Менеджменттегі интеграциялық процестер

                         

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                              1.3.Коммуникация жүйесі.

   Берілетін ақпарат блоктарын  жолдау мен қабылдауға арналған  коммуникация жүйелерінің көптеген  схемалары бар. Кейбір жүйелер  ақпараттың саны немесе сапасы  сияқты белгілі бір факторларды  өткізу қабілеттілігі жоғары  болады. Левитт әр түрлі жүйелер мен олардың ақпаратты өткізу қабілеттіліктеріне қатысты бірқатар зерттеулер жүргізген. Левитт өз зерттеулерінің бірінде әртүрлі коммуникация жүйелерінің тиімділігіне баға берген. Төмендегі 3-суретте төрт жүйе көрсетілген:

             3-сурет. Левитт зерттеген схемалар (конфигурациялар):

             Д

Е С                                      

                                                              А    В    С    Д    Е  

А                      В                                        Тізбек

      Шеңбер                                  

А                       В                                         В                            Д

                                                                                   

               С                                                                  С

               Д

               Е      А Е

         «У»                                                               Дөңгелек            

   Бұл конфигурациялардың әрқайсысын  кәдімгі ұйым схемасына өзгертуге болады. Мысалы, дөңгелек А, В, Д мен Е тұлғалары С басшыға бағынышты екендігі кәдімгі ұйым иерархиясын еске түсіреді. «У»ті ұйымдағы С, Д және Е деңгейлеріне сәйкес өз басшыларына есепті екі бөлім басшысы ретінде түсіндіруге болады. Осы сияқты, әмір тізбегі жоғарыдағы оң суретте көрсетілген.

   Бұл экспериментті жүргізу үшін  қызметкерлердің бірнеше тобы  тартылған. Топтың әрбір мүшесіне  бес символдың тек қана біреуі  бар карта берілген: шеңберлер,  жұлдыздар, үшбұрыштар, квадраттар  және «қосу» белгілері. Тапсырманың мәні мынада болған: барлық бес картадағы ортақ символды табу. Топтар бұл тапсырманы 15 рет қайталаған, әр қайталаған сайын шешімдер дұрыс қабылданды ма, топ мүшелерінің өзара қарым-қатынасы және де топтың шешім қабылдауына жұмсаған уақыт сияқты факторлар жөнінде мәліметтер жинаған.

   Левитт нәтижені төмендегідей  қорытындылайды: «Біз барлық айырмашылықтарды  жалпы түрде былайша сипаттай  аламыз: бір жағынан, шеңбер түріндегі  құрылым топ мүшелерін қанағаттандырғанымен, белсенді, ұйымшылдығы жоқ, өз дегенімен істейтін, басшысы жоқ құрылым болып табылады. Екінші жағынан, дөңгелек түріндегі құрылым белсенді емес, нақтылы басшысы бар, жақсы әрі тұрақты ұйымдасқан, еркіндігі тым емес, бірақ топ мүшелерінің көпшілігін қанағаттандырмайды».

   Бұл қызықты эксперименттің маңызды  сәттерін атап өтуге болады:

   1. Коммуникация жүйесінің құрылымы жөнелетін ақпарат блоктарының дәлдігіне ықпал етеді.

   2. Коммуникация жүйесінің құрылымы топтың жұмысты орындауына әсер етеді.

   3. Коммуникация жүйесінің құрылымы топ мүшелерінің жұмыспен қанағаттануына ықпал етеді.

   Жоғарыда аталған пункттер басшыға  қызметкерлердің жұмыспен қанағаттануына  оң ықпал жасайтын коммуникация  жүйесінің құруына көмектесуі  тиіс.

   Сөйтіп, коммуникациялық жүйе құрылымы ұйым ішіндегі өзара бір-бірімен әрекеттес құрылымдардың потенциалды маңызды компоненті ретінде болып табылады.

   Ұйым құрылымының кейбір факторларының  коммуникацияға ықпалы. Ресми ұйымдағы  жекелеген адамның иерархиялық  жағдайы (қызмет бабы) коммуникациялармен байланысты. Көптеген ұйымдарда ақпарат ағыны жоғарыдан төменге немесе басшыдан бағыныштыға қарай бағытталған. Батыс теоретиктерінің зерттеулері анағұрлым жоғары иерархиялық деңгейдегі адамдардың коммуникацияға әлдеқайда бейім екендігін дәлелдейді. Көптеген ұйымдарда коммуникация орнату жоғарыдан төменге бағытталған вертикаль (тік) әрекет деп есептейді. Алайда коммуникацияны қарастырғанда ақпараттың үш ағыны болатындығын ескеру қажет. Бұл үш деңгей төмендегі 4-суретте график түрінде берілген.

