Организация кадровой работы

Кадровое  делопроизводство ВФ РУП «Белтелеком» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Кадровое  делопроизводство ВФ РУП «Белтелеком» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных  записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме  того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в  соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Деятельность  всех работников ВФ РУП «Белтелеком» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с  Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем  организации.

Кадровая  документация (документация по личному  составу) организации имеет большое  значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и  при архивном (в архиве самой организации  или в государственном архиве) хранении она является первоисточником  информации о трудовом стаже граждан  и в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

 

3. Рекомендации  по совершенствованию организации  кадровой работы ВФ РУП «Белтелеком»

3.1 Рекомендации по совершенствованию и унифицированию делопроизводства ВФ РУП «Белтелеком».  Расчет экономической эффективности от введения электронного документооборота

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство  подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранение документов (архивное дело).

Документооборо́т  — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента  их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации  и (или) направления в архив.

Ведение делопроизводства кадровой службой  предприятия является одним из основных функций ее сотрудников.

В настоящее  время в отделе кадров ВФ РУП «Белтелеком  работает 8 человек. Функциями работников являются:

1. оптимизация соотношения внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала,
2. разработка критериев отбора персонала,
3. распределение новых сотрудников по рабочим местам,
4. повышение квалификации персонала и его переподготовка.

Делопроизводство  ведется посредством использования  как ручных, так и автоматизированных баз данных.

На ВФ РУП «Белтелеком»  широко используются автоматизированные  системы учета и обработки данных. Одной из основных таких систем является Галактика ERP.

Система Галактика ERP – это полномасштабная  управленческая информационная система, разработанная специально для крупных  и средних предприятий Беларуси и стран СНГ. По своим функциональным возможностям, полноте реализации процессов планирования система Галактика ERP не имеет аналогов среди белорусских ИТ-решений. Отличием от западных систем является отсутствие избыточного функционала.

Основные  функциональные возможности системы  Галактика ERP:

– Построение системы учета и формирование различных видов отчетности,

– Управление материальными и финансовыми потоками (логистика),

– Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент, управленческий учет,

– Производственное планирование и управление производством, контроллинг,

– Управление персоналом и кадровой политикой,

– Управление техническим обслуживанием и ремонтами оборудования,

– Управление качеством продукции,

–  Управление взаимоотношениями с клиентами,

– Управление недвижимостью.

Функциональные возможности системы Галактика ERP на 90% соответствуют потребностям отечественных предприятий. Оставшиеся 10% достигаются за счет настройки параметров системы.

Также используется база данных «Консультант Плюс: Беларусь», включающая полные тексты нормативно-правовых актов органов государственной власти, республиканских органов государственного управления, правовые акты разъяснительного характера, правоприменительные акты, международные договора и соглашения, документы международных организаций, аналитические статьи ведущих юристов.

Работники кадровой службы используют следующее программное обеспечение:

- «База сотрудников» предоставляет  возможность начальникам служб просмотреть базу данных по всем его работникам (фотографии и другая личная информация) для дальнейшей их аттестации;

- для  организации оперативной связи  между всеми РУЭС и филиалами  РУП «Белтелеком» все работники  пользуются электронной почтой  через программы The Bat, Microsoft Outlook и др.

Дело  в том, что в настоящее  время недостаточно унифицирован документооборот  предприятия.

Предлагается наладить доступ всех рабочих к ПО для самостоятельного заполнения форм по отпускам, выплатам материальной помощи, заполнению иных документов с автоматической пересылкой их исполнителям кадровой службы. В настоящее время личные заявления сотрудников заполняются от руки по образцу. Чаще всего это происходит в рабочее время сотрудников, отвлекая их и сотрудников кадровой службы от выполнения основных функций. Предлагается наладить силами сотрудников Информационно-вычислительного центра корпоративный интернет-портал, в котором справочно были бы представлены образцы заполнения документов. Передача документов может осуществляться посредством электронной почты. Таким образом может быть реализована идея электронного документооборота, который позволяет не только экономить рабочее время сотрудников, но и бумагу (эта экономия может быть достигнута посредством использования цифровой подписи).

Рассчитать экономический эффект от введения данного предложения  крайне сложно за отсутствием информации о средней заработной плате сотрудников  кадровой службы (эта информация является коммерческой тайной предприятия).

Однако, исходя из данных Национального  статистического комитета Республики Беларусь, средняя заработная плата  в области связи за 1 квартал 2013 года составила 4 810 346 рублей. Следовательно, годовая экономия от высвобождения одного сотрудника, обслуживающего бумажный документооборот составит 4 810 346*12=57 724 152 рубля. Однако следует учесть необходимость установки персонального компьютера для заполнения документов работниками, которые не имеют доступа к компьютерам дома или на рабочем месте. В среднем цена персонального компьютера составляет 5 000 000 руб., соответственно чистый экономический эффект  составит 57 724 152 – 5 000 000 = 52 724 152 рубля. Не пойдет , конкретно на Белтелекоме как?

