Оптимизация процесса кадрового планирования в организации на примере ООО «Оренбург Водоканал»

 

В течение всего процесса адаптации менеджер по персоналу  должен осуществлять контроль за адаптацией каждого сотрудника, проводить ежедневные неформальные беседы, в ходе которых становится ясным, насколько он удовлетворен работой, какой ценой она ему дается, как принимает его коллектив, существуют ли трудности во взаимопонимании с руководством, создалось ли ощущение психологического комфорта. С целью получения информации о том, насколько успешно овладевает сотрудник системой профессиональных знаний и навыков, как он выполняет требования трудовой дисциплины, сохраняет ли интерес к работе - менеджер по персоналу также должен проводить беседы с менеджером данного сотрудника. Контроль за работой новых сотрудников необходимо осуществлять в форме еженедельных отчетов новых сотрудников перед менеджером по персоналу.

 

Важным направлением оптимизации  кадрового планирования является совершенствование  концепции непрерывного обучения (не только на базе учебных центров, но и через самоподготовку), и как  следствие рост профессионального  уровня специалистов. Здесь необходимо активизировать данное направление, которое  уже действует в ООО «Оренбург  Водоканал». Целесообразным будет ввод штатной единицы в службе персонала, которая бы занималась непосредственно  обучением персонала, анализом потребности  в обучении, как самих сотрудников, так и организации в обучении работников, а также анализом результатов  обучения.

 

При осуществлении концепции  непрерывного обучения персонала ООО «Оренбург Водоканал» должно само определять направления развития персонала. При этом должны выделяться средства на создание как специальных, так и общих учебных программ. Следует заранее предусматривать в бюджете средства для программ образования сотрудников.

 

Следующим путем оптимизации  процесса кадрового планирования в  ООО «Оренбург Водоканал» является правильное определение количественного  состава работников. Предприятие  должно быть обеспечено профессионально  подготовленными кадрами. Количественный состав персонала должен быть необходимым  и достаточным. Необходимо обеспечить наиболее эффективное сочетание  работников разного возраста. У “пожилых”  работников снижается способность  к обучению, мобильность мышления. “Молодым” не хватает опыта работы, не достаточно знаний. При этом необходимо создать хороший психологический  климат во время работы, чтобы обеспечить преемственность знаний между поколениями. Этим должна заниматься группа психологов и социологов, если организация в  состоянии предусмотреть их в  своём штате.

 

Совершенствование кадрового  планирования невозможно представить  без совершенствования системы  продвижения по служебной лестнице и роста картеры. Продвижение  по службе для: - рабочих - по принципу иерархии должностей; - служащие - параллельная служебная лестница (одновременно с  иерархической лестницей выстраивается  параллельная цепочка из различных  званий, присваиваемых квалифицированным  специалистам, занимающимся профессиональными  задачами, а не административной работой); - высших руководителей - система двух иерархий (должностей и статусов). Иерархия должностей состоит из: главы предприятия, главы дирекции, главы отдела, главы службы, группы и т.п. Иерархия профессионального статуса: главный инженер, зам. главного инженера, старший инженер и т.п. Продвижение по статусу происходит в соответствии со стажем работы в компании автоматически. Повышение по должности учитывает личные способности и рвение, содержание работы и её результативность и т.д., т.е. скорость продвижения индивидуальна и различна в зависимости только от личных качеств. Между уровнем должности и уровнем статуса есть определённое соответствие. Но работник может продвигаться по иерархии статусов, при этом оставаясь на прежней должности.

 

Для управления процессами текучести кадров огромное значение имеет сбор и анализ информации. А именно сбор сотрудниками службы персонала ООО «Оренбург Водоканал» сведений об общем числе уволившихся; уволившихся женщинах; лицах в различных возрастных категориях; о работниках с низкой и высокой квалификацией; о работниках с определенным стажем работы; о работниках с профессиональным, высшим и средним специальным образованием. Сведения об уволившихся надо заносить в книгу убытия, в которой делается запись о причине увольнения, и на специальные карточки. Последние могут содержать такие позиции, как дата рождения, пол, образование, год окончания учебного заведения, место работы, должность, квалификация, профессия, стаж в организации, кем поступил на предприятие, сколько раз менял профессию, сколько раз менял подразделение, причины увольнения.

 

В ООО «Оренбург Водоканал» данные о текучести целесообразно  анализировать по профессиям, подразделениям, должностям, причинам, возрастным группам  уволившихся. Углубленный анализ можно  проводить раз в год, а количественную оценку по подразделениям -- ежемесячно. Это позволит уточнить причины и своевременно предусмотреть мероприятия по закреплению кадров.