             4-сурет. Иерархиялық деңгейлер  бойынша ақпарат ағындары:

                                              Вице президент                                       

  Кәсіпорын басшысы        Кәсіпорын басшысы       Кәсіпорын басшысы

    (Қарағанды)                           (Алматы)                              (Ақмола)

                                            

                                               Бөлім басшысы

                                             Техник (мастер)

                                                немесе бөлім                  ақпарат ағыны

                                                басқармасы

   Бұл суретте жоғарыдан төменге,  төменнен жоғарыға және көлденең  бағытталған ағындар көрсетілген.  Бұл ағындар бірге немесе жұмыс күні ішінде әрқашан да болып тұрады.    

   Әкімшілік аз назар аударатын  екі деңгей - горизонтальды және жоғарыға бағытталған коммуникациялар ағыны. Коммуникацияларды ойластырудың ең жеңіл жолы - бұйрықтарды, инструкцияларды (командаларды) және жұмысқа байланысты тактикалық нұсқауларды техниктен (мастерден) вице-президентке берілетін қажетті мәліметтерді қарастыру. Бұл - әріптестер арасындағы және қарамағындағы адамдар арасындағы коммуникациялар туралы қарапайым түсінік.

   Зерттеулерге қарағанда, әріптестер техникалық жағынан неғұрлым жоғары білікті болса, соғұрлым олар бір-бірімен үнемі кеңесіп тұрады және де бір деңгейдегі қызмет орнындағы адамдар бір-бірімен ақыл-кеңес алуға бейім.

   Ұйымдағы горизонтальды қатынастарға  ресми шектеу ерікті ақпарат алмасып тұруына бөгет жасайды. Көптеген жағдайларда жоғарғы тұлғалардан ақпарат және консультация алудан тәуелді болудан құтылу қажет. Сөйтіп, басқарушы қалауында коммуникацияның үш бағытта бірдей ақпарат ағыны болуын көздеп отыру керек.

   Жеке адам қасиеті және ұғыну.  Ұйым қызметкерлерінің ұғынуы  көптеген құрылымдық және жеке  факторлармен анықталады. Адам ұғынуының  өзгеруі қабылданатын ақпараттағы  немесе жұмыс ортада туған  өзгерістерден қоздырылуы мүмкін. Сонымен қатар адамның ұғынуы оның бұрынғы тәжірибесі және жеке басындағы қасиеттерге тәуелді болады.

   Табысты ұйымдарда әкімшілік  басшының бұйрықтары (нұсқаулары) ең  алдымен фильтрленеді, содан кейін  қабылданады. Фильтрациялау процесі  төмендегі 5-суретте көрсетілген.  Мұнда «стимул» әкімшілік басшысы өзінің бағыныштыларынан түсетін хабарлардың сапасын жоғарылата алатын нұсқауларды құру ретінде түсіндірілуі мүмкін.

   Осы талап алдына қойылған  адам ақпарат мәнін өзінше  түсінеді. Адам қабылданған ақпаратты  қабылдамау, өзгертуі немесе тым жоғары мән беруі мүмкін, мұның барлығы оның жеке басындағы қасиеттеріне байланысты.

                            5-сурет. Фильтрациялау процесі: 

                                       Бұрынғы тәжірибе

Стимулдар                   тәртіпке түсірілмеген             түсіну (ұғыну)

                                            ақпарат саны     

            

                                    Жеке адамдар қасиеттері 

   Басқару. Әдетте «басшы-бағынышты» коммуникациясы ақпараттың екі бағытта, яғни жоғары және төмен, еркін өтуіне мүмкіндік беретін екі жақты информациялық жүйе деп ойлайды. Дегенмен, басқарушы өзінің қызметін пайдалана отырып, информацияның бағытына және ағынына ықпал тигізеді. Берілетін ақпарат блогына әр түрлі бөгет өз әсерін тигізетін болғандықтан, басшы белгілі бір ережелер орнатуы мүмкін. Осыған сай ақпарат блогы белгіленген бағытпен және орнатқан тізбекпен ағуы қажет. Егер топ басқарушының істерін орынды деп табатын болса, онда оның бұйрықтарының орындалуы мүмкін. Бұл жерде, бастық пен бағынышты арасындағы өзара түсінудің мәнін де ескеру қажет. Іс жүзінде бастық пен бағынышты арасындағы толық өзара түсінісу және келісушілік болмайды, өйткені: олардың арасындағы әр түрлі коммуникациялық бөгеттер болып тұрады. 

   Динамикалық шарттар. Тұрақты ұйымдарда қызметтес адамдар арасында толық түсінушілік тууы әбден мүмкін, өйткені коммуникация жүйесін құруда ақпарат блогының мазмұны және жөнелту жолдары, пермонал және болмашы технологиялық өзгерістерге әсері шамалы болады. Алайда, динамикалық ұйымдарға келсек мұндай жеңілдік кездеспейді.

