Менеджменттегі интеграциялық процестер

коммуника        Көзбе-көз әңгімелесу                                         мен

циялау               Қарапайым тіл                                                    дәлдігі

басы                   Оңайлатқан код

 

   Айқын (түсінікті) әрі дәл коммуникация  қабылдаушыға жай айтылған немесе жазылған ақпараттан әлдеқайда көп нәрсе хабарлай алады. Басшы технологияларды сұрыптап жөнелтетін ақпарат блоктарын өзі мен өзінің бастықтары, қарамағындағылар мен әріптестері арасындағы түсіністі жақсартуға тиіс.

   Сөйтіп, басшы сан алуан факторларға өте сезімтал болуы тиіс. Коммуникациямен шұғылданған адам коммуникация жүйесін, иерархиялық жағдайды, қабылдаушының жеке қасиеттері мен ұғымдылығын, ұйымды қоршаған ортаның динамикалық мәнін, сондай-ақ хабарландырудың бейресми жүйесінен болатын бұрмаларды естен шығармауы тиіс. Коммуникация жүретін орта туралы үнемі хабардар болу басшыға коммуникация жүйесіне қажетті өзгерістер енгізуге және тиімді шешімдер қабылдауға мүмкіндік береді.

   Тұлғааралық коммуникациялардың  тиімділігі мен оны арттыру жолдары. Ұйымдағы басқару адамдар арқылы жүзеге асады. Коммуникация - бір субъектіден екіншісіне ақпарат беру болғандықтан және субъект ретінде жеке адамдар болғандықтан, коммуникация тұлғааралық сипатқа ие болады. Басқарудың табыстылығы да көбінесе тұлғааралық коммуникацияның тиімділігіне, тиімді қарым-қатынасқа байланысты.

   Тиімді коммуникация негіздері.  Коммуникация ұйым мақсаттарына  сай нәтижелерге жеткізген жағдайда  ғана тиімді деп саналады. Жоғарыда  айтып өткендей ақпараттың жылжып ағуында ғана емес, сонымен қатар қабылдауда да мәні бар. Сондықтан, ақпараттың қанша түсінікті болғандығы мен оны қабылдаушының реакциясын анықтау маңызды. Демек, коммуникация процесі жіберуші мен қабылдаушы арасында ақпарат алмасуға жағдай жасауы тиіс. Мұндай екі жақты байланыс тиімді басқару процесінің негізі болып табылады.

   Екі жақты қарым-қатынас тиімді болу үшін, қарым-қатынас жолдары ұйым мүшелерінің барлығына ашық болуы тиіс. Қарым-қатынас бұрын да айтқанымыздай, үш бағытта дамиды: жоғары, төмен және көлденең.

   Төмендемелі бағыттағы коммуникация. Коммуникацияның бұл формасы  адамдарды басқарумен байланысты, сондықтан ол тиімді болу үшін  төменге қарай бағытталған қарым-қатынас мәселелеріне көңіл бөлген жөн. Қазіргі заманғы өндірістің және коммерциялық қызметтің өсуі мен күрделілігі басқару процесін қиындатады, төменгі звеноларға тиімді ақпарат тарату құралдарын құру мәселесін ұлғайтады. Қарамағындағы адамдарға уақытында және дәл берілген ақпарат жұмысшылардың басшы дегендегі қорқынышы мен күмәнін азайтып, құтылуға ықпал етеді. Бұл жұмысшының бірге істеушілік сезімін, өз еңбегіне деген мақтанышы мен өзінің адамгершілігін сезінуге мүмкіндік туғызады. Айта келе, жоғарыдан төменге қарай қарым-қатынасты тиімді құра алсақ, бағыныштыларға ұйым ішінде болып жатқан өзгерістерді дұрыс түсінуге, қабылдауға  және  жауап беруге өз себебін тигізеді.

