Организация управления проектами

информационные  потребности проекта.

      Технологии  или  методы  распределения   информации  между  участниками

проекта могут  значительно различаться в зависимости  от параметров проекта  и

требований системы  контроля. Выбор технологий  взаимодействий  определяется:

Степенью зависимости  успеха проекта от актуальности данных  или  детальности

описания Доступностью технологий. Квалификацией и подготовленностью  кадров. 

      План управления коммуникациями  включает в себя: План сбора информации,

в котором определяются источники информации  и  методы  ее  получения.  План

распределения информации, в котором определяются  потребители  информации  и

методы доставки. Детальное описание каждого документа, который  должен  быть

получен или передан,  включая  формат,  содержание,  уровень  детальности  и

используемые  определения.  Расписание  и  частота   взаимодействий.   Метод

внесения изменений  в план коммуникаций.

      В зависимости от потребностей  проекта, план  коммуникаций  может  быть

более или менее  формализован, детализирован или  описан лишь  в  общем  виде.

План коммуникаций является составной частью плана  проекта. 
 

Оценка и отображение  прогресса. 
 

      Процессы  сбора  и  обработки   данных  о  достигнутых  результатах   и

фактических затратах и отображение информации о состоянии  работ  в  отчетах

обеспечивают основу  для  координации  работ,  оперативного  планирования  и

управления.

      Большинство методов планирования  и  управления  календарным   графиком

работ, рассмотренных в Главе 19, подразумевают использование  компьютера.  В

процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать  значительными

объемами данных, которые могут быть собраны и  организованы с  использованием

компьютера. Кроме  того,  многие  аналитические  средства,  например,  расчет

графика  по  методу  критического  пути,  ресурсный  и  стоимостной   анализ

подразумевают   достаточно   сложные   для   неавтоматизированного   расчета

алгоритмы.

      В  настоящее  время  на  рынке  представлено  значительное  количество

программных  пакетов,  автоматизирующих  функции  планирования  и   контроля

календарного графика  выполнения работ. В основе данных пакетов  лежат  методы

сетевого планирования и анализа критического пути.  Кроме  того,  существуют

специализированные  пакеты  для  планирования  и  контроля  затрат  проекта.

Пакеты   календарного   планирования   являются   основой    для    создания

информационной  системы управления проектом. 
 

Сбор и распределение информации. 
 

      В рамках проекта  существует  потребность  в  осуществлении   различных

видов  коммуникаций:  Внутренние  (внутри  команды  проекта)   и   внешние(с

руководством  компании,  заказчиком,   внешними   организациями   и   т.д.);

Формальные  (отчеты,  запросы,  совещания)  и   неформальные   (напоминания,

обсуждения); Письменные и устные; Вертикальные и горизонтальные.

      Системы  сбора  и   распределения   информации   должны   обеспечивать

потребности   различных   видов   коммуникаций.   Для   этих   целей   могут

использоваться  автоматизированные  и  неавтоматизированные  методы   сбора,

обработки и передачи информации.

      Неавтоматизированные  методы  включают  сбор  и  передачу  данных   на

бумажных носителях, проведение совещаний.

      Автоматизированные методы предусматривают   использование  компьютерных

технологий  и  современных  средств  связи   для   повышения   эффективности

взаимодействия.

      Компьютерные   средства   поддержки   коммуникаций   основываются   на

использовании программного обеспечения  групповой  работы  -  группового  ПО

(groupware)  и   электронного  документооборота.  В  последние  годы   данное

направление информационных технологий стремительно развивалось, что  связано

с повышением эффективности средств связи. 
 

Документирование  хода работ. 
 

      Основные промежуточные результаты  хода  работ  должны  быть  формально

задокументированы.

      Документирование результатов   хода  работ  включает  в   себя:  Сбор  и

верификацию окончательных  данных;  Анализ  и  выводы  о  степени  достижения

результатов  проекта  и  эффективности  выполненных   работ;   Архивирование

результатов с  целью дальнейшего использования.

      Компьютерные   системы   ведения   электронных    архивов    позволяют

автоматизировать  процессы хранения  и  индексации  текстовых  и  графических

документов, значительно  облегчить доступ к архивной информации. 
 

Управление коммуникациями и информационные технологии. 
 

      Итак,  большинство  коммуникационных  процессов   в   рамках   проекта

подразумевают использование  компьютеров и средств связи. Более  того,  можно

утверждать, что  от момента зарождения  и  до  наших  дней  развитие  методов

управления проектами  и их практическое  применение  во  многом  определялось

развитием информационных технологий.

