Менеджмент персоналу 149

 Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

 Порядок заповнення трудової книжки регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".

 Трудові книжки заводяться на всіх працівників  підприємства, які пропрацювали на ньому 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

 Працівники, які влаштовуються на роботу, повинні  подати власнику підприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за місцем працевлаштування, при цьому власник стягує з працівника суму її вартості.

 Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові та особисті якості.

 Особова справа посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на всіх працівників підприємства після їх зарахування на роботу. Спочатку до особової справи заносяться документи, що відображають процес прийому на роботу, потім - всі основні документи, які виникають протягом трудової діяльності працівника в організації. 

 

54. Облік особового складу організації.

 Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників (П-2) , штатно-посадової книги (штатного формуляру) та алфавітної книги.

 На  працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом заповнюються особові картки (П-2) .

 Особова картка - це документ, в якому міститься найсуттєвіша інформація про особу.

 Особова картка включає наступні розділи:

 І розділ – "Загальні відомості" – в ньому відображається:

• прізвище, ім'я та по батькові працівника, дата та місце народження, номер та серія паспорта, домашня адреса;
• освіта;
• спеціальність за дипломом (свідоцтвом) ;
• кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) ;
• загальний, безперервний та спеціальний стаж роботи;
• останнє місце роботи, дата та причина звільнення;
• сімейний стан.

 ІІ  розділ – "Відомості про військовий облік" заповнюється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних. Вказується:

• група обліку;
• категорія обліку;
• військове звання;
• військово- облікова спеціальність;
• придатність до військової служби;
• назва райвійськкомату за місцем проживання;
• перебування на спеціальному обліку.

 ІІІ розділ – "Призначення та переведення" відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.

 ІV розділ – "Відпустки" містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.

 В разі звільнення працівника з підприємства в особовій карточці вказується дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення і робиться запис про те що трудова книжка видана власнику.

 Особові картки (П2) комплектуються за структурними підрозділами підприємства та апарату управління.

 Штатно-посадова книга (штатний формуляр) – це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектації персоналу підприємства.

 Порядкові номери працівників у штатно-посадовій  книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

 Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення чи звільнення працівника. Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах (організаціях) з значною кількістю персоналу. 

 

55. АРМ менеджера персоналу (інспектора з кадрів) .

 Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів в організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором росту продуктивності та оперативності праці менеджерів.

 Механізація та автоматизація кадрового діловодства повинна здійснюватись на підставі впорядкування системи документування управлінської діяльності, уніфікації й скорочення кількості форм документів, які створюються в організації.

 Впроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їх копіювання, оперативного розмноження, експедиційної обробки, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, закінчуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

 В якості прикладу можна привести систему управління персоналом PersonPro, яка створена з метою автоматизації діяльності служби управління персоналом.

 Основними функціональними можливостями програми є:

1. Розробка організаційної структури організації.
2. Створення та редагування штатного розкладу організації.
3. Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації.
4. Створення електронного варіанту особових справ співробітників, карток персонального обліку працівників (П2)
5. Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.
6. Формування стандартизованих типів документів (наказів з прийому на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо) .
7. Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.
8. Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.
9. Організація розсилки документації за допомогою електронної пошти.

 Отже  впровадження комп'ютерних технологій в кадровому діловодстві дозволить підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації з персоналу організації.  

 

56. Об’єктивні  й суб’єктивні  чинники зміни  потреб організації  в персоналі.

 К-сть  перс-лу Орг-ції пост. змін-ся, як і потреба О-ції в ньому. На під-ві можуть виникнути вакансії, які треба поповнити, або ж буде існувати нестача працівників. Існують суб'єкт. і об'єкт. чинники зміни потреб О-ції в перс-лі.

 До  об'єкт. чинників віднос:

• ситуація на ринку праці. Вона може різко змінитися, напр, різко зросте попит на прац-ків певної професії, тоді багато конкурентів та ін. фірм пропонуватимуть вищу зарплатню для цих фахівців і вони перейдуть на роботу до ін О-цій.
• Робітники досягли певного віку і вийшли на пенсію. Треба приймати на роботу нових роб-ків на їх місця. Також сюди віднос погане самопочуття, хвороби, епідемії тощо.
• Змінилося урядове регулюв-ня та законодавство, що регламентує нормативи праці, умови, режиму та оплати праці.
• Екон. умови в країні. Якщо вони змінилися на краще і О-ція прагне зб-ти к-сть виробл прод-ції, то їй варто зб-шити к-ть прац-чих .

