Менеджменттегі интеграциялық процестер

   Коммуникация туралы түсінік. Кез-келген басқарушының негізгі міндеті: ұйым бекіткен мақсаттарға жету үшін барлық қажетті шараларды қолдану болып табылады. Қай ұйымның басшысы болсын, ол шешімді тиімді қабылдау үшін, әр түрлі деректерден алынған дәл ақпаратпен қамтамасыз етілуі тиіс.Басқарушы жүктейтін коммуникациялық процестер басқарушы, қол астындағы адамдар, әріптестері және қоршаған сыртқы орта арасындағы маңызды байланыстырушы буын болып табылады. Ақпаратты нақты тұтынушылар оны дұрыс түсініп, оның потенциалды пайдалылығын түсінетіндей етіп беру маңызды міндет болып табылады. Бұл өте маңызды талап, өйткені: ең құнды ақпарат пайдасыз боп қалуы мүмкін, егер де тұтынушы оның дәл мәнін жете түсінбесе. Басқарудың табыстылығы көбінесе коммунациялық процестерді дұрыс құруға байланысты.

   Коммуникация теориясын қолдану  басқаруды ұйымдастыруға айтарлықтай  ықпал етуі мүмкін. Коммуникацияның  классикалық теориясын К.Шеннон жете зерттеген болатын және кейбір түр өзгертулерімен қазір ғылым мен техниканың көптеген салаларында қолданылады.

   Коммуникация объект және оқиғаға  сәйкес жалпы немесе ішінара  ақпаратты алу үшін сөзді, әріптерді,  символдарды немесе соларға үйлес құралдарды пайдалану болып анықталуы мүмкін. Мұндай анықтама беруде коммуникацияның үш аспектісіне ерекше көңіл аударылады. Бірінші - кейбір адамдар сөздерді, әріптерді және символдарды басқа адамдармен өзара қатынасқанда пайдаланады. Екінші - объектілер туралы жалпы немесе ішінара ақпарат алудың маңызы өте жоғары. Үшінші - коммуникацияда екі немесе одан да көп адамдар қатысуы мүмкін.

   «Коммуникация» латынның «communis» - «ортақ» деген мағынаны білдіретін сөзінен шыққан. Жіберуші (басқарушы) басқа біреумен (бағынышты адаммен, жоғары тұрған тұлғамен, әріптесімен) қарым-қатынас орнатуға тырысады. Ол ақпарат, қатынастар және идеяны ұғынуға ұмтылады. Коммуникацияны жетілдіру мақсатымен оны процесс модельдері ретінде зерттеу жүргізуге талаптандырды. Қазіргі кезде коммуникациялық процестің сансыз көп модельдері бар. Олар негізінен элементтердің саны жағына және терминологиясы бойынша және де өздері шұғылданып жүрген ғылымдар тұрғысынан ажыратылады.

   Коммуникацияның анықтамасы - бұл  бір адаммен (трансмиттер) басқа бір адамға (қабылдаушы) белгілі бір мағынаны жеткізу мақсатымен ақпаратты жіберу процесі. Трансмиттер ақпарат көзі немесе коммуникатор болып қарастырылса, қабылдаушы информацияның бағытталған орны ретінде, тұтынушы ретінде түсініледі. Коммуникациялық процесс төмендегі 1-суретте көрсетілген.

                           1-сурет.  Коммуникация процесі:                              

        Шуыл (бөгет)

 

 

транс-               кодталған           канал              қабыл-             мағынасы           жауап

миттер                хабар                                         даушы              ашылған                                     

                                                                                                        хабар

                                         Кері байланыс. Шуыл (бөгет)  

 

   Трансмиттер белгілі бір ақпаратқа  ие және оны қабылдаушыға жеткізу  ниеті бар. Ақпаратты жеткізу  үшін трансмиттер информацияны  қандай да бір тіл арқылы кодтау тиіс. Тіл бір мағынаны басқа мағынамен белгілі ережелер негізінде алмастыратын белгілі сигналдар мен кодтар жүйесі.

   Жөнелтуші хабарды байланыс каналымен  жіберген соң, қабылдаушы оның  мағынасын ашуға тиіс. Қабылдаушы  хабарды әр түрлі әдістермен қабылдайды, ал оның жауабы ауызша, жазбаша немесе эмоционалды түрде болуы мүмкін. Осы жауапты трансмиттер кері байланыс түрінде қабылдайды да, осымен коммуникация процесі аяқталады. Кері байланыс басқа коммуникацияның бастамасына бағытталуы мүмкін, сонымен процесс қайталанады.   

   Суретте көрсетілгендей, коммуникация  процесі шуылмен (бөгетпен) кез-келген сатыда эффектіленуі мүмкін және осының салдарынан хабар мен кері байланыс біраз бұрмалануы немесе толығымен бүлінуі мүмкін. Сол себепті менеджер коммуникациялық кесте жұмысын жобалағанда осы бөгеттерді ескеріп, одан туатын теріс салдарды мейлінше азайтуға тырысу керек.