   Жоғары бағытталған коммуникация. Жұмысшылардан ұйым басқармасына  бағытталған ақпарат ағыны практикада  кең танылмаған. Өкінішке орай, кең  орын алған көзқарасқа сай, қарым-қатынас — бұл бір жақты процесс. Ал шынында, жоғары қарай бағытталған коммуникация төменге қарай жіберілген идеялар қаншалықты дұрыс ұғымды болоды, соны көрсетеді. Және де жұмысшыларға өз бөлімінің жұмысына қатысуға, сонымен шешімдерді іс жүзінде жүргізіп және басшылармен бірге белгіленген тактиканы қолдануға мүмкіндік береді. Жұмысшы өндіріс тиімділігін жоғарылататын құнды ойларды айтуы мүмкін. Жоғарыға бағытталған коммуникациялар арқылы басшы көптеген дау-жанжал жайттардан құтылуға мүмкіншілік алады. 

   Ұйымдағы горизонтальды коммуникация  басқару иерархиясында бірдей  деңгейде, сонымен қатар осы ұйымнан  тыс адамдармен қарым-қатынас жасау арқылы жүргізіледі. Көлденең қатынас бөлімдердің бастықтарына бір-бірімен шүйіркелесіп, өздерінің іс-әрекеттерін үйлестіріп тұруына мүмкіншілік береді. Өткізу бөлімінің қызметтері өздерінің сатып алушыларымен, инспектор шаруашылық меңгерушісімен және т.б. өзара қарым-қатынастар кең тарайды. Сөйтіп, әртүрлі бөлімдер арасындағы қатынастар каналдарының бар болуы, олардың өзара келісіп жұмыс істеуіне жағдай жасайды.

   Ақпарат және қатынас құралы. Практикада кімге қандай ақпарат  қажет екенін белгілейтін табанды  ережелер жоқ. Дегенмен, ұйымның  әр бөліміне қандай информация  қажет және де ол не білгісі  келетіндігін айқындау үш бағытта: коммуникацияның түрін, дамуын және қатынас құралдарын белгілеуге өз пайдасын тигізеді. Ақпарат таратудың көптеген әдістері және құралдары қолданады. Жоғарыға, төменге және көлденең бағытталған информацияны пайдалануға арналған кейбір негізгі ресми құралдар төменде берілген.

   1. Төменге беттеген коммуникация құралдары:

   а) Бастық және оның бағыныштылары арасындағы бұйрық, нұсқау, өтініш және т.б. түріндегі тікелей контактілер;

   б) Бейімдейтін материалдар мен қызметші жоспарлар мәні;

  в) Графиктерді, жазба жариялау, хабарларды және жалпы ақпараттарды ілуге арналған тақтайлар;

   г) Анықтамалар, көрсеткіштер, жазбаша нұсқаулар, директивалар мен әдістемелер;

   д) Қызметкердің журналдары мен газеттері;

   е) Қаржылық есеп беру мен басқа да кәсіпорын табыстары туралы ақпарат;

   ж) Қызметкерлерге хат жолдау;

   з) Чек конверттеріне қосымшалар;

   и) Мемлекеттік-адрестік жүйелер, кинофильмдер, слайдтар, плакаттар, хабарландырулар, кестелер сияқты әр түрлі аудиовизуальды құралдар.

   2.  Жоғарыға беттеген коммуникация құралдары:

   а) Қызметкерлер өз ойларын,  пікірлері мен сыр ескертпелерін  білдіре                                   алатын рационализаторлы ұсыныстарды  марапаттау жүйесі;

   б) Арыздарды ресми талқылау;

   в) Моральдық жағдай мен қарым-қатынасты қарап тексеру;

   г) Басшының қызметкерлермен ашық  мәжілісі;

   д) Бірлестік пен оның өкілдіктерінің  жарық көрген еңбектері;

   е) Кәсіпорын газеті редакторына  жазылған хаттар;

   ж) Жұмысшылар комитеті.