 До  суб'єкт. чинників віднос:

• зміна стр-ри вир-ва, яка веде до ротації кадрів. Напр. додали ще один цех і туди перейшла частина існуючих робітників, то треба поповнити нестачу.
• Зміна місця положення О-ції. Нарп, в-о перенесли в ін. місце, і звичайно при цьому під-во втратить майже всіх своїх прац-ків і змушена буде набирати нових на нов. місці. Але з ін боку – це може призвести до звільнення певної к-сті коштів (напр переїхали ближче до сировини і спож-ча, тому зменш. витрати на транспортув-ня) і Перед О-цією постала нова мета і для реалізації планів необх. додаткові кадри.
• Персонал не може поладити з керівником і ставить питання або ми або він. Або люди не ладять у колективі, не праціють як одна команда, хтось підриває процес роботи.
• О-ція прийняла рішення про випуск більш складної пр-ції, що потребує більш досвідч кадрів. Тут О-ція виршує чи звільняти старих і наймати нових, чи обучати наявний персонал.

 
 

57. Інформаційна  база для визначення поточних і перспективних потреб організації в персоналі.

 Інформац. забезпечення УП. Інформація, використовувана в УП, по своєму х-ру поділ. на нормативну, довідкову, методичну, облікову, заснов. на матеріалах первинн. обліку, +звітну, являє вже в узагальненому виді й ін. Осн. джерело первинн. інформації- документи відділів кадрів (особові листки по обліку кадрів, особові картки прац-ків, особові справи) , накази і розпорядження, видавані керів-вом О-ції і структур. підрозділів у відношенні особового складу прац-ків, первинн. облікова і звітна документація про виконані роботи і виконані оплати. Ін. джерело інф-ції- самі прац-ки зі своєю думкою по тим чи іншим питанням, матеріали соц. досліджень, результати психофізиологіч. досліджень (тестування) . Інф-ція пов. бути: об'єктивної (повною, несуперечливою, достовірною) ; актуальною; своєчасною; цілеспрямованою; лаконічною (стиснутою, але без втрат) ; комунікативною (зрозумілою і прийнятною для керівників і фахівців) .

 Характеристика  інформаційної підсистеми.

 Інформац. Підс-ма СУП забезпечує необхідними даними функціональні служби і менеджерів для прийняття рішень по всьому спектру функцій керування.

 Осн. задачі інформ. Підс-ми:

   Збір інф-ції. Систематизація  інформації. Аналіз інформації. Видача  інформації для прийняття управлінських рішень.

 Інф-ція  – це та, котра необхідна для  комплектування кадрів, інф-ції про  співробітників цієї фірми, інф-ція  про різні їхні переміщення, інф-ція про мотивації і винагороди. Інф-ція потрібна не тільки для комплектув-я кадрів, але і для їх найб. ефект. викорис-ня. 

 

58. Аналіз  наявної чисельності  та структури персоналу  з метою дальшої  її оптимізації.

 Ан-з  стр-ри персоналу викон-ть у такій  послідовн: уточнюють заг чис-ть прац-ків, що займ осн і неосн д-тю; визн-ть наявну к-ть прац-ків по категоріях, як по О-ції вцілому так і по кожній структ ланці (керівники, техн службовці, робітники, учні) ; досліджують профес-кваліф стр-ру персоналу по осн категоріях і структ ланках, порівнюючи нявну чис-ть з поточними чи перспективн потребами. (Склад табл. напроти назви професії йде 2 строчки – наявн і потреба) При аналізі чис-ті і стр-ри персоналу зайнятого розумов. працею важливо з'ясувати рівень освіти кожного прац-ка, його спец-ть та їх відпов-ть як поточним так і перспективним потребам О-ції.

 Розробляється стр-ра персоналу за стажем роботи, статтю, віком.

 Визнач-ся також спискова чис-ть перс-лу на певну  календ дату – вона включає всіх прац-ків, в тому числі прийнятих з цієї дати, і всіх звільнених, починаючи з неї. В складі списков чис-ті виділ 3 групи прац-ків: постійні (прийняті в О-цію безстроково чи на строк > 1р за контрактом) ; тимчасові (прийняті на строк до 2 міс, а для заміщення тимчасово відсутнього – до 4 міс) ; сезонні (прийняті на роботу що носить сезонній хар-р сторком до 6міс) . В спискову чис-ть не включ і віднос-ся до неспискового складу зовнішні сумісники, особи, що наймані для разових чи спец робіт, що прац-ють на основі договорів цив-правов хар-ру, направлені на навчання та ін.

 Спискова  чис-ті врахов-ся в табельних записах, де відміч-ся всі роб-ки. Середньорічна чи сер-квартальна чис-ть визнач за формул: ЧП_ср= (1/2 Ч₁+1/2Ч₂+…+1/2Ч_n+1) / n , де n- число періодів, з яких склад-ся даний період; ЧП_ср- сер чис-ть перс-ла за період; Ч_1, Ч₂ –чис-ть прес-ла на початок кожного періоду. Оскільки не всі роб-ки з тих чи ін причин щоденно бувають на роб місці, реальну величину прес-лу в кожний даний момент хар-зує його явочна чис-ть.