   Динамикалық ұйым – бұл ұйымның  мақсаттарына жету үшін шаблонды  емес ақпараттарды жіберетін  ұйым. Мысалы, сауда-өндірістік фирмаға техникалық көрсеткіштері жоғары жаңа өнімді жасау, өндіру және өткізу үшін жаңа коммуникациялық каналдар қажет. Канал жоғарғы техникалық информацияны жасау фазасында өткізе бастайды. Сөйтіп, өнімнің жаңашылдығы коммуникация жүйесінде тиіс өзгеріс орнауын талап етеді.  

   Бейресми хабар жүйесі. Ұйым басқармасына  бейресми коммуникация жүйелері барлық ұйымдарда болатыны әдетте мәлім және көптеген жағдайларда ол ресми жүйеге қарағанда дәлірек және тиімді келеді.     Бейресми хабар жүйесі (жүзім сабағы) бейресми коммуникациялық жүйенің негізі болып табылады. Ол бүкіл ұйымды шырмап, барлық бағыттағы ресми каналдарды орап алады. Бейресми хабарлар жүйесі ресми коммуникация жүйесіне қарағанда өте икемді және тез таралады. Сонымен, біріншіден, ол коммуникацияның ең шапшаң формасы. Екіншіден, барлық ақпараттар осы жүйе көмегімен таратылады. Үшіншіден, ақпарат ағыны берілген үлгімен жүрмейді. Ең соңында, бұл жүйе ақпаратты бұрмалағандықтан жаман атқа әйгілі болады. Бұл жүйе бейресми болғандықтан, оған тиісті өкілеттілік (жауапкершілік) және есеп берушілік ресми сфералары болмайды. Сондықтан, осы жүйеге қатысушы әрбір адам берілген ақпараттарды өзінің қарауымен өзгертуіне болады. Әдетте, осындай бейресми хабарға құштар адамдардың көңілін аударатын информация – ол жалақы туралы деректер, қызмет өсу жайында болатын әңгіме, жеке адамдардың мінез-құлқы, жанұя қатынастары тағы сол сиықты. Ұйымдағы коммуникацияны жақсарту. Барлық ұйымдарға бірдей тиімді коммуникация орнату рецепті болмайды. Коммуникация тиімділігін бағалау үшін ең алдымен ұйымдағы жіберілетін ақпарат блогының ағын жолындағы кездесетін бөгеттерді қарастыру тиіс. Кейбір осы өте қиын бөгеттер төмендегі 6-суретте көрсетілген. Барлық осы бұрмалау факторларын ұғыну коммуникациялық жүйені жақсартуға негіз тудырады. Бұл факторларды кемсіту және ескермеу ақпарат блоктар ағынын баяулатады, оны ұлғайтып бұрмалауға әкеп соғады, ал кей жағдайда толық қателікке әкеліп соқтыруы мүмкін.

 

           

      6-сурет. Коммуникацияға бөгет  жасайтын кейбір факторлар:

           Коммуникация  басы (басты стадиясы).

   Қабылдаушы өз қалауы бойынша  тыңдайды.

   Жіберуші және қабылдаушы  әртүрлі жеке қасиеттерге ие.

   Жіберуші және қабылдаушы  ұғым әртүрлі.

   Қабылдаушы жіберушінің жағдайын (қызмет жағдайын) бағалайды.

   Сөздер әртүрлі түсініктерді (заттарды) белгілейді.

   Код түсініксіз.

   Шуыл (бөгеттер).

      Жіберілетін информация блогының  бұрмалануы.

    Егер осы бұрмалайтын факторлар  ескерілетін болса, онда бағалауды  төмендегілер туралы өткізуге  болады:

  - Коммуникацияны  жүзеге асыратын адамдар. Олар  иерархияда қандай орын (қызмет орнын) алады? Олар ұйым статусының схемасында қандай орын алады? 

   - Каналдар. Каналдың қандай формасы  (тапсыру құралы) пайдалануы тиіс? Каналға коммуникацияның қандай  көлемі сай келуі мүмкін?

   - Жіберілетін ақпарат блогы. Қай әдіспен ол кодталуы тиіс? Тілдің қай түрі пайдалануы тиіс? Жіберілетін ақпарат блогы не үшін қажет? 

   Бұрмаланатын факторларды зерттеп  болғаннан кейін коммуникацияның  әр түрлі технологиялары қарастырылуы  керек. Кейбір ішінара технологиялар  төмендегі 7-суретте берілген.

 

             7-сурет. Жіберілетін ақпарат блоктарының  айқындығы мен дәлдігін    жақсарту технологиялары (әдістері):

                                  Технологиялар (әдістер)

                           Кері байланыс 

                           Әр түрлі каналдарды қолдану                           Берілуші

                           Қайталаулар                                                        блоктың

Ақпаратты        Сөзді  іспен бекіту                                               айқындығы