   3.  Горизонталь коммуникация құралдары:

   а) Конференция, мәжіліс пен  топ жиналыстары;

   б) Кәсіптік дайындау бағдарламалары;

   в) Бірлестік басшыларымен және  басқа да мекемеге қатысы жоқ  топтармен кездесулер өткізу;

   г) Әр түрлі бөлім басшылары  мен орталық аппарат арасында  ұжымдық шарт жасасу туралы келісімдер;

   д) Әр түрлі бөлім басшылары  мен орталық аппарат арасындағы  іс-қимылдарды күнделікті үйлестіріп  отыру.

   Тұлғааралық коммуникация кезіндегі  жолығатын кедергілер. Тұлғааралық  (жеке адамдар арсындағы) коммуникация  процесінің тиімділігі барлық деңгейлердегі қарым-қатынас жолдары ашық болатынына тәуелді. Бұл жолдар жабық болған кезде коммуникация дұрыс жұмыс істеуін тоқтатады. Тиімді коммуникацияға басшылар мен бағыныштылар арасындағы алшақтық, семантикалық, акустикалық тағы басқа сол сияқты көптеген кедергілер болады. Бірақ тиімді коммуникацияға ең үлкен кедергі — бұл әр түрлі объектілерге, мәселелер мен оқиғаларға жолдаушы мен қабылдаушының көзқарасы. Хабар ауызша, жазбаша, не болмаса визуальды берілгеніне байланысты жолдаушының қабылдаушыға деген көзқарасын білуге болады. Екінші жағынан, қабылдаушының хабарландыруға немесе оны жолдаушыға көзқарасын қарсылық көрсету, тілек білдіру немесе немқұрайлық арқылы байқауға болады.

   Басшының көзқарасы мен мінез-құлық,  жүріс-тұрысы тиімді коммуникацияға жетуде аса маңызды роль атқарады. Егер ол әңгіме кезінде қобалжып, шыдамсыздық көрсетсе, ашуланса немесе қарастырылып отырған мәселе жөнінен уайымдаса, бұл болашақта олардың арасындағы қарым-қатынасқа алынбас кедергі жасайды. Егер ол қарамағындағылардың не туралы ойлап, нені сезінетіндерін білем деп жорамалдаса, не болмаса өзінің қызмет бабы міндеттерін асыра бағалап, арыздарды тыңдауға тиіс емеспін деп санаса, жұмысшылар басшыға өз арыздарымен жүгінбейтін болады. Кейбір басшылар өз қарамағындағылардың жұмыстарына байланысы жоқ олардың жеке басындағы мәселелерінен хабардар болудан жиі бас тартады. Жұмыс мәселелері мен жеке сұрақтар жиі тығыз байланысты болғандықтан, бірін екіншісіз қарау қиын, мұны есте сақтау дұрыс.

   Басшының көзқарасы оның адамдармен қарым-қатынасына және оған кететін уақытқа қанша мән беретінінен көрініп тұрады. Адамдардың пікіріне құлақ асып, адамдар тобымен жұмыс істеуге тырысатын басшы қарым-қатынасқа зор мән беріп, оған уақытын аямайды. Ал, мәселелердің көпшілігін өзі шешіп, өзінің қарамағындағы адамдарды еркін жіберген басшы қарым-қатынасқа көңіл бөлмейді.

   Егер жұмысшылар қызбалыққа салса,  оларды бір нәрсе қанағаттандырмаған  жағдайда өз сезімдерін ашық  көрсетсе, бұл да екі жақ арасындағы  қарым-қатынасқа бөгет тудырады. Бағынышты адамдардың пікірімен санасып, оған құлақ асса, сонда ғана басшы жұмысшылардың не айтқылары келетінін жете түсіне алады.  

   Тиімді тұлғааралық коммуникацияға  жетуге арналған ұсыныстар. Тиімді  коммуникация үшін ақпарат беруші  мен оны алушының арасында өзара түсіністік болуы керек. Бұл екі жақты қарым-қатынас арқылы жүзеге асатындықтан, ақпаратты дұрыс түсінуге оны беруші жауапты.