      Создание и расчет математических  моделей,  легших  в  основу  методов

управления  проектами,  стали  возможными  лишь  с появлением  компьютеров.

Известный  метод  критического  пути,  который   составил   часть   методики

"сетевого  планирования",  был  разработан  в   1956   году   в   результате

исследований   направленных   на   повышение   эффективности   использования

вычислительной  машины Univac для планирования строительных работ.

      Эра  господства  больших   ЭВМ,   дорогостоящего   специализированного

программного  обеспечения   для   управления   проектами   и   дорогостоящих

экспертов, умевших  использовать это программное обеспечение продолжалась  до

середины 80-х  годов.  Использование  автоматизированных  систем  управления

проектами  было  ограничено  организациями  и  проектами,   бюджет   которых

позволял оплатить от $500.000 до  $1.000.000  за  установку  соответствующих

систем и привлечение  специалистов.

      Благодаря развитию персональных  компьютеров, повышению их  мощности  и

снижению стоимости, а также  с  появлением  недорогих  пакетов  календарного

планирования средства  автоматизации  процедур  управления  проектами стали

доступны более  широкому кругу организаций.

      Развитие систем  управления  проектами  для  персональных  компьютеров

также прошло через  несколько этапов. С увеличением  мощности  ПК  улучшалась

функциональность  систем, повышались их возможности.  С  появлением  Windows,

введением  стандартов  обмена  данными  между  системами,   распространением

сетевых технологий открылись  новые  возможности  для  дальнейшего  развития

систем поддержки  процессов управления  проектами  и  их  более  эффективного

использования.

      Реализация концепции распределенной  интегрированной системы управления

проектом  (или  комплексом  проектов),  сбор  и  распространение  актуальной

информации  в  режиме   реального   времени   стали   возможными   благодаря

современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками  проектов  в

локальных и глобальных сетях.  Теоретически  руководители  проектов  сегодня

могут получать детальные  отчеты по проекту и  выдавать  задания  не  покидая

офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные  системы

для  управления  проектами   имеют   шанс   превратиться   из   систем   для

моделирования   проектов   в   системы   реально   поддерживающие   процессы

управления.

Примером  успешных  внедрений   информационных   технологий   в   управление

проектами  может  служить  компания  British  Aerospace.   При   организации

модернизации продукции, выпускаемой крупнейшей  европейской  аэрокосмической

и оборонной компанией British Aerospace, перед  предприятием  встала  задача

выбора  программного  обеспечения  для  планирования  и  контроля.  Military

Aircraft and Aerostructures (MA&A), входящая  в  состав  British  Aerospace,

обратилась к  компании Welcom за помощью в постановке ключевых  компонент  ПО

для программы  Увеличение Эффективности  Операций  -  Operational  Efficiency

Improvement (OEI).

      В рамках программы OEI MA&A поставила  перед  собой  задачи  увеличения

эффективности планирования, в том числе уменьшения  длительности  выполнения

работ на 50 процентов, сокращения затрат на 30 процентов. Продукты Welcom  -

Cobra и Open Plan -используются  для координации работ проектов,  составления

бюджета,   и   обработки   других   элементов   крупномасштабных   проектов,

осуществляемых MA&A.

      "Мы  предприняли  значительные  работы  по  оценке  систем  управления

проектами,  предлагаемых  на  мировых  рынках,"  -  поясняет  Мария  Харвуд,

директор по развитию и интеграции OEI, - "предпочтения  были  отданы  Welcom

за счет удачности  реализации в их продуктах мультипроектного режима  работы,

и, кроме того, активного  и продуктивного партнерства  с Baan."

      "Аэрокосмонавтика всегда составляла  основной рынок для Welcom в   США,"

- поясняет Тони  Велш, президент Welcom, - "Клиент  такого  уровня  значимости

гарантирует продвижение Welcom на европейском аэрокосмическом  рынке."

      Первое реальное применение Open Plan и Cobra осуществляется на проекте

создания боевого  реактивного самолета Eurofighter. Eurofighter  -  мощнейший

многофункциональный военный самолет, проектируемый согласно  требованиям 4

европейских  партнеров  -   Великобритании,   Германии,   Италии,   Испании,

одноместный, проворный, сконструированный для ведения  атак при  ограниченной

видимости и на близком  расстоянии.  Самолет  будет  носителем современного

оружия поражения  типа воздух-земля.

      На примере проекта  с  Eurofighter  MA&A  будет  внедрять  в   компании