   Сол үшін ол біріншіден кедергіні  тудыратын себепті іздеп, содан  кейін коммуникациялық жүйеде  кедергілер қай жерде және  қашан пайда болатынын анықтау керек. Осы факторларды білу арқасында менеджер осы кедергілерді минимизациялайтын құралдарды пайдалануға мүмкіншілік алады. Осындай құралдың біреуі болып кері байланыс механизмі табылады. Ол коммуникациялық жүйеде кедергі орнын бірден анықтап, оларды жоюына мүмкіндік туғыза алады.

   К.Шеннонның коммуникациялық модельдері  бес элементтерден тұрады: ақпарат  қайнар көзі, қабылдаушы, байланыс  каналы, қабылдаушы, тағайындалған  орын және ақпаратты қабылдаушы. Шеннон моделі байланыс саласындағы  электрондық схемалар үшін жасалған, бірақ оның әлеуметтік және қоғамдық сфераларында да тиісті өзгерістер енгізіп қолдануға болады. Басқару қызметін коммуникация моделі түрде құруда басқару іс-әрекетіне тән ерекшеліктерді ескеріп, соларға орай элементтер жүйесін құру қажет.

 
 
 
 

                      

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                              1.2.Коммуникация элементтері.

   Ұйым жағдайында коммуникация  көзі ретінде идея, информация, ниет  және коммуникация орнатамын  деген тілегі бар ұйым мүшесі  болып табылады.

   Кодтау. Коммуникация көзі болашақ  қабылдаушысымен «қатынас» орнатуға  талпынады. Көз табылғаннан кейін  кодтау процесіне көшуге болады, осы процесс кезінде көз идеялары  символдардың жүйелік жиынтығына  өзгертіледі. Сонымен, кодтау  функциясы идея мен мақсаттарды жөнелтуге арналған информация блогы түрінде қалыптастыру деп белгілеуге болады.

   Жіберілетін ақпарат блогы. Жіберілетін  информация блогы - бұл болашақ қабылдаушыға тиімді жеткізуге арналған зат. Бұл жерде ақпарат блогы қандай қалыпта берілетіндігі пайдаланатын канал ерекшелігіне байланысты.

   Канал (тапсыру құралы). Каналдар  коммуникация көзінен қабылдаушыға  жіберетін ақпарат блогын сақтаушылар  қатарына жатады. Ұйым жағдайында  олар оңаша сөйлесу, жазбаша  хабарлау, телефон арқылы әңгімелесу, ауызша хабарлау, бейресми коммуникация, жалпы жиналыс және т.б. түрлерде орын тебуі мүмкін.

   Қабылдаушы-цифрды ашушы. Коммуникация процесі толық аяқталуы үшін, жіберілетін ақпарат блогы қабылдаушыға түсінікті болатындай етіп шешілуі тиіс. Әрбір қабылдаушы жіберілетін ақпарат блогын өз тәжірибесі мен көзқарасына сәйкес түсінеді. Жіберілген ақпарат блогы неғұрлым ұқыпты, мұқият шешілген болса, соғұрлым коммуникация тиімді болады.

   Кері байланыс. Жөнелтуші өзі  жіберген ақпарат блогы толық  және тура болатынына үміттенеді. Бірақ жіберілетін ақпарат блогын тек сирек жағдайларда  ғана осы талапқа сәйкес болады, сондықтан коммуникациялық процесте кері байланысты қамтамасыз ету үлкен роль атқарады. Кері байланыс арқылы жөнелтуші ақпарат блогы бағытталған жеріне жетті ме және тиісті реакция туғызды ма, осыны анықтауға мүмкіншілік береді.

   Шулық кедергілер. Авариялар (сынықтар), өзара кедергілер немесе шулық  кедергілер коммуникация процесінде  әр түрлі себептермен пайда  болып тұрады. Шулық кедергілерді  сигнал (тапсырма) сапасын төмендететін фактор ретінде қарауға болады. Бихевиористік ғылымның көзқарасы бойынша шулық кедергілер жіберілетін ақпарат блогының туралығын төмендететін фактор есебінде қаралады. Ұйым деңгейінде бұл көптеген факторлардың ықпал тигізуінен туындауы мүмкін. Мысалы:

   1.Шулық кедергілер.

   2.Қабылдаушымен және жіберуші  дұрыс түсінбеуі.

   3. Әр түрлі адамдармен бір сөйлемді  әр түрлі мағынада түсінуі  (семантикалық проблемалар).

   4.Уақыттың ықпалы.

   5.Бастық пен оның қол астындағы  бағыныштыларының арасындағы өз қызмет орны жағдайын түсінудегі айырмашылықтар коммуникацияның кемістігін одан сайын ұлғайта түседі.

   6.Қабылдаушы жағынан құнды бағалау. Бұл жіберілетін ақпарат блогының толық құнын қабылдаушы информация келмей жатып белгілейді. Құнды бағалау қабылдаушыға жіберілген ақпарат блогының өзі қалаған бөлігін тыңдауға ғана тілек білдіреді.