 

При анализе текучести  кадров работникам службы персонала ООО «Оренбург Водоканал» особое внимание необходимо обращать на «потенциальную текучесть», обусловленную скрытой неудовлетворенностью работников. Ее необходимо сравнивать с реальной и исследовать по группам уволившихся и причинам ухода. С этой целью работникам службы персонала необходимо периодически проводить опрос сотрудников на удовлетворенность работой. Для этого лучше использовать специальные анкеты и анкеты для анализа мотивации к труду. Информация, полученная из них, дополняется изучением ситуации на месте, там, где выявилось больше всего недовольных. В частности, речь идет о заработной плате, ее формах и системах, морально-психологическом климате, условиях труда, состоянии рабочей среды, обеспеченности людей жильем.

 

Таким образом, нами определены следующие пути оптимизации процесса кадрового планирования в ООО  «Оренбург Водоканал»:

 

1. создание нормативной  базы для обеспечения оптимального  процесса кадрового планирования. А именно, разработка положений  «О найме», «О формировании кадрового  резерва», «О работе с кадровым  резервом», «Об адаптации персонала», «О продвижении персонала», регламентирующих  деятельность по планированию  кадров;

 

2. совершенствование организационной  структуры ООО «Оренбург Водоканал». В данном направлении мы предлагаем реорганизовать отдел организации труда и заработной платы, путем объединения его со службой персонала. Изменить положения об юридическом отделе, планово-экономическом отделе и службе безопасности таким образом, что бы исключить из них функции по управлению персонала. Или же создать в качестве штабного подразделения отдел по планированию, который бы занимался кадровым планированием.

 

3. преобразование содержания  работы сотрудников службы персонала,  чтобы их деятельность не сводилась  только к учетно-регистрационным  функциям, соответственно пересмотрение положения о службе персонала. Служба персонала должна определять потребность в персонале путем сопоставление стратегических планов предприятия и анализа и прогноза наличных человеческих ресурсов;

 

4. разработка программы  удовлетворения будущих потребностей  ООО «Оренбург Водоканал», которая  должна включать конкретный график  и мероприятия по привлечению,  найму, подготовке и продвижению  работников, требующихся для реализации  целей организации. При найме  использовать внутренние - продвижение  собственных сотрудников и внешние  источники - сотрудничество с  учебными заведениями (практика  студентов), государственными центрами  занятости, проведение презентаций,  участие в ярмарках вакансий. Совершенствование процедуры найма  работников, обязательное включение  в ее собеседование с психологом  или психологическое тестирование. Совершенствования системы продвижения  по служебной лестнице и роста  картеры, которая должна зависеть  от стажа;

 

5. разработка системы  адаптации для сокращения текучести  кадров. Ввести наставничество как в социально-психологической, так и в профессиональной адаптации, а в организационной адаптации необходима активная работа с новым работником менеджера по персоналу;

 

 

6. создание кадрового  резерва, для поддержания баланса  рабочей силы в организации;

 

7. периодическое проведение  работниками службы персонала  анализа содержания работы, мониторинг  персонала для выявления текущей  ситуации, которая и является  базой для кадрового планирования.

 

Заключение

 

Эффективное управление персоналом является важнейшим фактором достижения организацией экономического успеха. Именно человеческие ресурсы являются основным ресурсом каждого предприятия, от качества использования которого, во многом зависят результаты его  деятельности. Поэтому кадровое планирование, анализ трудового потенциала и управление персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способной  многократно повысить эффективность  его работы и, следовательно, его  конкурентоспособность.

 

 

Кадровое планирование - это система подбора квалифицированных  кадров, при использовании двух видов  источников - внутренних и внешних, имеющие своей целью обеспечить потребности организации в необходимом  количестве специалистов в конкретные временные рамки. Успех кадрового  планирования зависит от того, насколько  тесно этот процесс связан со стратегическим планированием в организации.

 

Потребности организации  в персонале обуславливаются, прежде всего, стратегией ее развития, на которую, в свою очередь, влияет множество  факторов - состояние экономики, рыночная динамика, государственная политика, финансовое состояние организации, традиции и т.д.

 

Реальные возможности  системы планирования человеческих ресурсов определяются, главным образом, характером информационной базы, содержанием  банка данных. Там, где с помощью  планирования решают широкий круг кадровых задач, должен быть создан обширный банк данных, характеризующих подробно каждого  работника.

 

По аналогии с базисным процессом планирования в организации  можно выделить следующие временные  рамки кадрового планирования: краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное.