   Нашар коммуникацияның негізгі  себебі — хабар жолдаушы мен алушының арасындағы тәжірибе аздығы мен өзара түсіністіктің жеткіліксіз болуы. Хабар дұрыс жету үшін жіберуші мен алушы бір тілде сөйлеулері қажет. Екі адамның біліктілігі бірдей бола алмайтындықтан жолаушының символдары қабылдаушының символдарына толық сәйкес келмейді. Сондықтан да хабар түсінікті болуы тиіс десек, қабылдаушының білім деңгейі, тәжірибесі мен әлеуметтік-экономикалық мәртебесі сияқты факторларды естен шығармаған жөн.   

   Бұған қоса, қабылдаушының хабарландыруға  реакциясын анықтау қажет, өйткені  ол алушының көзқарасын білдіртеді. 

   Келесі, жоғарыдан төмен қарай  тиімді коммуникация болу үшін  символдарды дұрыс қолдану. Егер  де басшы сөздерді жазбаша  және ауызша формада қолданса, онда ол қабылдаушыға таныс  әрі нақты сөздерді таңдап  алуы тиіс. Бірнеше мағынасы бар  сөздер мен техникалық терминнен қашқақтай алмаса, оларды онда түсіндіруге міндетті. 

   Визуальды қарым-қатынаста белгілер, ым, (дене қимылы), суреттер мен  басқа ауызша емес символдар  қолданылады. Визуальды символдар  жіберушінің эмоциясын, көңіл-күйін,  ниетін білдіруде қарапайым сөздерге қарағанда әлдеқайда тиімді. Сондықтан, хабар дұрыс түсінілуі үшін сөздер мен визуальды символдар қоса қолдануы тиіс. 

   Ақпарат беру қарым-қатынастың  бірнеше құралын қолданғанда  немесе бір құрал жиі қайталанса, анағұрлым тиімдірек болады.

   Ақпарат қаншалықты ресми түрде  берілсе, ол соншалықты тиімді  болады. Алайда хабарландыру тікелей  басшыдан жұмысшыға берілген  жағдайда мақсатқа әлдеқайда  сай болады. 

   Егерде басшы хабарды дұрыс  түсінілгеніне көзін жеткізгісі  келсе, ол бетпе-бет әңгімелеседі. Тиімді тұлғааралық коммуникацияға жету үшін уақытты талдауға үлкен мағына беру қажет. Бұл жерде ол төмендегі ережелерге сүйене білу керек:

   1.Ортаңғы звено басшылары берілген мәліметтерді бағыныштылардан бұрын алуы қажет.

   2.Қабылдаушылардың бәріне арналған мәліметті олар бір мезгілде қабылдауы қажет.

   3.Мәліметтерді бір-бірімен шатастырмау үшін уақыт бойынша реттеніп тұруы қажет.

   Төменнен жоғарыға бағытталған  коммуникация тиімді болу үшін  мына ұсыныстарға көңіл бөлген  дұрыс:

   1.Төмен мен жоғарының арасындағы қатынас ұзаққа созылғаны қажет.

   2.Мәлімет шешім қабылдаушыға, звенодан  звеноға дәйекті түрде өтіп  жеткізілуі тиіс.

   3.Толық түсіністікке жету үшін, басшы бағыныштыны ақырына дейін  мұқият тыңдауы қажет.

   4.Басшы бағыныштының айтқанына зейін қойып тыңдап, объективті баға беруі қажет. Ал қателікті көрген жағдайда, оны түзеуге ынта білдіру керек.

   Тиісті шаралар қолдану басшының  жауапкершілігіне жатады: сондықтан,  ол зейін қойып тыңдап және  шешім дұрыс деп құр дәмелендіру  қызметкердің ренішіне әкеліп соқтыруы мүмкін. Мұндай жағдайдан аулақ болу үшін, басшы бұл сұрақ бойынша өзінің пікірін толық қалыптастыруы мүмкін.