Однако высвобождение численности  можно также использовать для  реализации других рекомендаций по совершенствованию  кадровой работы на ВФ РУП «Белтелеком». Например, высвободившийся сотрудник  может заняться обобщением, анализом  и структуризацией информации для  составления кадровых отчетов, так  как аналитический труд более  полезен для предприятия и  ведет к его развитию.

 

3.2 Рекомендации по обобщению результатов кадровой работы для целей дальнейшего планирования и организации более эффективной кадровой работы в отчете по кадрам

В некоторых организациях сложилась  практика заслушивания отчетов руководителя кадровой службы о результатах работы по тому или иному направлению  кадровой работы. Иногда отчеты о работе требуют и вышестоящие организации.

Практика свидетельствует, что  такие отчеты дают возможность и  самой кадровой службе тщательно  проанализировать результаты работы, увидеть промахи, недостатки, наметить новые задачи, которые следует  решить, и обычно становятся новым  импульсом к совершенствованию  работы. По моему мнению, стратегической целью любого отчета о кадровой (то есть с человеческим ресурсом) работе является ее совершенствование для  достижения главных бизнес - целей  организации. Работа над отчетом  многое дает руководителю и специалистам кадровой службы. Во – первых, они  всесторонне и глубоко анализируют  работу кадровой структуры. Во – вторых, работа над отчетом дает возможность  осмыслить нерешенные проблемы и  продумать пути их решения в будущем. В – третьих, отчет показывает руководителю организации видение  кадровых процессов профессионалами, объем работы, проделанной кадровой службой, подсказывает темы для размышления.

Составление такого рода промежуточных  отчетов поможет кадровой службе ВФ РУП «Белтелеком» выявить направления  совершенствования управления.

Кадровые отчеты могут готовиться не только для ВФ РУП «Белтелеком», но и по запросам в вышестоящие отраслевые организации (концерн, министерство) и внешние организации (к примеру, в районную администрацию).

Кадровые отчеты могут адресоваться:

• руководителю Витебского филиала;
• руководителю РУП «Белтелеком»;
• вышестоящим организациям.

Естественно, кадрового работника  интересует конкретная тематика, которую  можно рассматривать в рамках отчета. Думаю, что ограничений тем  для отчетов не существует.

Это, к примеру, могут быть:

• организация адаптации работников;
• работа по подготовке новых рабочих на предприятии;
• практика реализации кадровой политики;
• работа с резервом руководящих кадров предприятия;
• повышение квалификации руководителей и специалистов;
• аттестация персонала и ее результаты и т. д.

Отчеты о кадровой работе, по моему  мнению, следует готовить

• по итогам года по всем направлениям кадровой работы (по крайне мере, для внутреннего пользования);
• по требованию руководителя организации по конкретным направлениям кадровой работы, например, по работе с резервом руководящих кадров;
• по инициативе руководителя кадровой службы для информирования руководителя предприятия, учредителей и использования (учета мнения) при подготовке и принятии тех или иных управленческих решений, затрагивающих личный состав организации (например, при проведении реорганизации).

Отчеты по кадровой тематике можно  разделить на информационные и аналитические (исследовательские) отчеты. Особенность  информационного отчета состоит  в представлении сведений о работе кадровой службы по тому или иному  направлению. Приступая к подготовке аналитического (исследовательского) отчета, руководитель кадровой службы должен четко определить для себя его цель, набор методов, при помощи которых он должен быть подготовлен, выводы (заключение).

В некоторых организациях, в которых  практикуется написание отчетов, в  том числе и кадровых, определены, по крайней мере, негласно, основные требования. Их можно сформулировать следующим образом.

1. Ограниченный объём. В зависимости от затрагиваемых в отчете тем, объем его составляет от двух – трёх до десяти страниц текста. Следует понимать, что какие бы в нём факты ни приводились и разумные мысли не высказывались, адресат доклада должен быть освобожден от длительного чтения. Суть можно и нужно изложить кратко, ёмко, убедительно.

2. Понятность излагаемого материала  даже непосвященному в тонкости  кадровой проблематики и лексики. В крайнем случае, если без специальных терминов нельзя обойтись, и вы хотите ввести в языковый обиход вашей организации неологизмы или иностранные профессионализмы, то обязательно дайте в отчете разъяснение их значения.

3. Конкретность. Цифры, факты, примеры – это то, что позволяет руководителю организации лучше понять и осознать, как достижения, так и проблемы в кадровой сфере. В случае необходимости вы можете дополнить отчет приложениями в виде схем, графиков, диаграмм. Не исключено, что руководитель организации и захочет подробно ознакомиться с иллюстративным материалом.

4.Результативность для кадровой  службы и организации в целом. Отчет должен давать определенный результат, работать. Весьма желательно, чтобы выводы, предложения, высказанные в отчете, стали основой для дальнейшего роста авторитета кадровой службы, правильного решения проблем, связанных с эффективным управлением персонала.