Операционный менеджмент

Елемент, що забезпечує виконання основних функцій, називається «процесором операційної системи».

Функціональний підхід дає змогу в наочній формі реалізовувати методику «вхід-вихід».

Галузевий підхід припускає, що операційні системи будуються на підставі максимального обліку і відображення галузевої специфіки діяльності.

Головний критерій складання галузевої операційної системи – це критерій керованості основною технологією. Цей підхід більш ризикований, тому що він істотно підвищує потенційні втрати від хибних рішень, але і сприяє істотному підвищенню ефективності керування операціями.

Організаційний підхід допускає, що технічні, функціональні та галузеві чинники вже враховані у вигляді деяких операційних констант. З використанням цих операційних блоків будується система, що уможливлює оптимізування і відбір процесів підготовки інформації і прийняття рішень.

Організаційний підхід є найбільш адекватним і гнучким, оскільки налагоджує керування операціями, виходячи з власне інформаційних критеріїв ефективності керування.

Ці три підходи при уважному розгляді не є альтернативними. Розумна побудова операційного менеджменту передбачає послідовне застосування функціонального, галузевого й організаційного підходів.

2.7 Будь-яка операційна система – банківська, освітня, інформаційна і тощо не існує вічно: вона виникає, проходить періоди становлення і розвитку, розквіту і спаду та занепаду. На зміну їй приходять нові системи, більш досконалі, пристосовані до навколишнього середовища.

Ефективність складних операційних систем, як правило, розвивається своєрідними еволюційними циклами, кожний з яких добре апроксимується S- подібною кривою (рис. 7.1 ), яка ніби обгинає еволюційні цикли, що відповідають кількісній, а в окремих випадках і якісній зміні параметрів системи за незмінних принципів її побудови. Локальні цикли «життя» операційної системи також добре описують S- подібними кривими

Вони описують підвищення ефективності операційної системи за рахунок зміни окремих параметрів системи, можливо, вхідних, вихідних, внутрішніх або одночасно декількох. Кожний з еволюційних локальних циклів проходить з тимчасового інтервалу від виникнення нового принципу побудови системи до його вичерпання. Час проектування конкретної системи короткий у порівнянні з еволюційним циклом, тому інтервал зміни параметрів низький і визначається обмеженнями, що виходять з рівня розвитку науки і техніки на момент проектування.

Ефективність

   Е3

   Е2              Сигнал тривоги

  Е’4

              В              ∆Е

   Е4

                             А         Б          

    Е1

                            Час

                 І              ІІ              ІІІ              Іv

              Дані обмеження ніби «вирізують» визначений відрізок на S - подібній кривій. І вже залежно від вирізаної ділянки, крива може бути опуклою чи увігнутою (початкова ділянка), наближатися до лінійної (середньої) або увігнутої (кінцевий) чи апроксимуватися ними. Таким чином у процесі розвитку операційної системи варто виділити три або навіть чотири етапи життєвого циклу, щоб характеризувати поточну ефективність будь-якої операційної системи.

Етапи життєвого циклу операційної системи

Етап перший (І) – зародження і формування операційної системи. Він характеризується порівняно незначною ефективністю Е1 і відносно низькими темпами її зростання (слабкий підйом кривої).

На цьому етапі потрібна особлива (переважно централізована ) система менеджменту, що припускає виняткову концентрацію повноважень і відповідальності.

Етап другий (ІІ) – швидке зростання ефективності. Віддача, тобто поточна ефективність, тут збільшується за рахунок зняття обмежень координації ланок, підрозділів і їхніх функцій.

Операційна система сформувалася як цілісність. На другому етапі змінюються вимоги до операційних систем. Надконцентрування повноважень і відповідальності поступається місцем їхньому збалансованому розподілу. Головна передумова керування операційною системою – це раціональна внутрішня структура, правильна організація інформаційних потоків і чітка спеціалізація підрозділів і ланок, що виражається у розподілі зон відповідальності.

Етап третій (ІІІ) – період стабільності. Він характеризується практично найвищими показниками ефективності функціонування операційної системи (Е2 та Е3), незмінністю (сталістю) вихідних параметрів системи, низькою імовірністю відмовлень, високими показниками живучості і чутливості тощо. Тут резерви ефективності пов’язані з керуванням витратами, раціональною системою стимулювання з частковими технологічними поліпшеннями і перенавчанням персоналу.

Період стабільності найбільш тривалий етап існування операційної системи. Він прямо пропорційно залежить від стилю керування операційного менеджера, наявності та якості вхідних ресурсів, маркетингової служби. За реальних ситуацій даний період є найважчим у плані тривалості збереження мети організації, її стратегії і тактики.

Етап четвертий (ІV). Він включає дві ділянки – А та Б.

Ділянка А – стадія спаду ефективності, на якій йдуть «сигнали тривоги» про втрату досягнутих значень Е2 (Е3) та решти параметрів системи. Тут вирішується проблема вибору – ліквідації чи модернізації операційної системи, зміни дислокації, призначення.

Ділянка Б – приріст ефективності. Показник приросту ∆Е в цей період незначний і зв’язаний, радше, зі згортанням діяльності.

Зниження ефективності на даному етапі спричинюється двома групами впливу:

1)                зміною зовнішніх умов функціонування, наприклад, зниженням цін (розширенням маркетингового поля), зменшенням обсягу реалізацій, активізацією конкуренції;

2)                внутрішніми деструктивними процесами, пов’язаними з падінням дисципліни і відповідальності, погіршенням відносної «якості персоналу», фізичним і моральним застаріванням устаткування.