 

Процесс кадрового планирования состоит из трех шагов:

 

1. Оценка наличного персонала  и его потенциала;

 

2. Оценка будущих потребностей, отслеживание изменений в профессионально-квалификационной  структуре кадров, выявление потребности  в рабочей силе с указанием  количественных и качественных  показателей;

 

3. Разработка программы  по развитию персонала.

 

Существует несколько  видов кадрового планирования, которые  тесно связаны друг с другом. Основными  из них являются: планирование потребности  в персонале, планирование найма  персонала, планирование использования  персонала, планирование развития персонала  и планирование сокращения персонала.

 

Такие процедуры, как планирование численности персонала, найм и адаптация персонала, определение профессионально-квалификационной структуры, развитие персонала и высвобождение персонала являются текущими вопросами кадрового планирования, которые необходимо постоянно решать, обеспечивая, тем самым, успешную деятельность организации.

 

Теория гласит, что планирование персонала - это приведение в соответствие потребности в персонале и  наличия персонала путем найма, обучения или увольнения. Теоретически схема проста. Но, как только доходит  до практики, вопросов оказывается  больше, чем ответов. Слишком много  различных факторов надо учесть, и, что самое сложное, в процессе кадрового планирования необходимо обеспечить системный поход.

 

В результате анализа процесса кадрового планирования в ООО  «Оренбург Водоканал», мы выявили  ряд основных проблем. В ООО «Оренбург  Водоканал» отсутствует комплексная  и целенаправленная система мероприятий  по планированию трудовых ресурсов, что  связано с низким организационным  статусом службы персонала ООО «Оренбург  Водоканал», деятельность которой сводится преимущественно к обеспечению документооборота, связанного с персоналом организации. Отсутствует нормативно-правовая база для обеспечения процесса кадрового планирования. Не рациональное распределение функций по управлению персоналом между подразделениями организации говорит о несовершенстве организационной структуры ООО «Оренбург Водоканал». Результаты планирования потребности в персонале не находят свое выражение в комплексе конкретных мероприятий по поддержанию баланса рабочей силы.

 

Таким образом, кадровое планирование в ООО «Оренбург Водоканал» неэффективно, ведется ненадлежащим образом и  ему не уделяется должного внимания.

 

Выявленные проблемы могут  привести к негативным последствиям для деятельности всей организации, поскольку они напрямую влияют на эффективность управления персоналом, а, значит, и на достижение целей  организации. Руководители ООО «Оренбург Водоканал» должны осознавать важность и необходимость целенаправленной работы по кадровому планированию, поскольку без этого не будут возможными предложенные нами шаги по оптимизации процесса кадрового планирования в ООО «Оренбург Водоканал».

 

Нами предложены следующие  пути. Во-первых, в ООО «Оренбург  Водоканал» необходимо создать нормативную  базу, обеспечивающую оптимальный процесс  кадрового планирования. Во-вторых, совершенствовать организационную  структуру ООО «Оренбург Водоканал». В-третьих, необходимо преобразовать содержание работы сотрудников службы персонала. В-четвертых, разработать программу удовлетворения будущих потребностей ООО «Оренбург Водоканал», которая должна включать конкретный график и мероприятия по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей организации. В-пятых, разработать систему адаптации персонала, которая позволит сократить текучесть кадров. В-шестых, создать кадровый резерв для поддержания баланса рабочей силы в ООО «Оренбург Водоканал». И в-седьмых, работниками службы персонала необходимо периодически проводить анализ содержания работы, мониторинг персонала для выявления текущей ситуации, которая и является базой для кадрового планирования.

 

Практическая реализация концепции оптимизации процесса кадрового планирования может быть успешной при достижении соответствия между целями, стратегией управления предприятием и стратегией управления персоналом.

 

Оптимизация процесса кадрового  планирования в ООО «Оренбург  Водоканал» позволит существенно сократить  затраты на эту работу, сделать  кадровое планирование своевременным, результативным, надежным и экономичным. Данная система выстроена на принципах  взаимосвязанности кадрового планирования с другими функциями управления персоналом и всех его этапов между  собой, подчиненности процесса кадрового  планирования достижению общей цели организации, соблюдении взаимовлияния  и взаимодействия с окружающей средой.

 

Список литературы

 

1. Анурова, Н.И. Формирование  стратегии ресурса компании /Н.И.Анурова// Справочник по управлению персоналом. - 2005. - №1. - С.37-42.

 

2. Барков, С.А. Управление  персоналом /С.А.Барков. - М.: Юристъ, 2001. - 451 с.