   Коммуникацияны құрайтын бөлімдері  жеке зат, объектілер немесе  адамдар түрінде қарастырылуы  дұрыс емес. Бәрінен дұрысырағы  олар коммуникацияға жету үшін орындалатын көрнекі түсінік береді. Коммуникация бастық пен бағынышты (төмен бағыт бойынша), бағынышты мен бастық (жоғары бағыт бойынша), тең иерархиялық орын алатын тұлғалар арасында (горизонтальді) немесе бастық және үлкен топ бағынышты адамдар арасында жүргізілуі мүмкін, бірақ жөнелтуші, кодтаушы, кодты шешуші және қабылдаушы деп аталатын элементтер міндетті түрде қатысып отыруы тиіс. Оның үстіне, жіберілетін ақпарат блоктары қандай болмасын каналда үнемі қатысуы немесе қолданылуы тиіс.

   Әр ұйым басқарушысына тиімді коммуникация үшін коммуникациялық процестің әр элементі қажет. Мысалы, жіберілетін ақпарат блогының дұрыс шешілуі қажетті екеніне көз жеткізу қиын емес. Бірақ, көптеген практик және теоретиктердің ойынша коммуникация қабылдайтын форма негізінен қабылдаушы туралы не белгілі, соған тәуелді болу тиіс. Басқа сөзбен айтқанда, басқарушы өзін-өзі қабылдаушы орнында (бастық, бағынышты, әріптестер) сезіну керек, жөнелтушіге емес қабылдаушыға бейімделу тиіс. Ақпарат көзі ретінде, басқарушы қабылдаушымен «бір тілмен сөйлесу» ғана емес, сонымен қатар ол оның ойындағы адамы екеніне көзі жету керек. Сөйтіп бастық қабылдаушының кодты шешу процесін және кері байланыстың маңыздылығын дұрыс түсініп және дұрыс бағалағаны өте қажет. Осы аталған аспектілерді толығырақ қарастырып көрейік.

   Кодты шешу және қабылдау. Коммуникация  бойынша мамандар коммуникацияның  ақпарат көз бен қабылдаушы  арасындағы «түсінікті» бұзатын  ең маңызды фактор — кодтау  және кодты шешу кезінде орын  алатын өзгеріс (ауытқу) деп табады. Егер кодтау және кодты шешу процестері біркелкі болса, онда коммуникация өте тиімді болады. Ал, егер олар біркелкіліктен айырылса (әр текті болмаса), онда коммуникация бұзылуы әбден ықтимал. Мұның болатын себебі, қоғам жетістіктері, қоршаған орта, тәжірибе, тілдің байлығы, білім көлемі, мүдделері, қатынастар, құндылық, жеке қасиеттер туралы түсінік және әр адам мақсаттары үнемі өзгеріп тұрады. Бұл тиімді коммуникацияға бөгет тудырады, яғни кодтау мен кодты шешу арасындағы өзара байланысы бұзылады. Бұл ұйым жағдайында кодтаушы (бастық) кодты ашушының (бағыныштының) берілген бір жайтты мүлдем басқа мәнде ұғынуы мүмкін екенін түсінбегендіктен туады, тіптен кейде бастық оны дұрыс және толық түсінуге талпынбайды да. Бұл мәселе төмендегі 2-суретте көрсетілген.

 

                    2-сурет. Ішінара үйлесетін тәжірибе  көлемі:           

    

Ақпарат              Кодтау               Жіберілетін            Кодты             Қабылдаушы

  көзі                                                ақпарат                  шешу

                                                          блогы

                                       

   Диаграммадағы шеңберлер коммуникацияларға  қатысатын екі тұлғаның жиналған  тәжірибесін көрсетеді. Егер олардың  үйлесу облысы жеткілікті түрде аумақты болса, онда коммуникация тиімділігі жоғары болады. Егер шеңберлер мүлдем үйлеспесе, ортақ тәжірибе жинақталмаса, онда коммуникация болуы мүмкін емес немесе өте қиынға соғады.

   Кері байланыстың маңызы. Бұрын  айтып өткендей, коммуникация процесінде кері байланыспен қамтамасыз ету өте қажет. Әрине, кері байланыс, басшыға өзінің коммуникациясының тиімділік дәрежесін білуге мүмкіндік жасайды және болашақ коммуникацияларда «жөнелтілетін ақпарат блогын» дұрыстауға мүмкіндік береді.

   Ұйым жағдайында кері байланысты түрлі жолмен жүзеге асыруға болады. Көзбе-көз әңгіме түріндегі коммуникация кезінде әркім тікелей (тура) кері байланысты қабылдаушылармен ауызша пікір алысу арқылы немесе келіспеушілікті немесе түсінбеушілікті қағылез құралдары арқылы білдіруге болады. Немесе, әркім кері байланыстың жанама құралдарын қолдануға мәжбүр болады. Мысалы, өнімділіктің төмендеуі, жұмысқа келмеудің өсуі мен жұмыс күшінің ағымдылығы немесе бөлімдер арасындағы үйлестіктің жеткілікті дәрежеде болмауы коммуникацияның бұзылуын көрсетуі мүмкін. Тиімді басшы өз коммуникацияларының нәтижелері туралы хабардар болуға тырысады, ұйым мақсаттарына жетудегі коммуникацияның маңызын бағалап отырады.