З аналізу S- подібної кривої життєвого циклу виходить, що під час проектування операційної системи «від нуля» перший етап можна істотно скоротити, на відміну від періоду переходу її в нову якість чи модернізаційного циклу.

На другому і четвертому етапах життєвого циклу дуже важливо забезпечити формування гнучкого, чутливого до інновацій менеджменту, що забезпечить якнайшвидший вихід на обґрунтування рішень щодо подальшої долі системи.

Дуже часто на цих стадіях виникає необхідність заміни колишнього керівництва на нове, яке здатне неупереджено й об’єктивно судити про перспективи даної операційної системи.

Система керування операціями, що є, таким чином, гнучною та розвинутою системою вимог щодо ефективності менеджменту, повинна ґрунтуватися на S-подібній кривій життєвого циклу.

З позиції S-подібної кривої можна виділити визначений клас операційних систем із надзвичайно високим запасом мінливості, тобто здатних до переходу на нові ділянки цієї кривої без ліквідації бізнесу. В галузі консервативного бізнесу – це банківські та освітні, інформаційні системи.

Під час проектування операційних систем менеджера слід враховувати, що еволюційні цикли  різних їхніх параметрів (характеристик) можуть не збігатися. Тому варто одночасно реалізовувати криві трьох типів (опукла, увігнута і близька до лінійної). Причому бажано, щоб функція зискованості була універсальною і забезпечувала реалізацію всіх зазначених залежностей як функції допустимих меж зміни параметрів. Зазначеним вимогам відповідає така функція:

Εі (ki) = ( ki – kінх / kінл – kінх)αі,                                                       (7.2 )

Де ki – значення і-го приватного критерію для варіанту операційної системи;

kінл, kінх – його найкраще і найгірше значення, що відповідає границям сфери припустимої зміни відповідних параметрів системи чи границям наближеної сфери компромісів;

αі – показник не лінійності.

Саме функція корисності (7.2) характеризує ступінь наближеності до локального оптимуму за критерієм ki, що є для операційного менеджера достатнім для ухвалення правильного рішення проектування або модернізації операційної системи.

2.8 Операційна система в будь-якому своєму вигляді і формі – освітня чи інформаційна – має дві тенденції свого існування:

-         функціонування;

-         розвиток.

Функціонування – це підтримка життєздатності, збереження функцій, що визначають цілісність операційної системи, якісну її визначеність і характеристики її сутності.

Розвиток – це набуття операційною системою нової якості, що зміцнює життєздатність за умов змін у зовнішньому середовищі.

Під «режимом функціонування розуміється сукупність параметрів і умов функціонування, що забезпечують передбачуване за технологією створення продукту, а збереження й поточне відтворення елементів операційної системи.

Розходження між технологією і режимом як об’єктами керування полягають у тому, що:

1)    технологія виявляє себе через прямі і непрямі параметри функціонування;

2)    режим уособлює, крім основної діяльності операційної системи, ще й діяльність з обслуговування операційної системи.

Поняття нормального режиму характеризує збіг або достатню наближеність фактичних і планових параметрів операційної системи, що функціонує в межах її реальної потужності.

Поняття «реальна потужність» у даному випадку допускає, що рівень використання основного процесора забезпечує його поточне функціонування і відтворення без виходу на критичні (руйнівні) параметри.

Управлінські переваги нормального режиму такі:

1)     можливість підвищення кваліфікації персоналу в силу стабільності виконуваних функцій, зниження витрат;

2)     підвищення якості продукції;

3)     можливість раціоналізаторської інновації;

4)     концентрація менеджменту на окремих актуальних аспектах керування за рахунок зниження рівня контролю стабільних і незмінних аспектів.

Типові проблеми і протиріччя керування системою, що знаходиться в нормальному режимі:

1)     відсутність внутрішніх стимулів для інновацій;

2)     можливість нагромадження внутрішніх невідповідностей між параметрами, умовами або аспектами;

3)     застарівання компонентів операційної системи;

4)     накопичення «професійно-технологічної утоми» всередині операційної системи.

Перехідний режим як управлінська проблема представляє такі значення найважливіших параметрів, що знаходяться на інтервалі між оптимальними і руйнівними засадами (рис. 8.1).

              перехід

              -              +

              • • • • • • • • • • • •              • • • • • • • • • • •             

Рис. 8.1 Ілюстрація перехідного режиму

Перехідний режим системи, на відміну від особливих режимів, коливається, тобто границею його виникнення вважається сукупність параметрів.

Безліч можливих «наслідків» для системи в перехідному режимі включає наступні варіанти (рис. 8.2):

-         повернення системи до оптимального рівня;

-         перехід системи до нового оптимального режиму;

-         руйнування операційної системи.

              Новий

Вихідний                            рівень

рівень

                Руйнування

Рис. 8.2 Можливі «наслідки» операційної системи в перехідному режимі

Перехідні режими пов’язані з рядом причин проблемного характеру, які можна розподілити на зовнішні і внутрішні (рис. 8.3)

Рис. 8.3 Класифікація причин перехідного режиму

До зовнішніх належать проблеми ресурсного забезпечення, які пов’язані зі споживачем; до внутрішніх – технологічні збої, пов’язані з поточними помилками персоналу.

Кінцевим завданням керування режимом операційної системи є оптимальне співвідношення поточної і довгострокової ефективності, а безпосереднім – оптимізація поточної ефективності операційної системи.

Тема 3. Методичні основи проектування операційних систем

Питання:

1.      Потужність операційної системи.

2.      Розміщення операційної системи.

3.      Стратегія і тактика в керуванні операційною системою.

4.      Інновації і розвиток операційної системи.

5.      Методи організації і нормування робіт.

6.      Продукти і процеси в контексті операційного менеджменту.