проекта.  А

пакеты управления проектами могут составить различные  расписания  выполнения

работ при одних  и тех же исходных данных. 
 

Основные процессы планирования 
 

Некоторые   из   процессов   планирования   имеют   четкие   логические    и

информационные  взаимосвязи и выполняются  в  одном  порядке  практически  во

всех проектах. Так, например, сначала  следует  определить  из  каких  работ

состоит проект,  а  уж  затем  рассчитывать  сроки  выполнения  и  стоимость

проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько  раз  на  протяжении

каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

Планирование целей - разработка постановки  задачи  (проектное  обоснование,

основные этапы  и цели проекта),

Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на  более  мелкие  и  более

управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,

Определение  состава  операций  (работ)  проекта   -   составление   перечня

операций, из которых  состоит выполнение различных этапов проекта,

Определение  взаимосвязей  операций   -   составление   и   документирование

технологических взаимосвязей между операциями,

Оценка  длительностей  или  объемов  работ  -  оценка   количества   рабочих

временных  интервалов,  либо  объемов  работ,  необходимых  для   завершения

отдельных операций,

Определение   ресурсов   (людей,   оборудования,   материалов)   проекта   -

определение общего  количества  ресурсов  всех  видов,  которые  могут  быть

использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;

Назначение ресурсов  -  определение  ресурсов,  необходимых  для  выполнения

отдельных операций проекта;

Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций  проекта  и

оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и  назначения;

Составление расписания выполнения  работ  -  определение  последовательности

выполнения работ  проекта, длительностей операций и  распределения во  времени

потребностей в  ресурсах и затрат, исходя и с учетом  наложенных  ограничений

и взаимосвязей;

Оценка  бюджета  -  приложение  оценок  стоимости  к  отдельным  компонентам

проекта (этапам, фазам, срокам);

Разработка плана  исполнения  проекта  -  интеграция  результатов  остальных

подпроцессов для составления полного документа.

Определение  критериев  успеха  -  разработка  критериев  оценки  исполнения

проекта. 

Вспомогательные процессы планирования 
 

      Кроме  перечисленных  основных  процессов  планирования  имеется   ряд

вспомогательных процессов,  необходимость  в  использовании  которых  сильно

зависит от природы  конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

Планирование  качества  -  определение  того,   какие   стандарты   качества

использовать в  проекте, и того, как эти стандарты достичь;

Планирование  организации  -  определение,  документирование  и   назначение

ролей, ответственности  и взаимоотношений отчетности в  организации;

Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение  работ

проекта;

Планирование взаимодействия -  определение  потоков  информации  и  способов

взаимодействия, необходимых  для участников проекта,

Идентификация риска - определение и документирование событий риска,  которые