Кадровый аудит в организации

В зарубежных странах промышленные ассоциации и тор­говые палаты обычно распространяют среда своих членов специализированные данные, связанные с промышленностью. Аудиторы чаще всего используют статистику по промышлен­ным нормам: показателям текучести н абсентеизма, стандарт­ным ставкам заработной платы, темпам роста, стандартизиро­ванным описаниям работ, числу несчастных случаев, затратам на дополнительные льготы, и образцы соглашения между профсоюзом и администрацией.

Профессиональные ассоциации часто обеспечивают по­добную информацию членам своего профсоюза.

Аудиторы также могут заказать необходимую информацию внешним консультантам или, что весьма распространено за рубежом, научно-исследовательскому отделу вуза.

Эксперименты в области управления персоналом. Это инструмент, доступный службам управления персона­лом и аудиторским командам. Идеальный проект исследования — «полевой» эксперимент, позволяющий службе управ­ления персоналом сравнивать экспериментальную и контрольную группы в реальных условиях.

Например, служба управления персоналом может осущест­вить программу обучения технике безопасности для половины менеджеров фирмы. Эта половина — экспериментальная группа. Группа контроля — менеджеры, которые не обучают­ся. Затем сравниваются последующие отчеты по безопасности обеих групп спустя несколько месяцев после окончания обу­чения. Если экспериментальная группа имеет значительно более низкое число несчастных случаев, это свидетельствует, что программа обучения безопасности была эффективной.

Экспериментирование связано с некоторыми препятствия­ми. Многие менеджеры отказываются экспериментировать с отдельными рабочими из-за нравственных проблем и потен­циальной неудовлетворенности среди тех, кто не был отобран для эксперимента. Вовлеченные же могут чувствовать, что ими манипулируют.

Эту проблему можно упростить, когда в проект вовлечены две разные организации, например, две школы.

Итак, мы рассмотрели основные методологические подходы к аудиту персонала и показали его специфичность по от­ношению к управленческому аудиту. Значительную часть времени аудиторская команда посвящает аналитической рабо­те с полученными данными.

Для практических целей направления диагностического исследования конкретизируются. В рамках направлений ауди­та персонала формируется последовательность его практичес­кого осуществления. Решение о первоочередном внимании к тем или иным вопросам принимается аудитором, проводящим аудит персонала с позиции максимизации его эффективности. С позиции изучения стратегического, функционального и ли­нейного уровней управления персоналом, в рамках направле­ний исследования элементов аудита персонала, исследуются соответствующие уровню управления персоналом вопросы.

2.4. Последовательность проведения аудита персонала.

Для конкретизации направлений исследований в рамках аудита персонала может быть осуществлена предварительная диагностика, определяющая зоны, требующие первоочередно­го внимания для целей оптимизации системы управления пер­соналом. При этом, наибольшую долгосрочную эффектив­ность полномасштабный аудит персонала имеет в форме последовательности диагностических операций.

Аудит персонала начинается на стратегическом уровне уп­равления. Оценка системы управления персоналом проводит­ся с использованием критериев эффективности. Аудит персо­нала служит совершенствованию процесса управления персоналом. Изучая конкретные характеристики деятельности по управлению персоналом, используемые для оценки его со­ответствия критериям эффективности, принимаются решения о необходимости привести в «соответствие, о возможности повысить степень «соответствия» («необходимо оптимизиро­вать») или об удовлетворительном «соответствии» критерию.

Убедившись в удовлетворительном состоянии системы уп­равления персоналом, делается переход к обследованию ни­жестоящего уровня управления персоналом — уровня функ­ционального подразделения. На основании результатов аудита персонала на стратегическом и функциональном уровнях вы­являются причины неэффективности линейного управления персоналом по вскрытым симптомам неэффективности рабо­ты конкретных линейных руководителей.

Аудит персонала временно приостанавливается после об­наружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагнос­тическую работу. Это существенно сокращает время аудитор­ского исследования, высвобождая дорогостоящее время ауди­торов, за счет концентрации усилий на изучении проблем, требующих первоочередного внимания. По окончании аудита персонала на конкретном предприятии подготавливается аудиторское заключение, служащее основой дальнейшего со­вершенствования управления. Использование рекомендаций, означающее приведение в соответствие управления персона­лом представленным критериям, дает возможность продол­жить процесс совершенствования управления и, соответствен­но, продолжить аудит персонала.

Рассмотрим подробнее важнейший этап аудита персонала — предварительную диагностику.

Предварительная диагностика

а) Предварительная анкета

Любая миссия аудита обязательно предусматривает прове­дение предварительного анкетирования для ознакомления с предприятием и проблемой, которую следует решать. Анкета позволяет лучше составить рабочую программу и отобрать значимые вопросы, на которых следует сосредотачивать дальнейшие действия.

Условия, управляющие присутствием и работой людей на предприятии, зависят от внешних и внутренних факторов, вы­бранной стратегии и бремени прошлого. Для предварительно­го знания об аудируемой организации надо определить техно­логические, коммерческие, экономические и финансовые характеристики, напрямую сталкивающиеся с человеческим и социальным факторами. Социальный паспорт (в зарубежной литературе — социальный баланс) организации содержит зна­чительную информацию. Анализ этого документа дополняет предварительное представление об организации с точки зре­ния социальных характеристик, проводимой кадровой поли­тики и груза прошлых решений. Он (анализ) также необходим, чтобы понять социальную политику фирмы и принцип ее формирования. Предварительная анкета позволяет совместить эти направления с направлениями аудиторской экспертизы.

Помимо многочисленных внутрифирменных правил, суще­ствуют правила, определенные гражданскими властями, а также согласительные документы между предприятием и профсоюзом. Во многих индустриально развитых странах, за­кон, нормативы и согласительные документы особенно богаты социальной направленностью. Перечень этих правил должен быть, в том числе, и в предварительной анкете.

Анкета позволяет составить общее представление об орга­низации, ее социальной стратегии и существующей в ней рег­ламентации.

Общее представление об аудируемой организации предпо­лагает изучение технических, коммерческих и финансовых характеристик организации. Начинается это изучение со сбора информации и заканчивается составлением информационной карточки.

Общая информация. Аудитор собирает и группирует наиболее значимую коли­чественную информацию о фирме, исторические сведения и структурную схему ответственных должностей.

Технические характеристики. Речь идет о выделении факторов, влияющих на организа­цию и проведение работ, физические условия работы, режим работы, квалификационный уровень работников, опасностей, т.е. всю совокупность условий жизни и труда наемных работ­ников на предприятии.

Необходимо составить краткое описание производственно­го цикла, оборудования и рабочих мест. Аудитор должен быть особенно внимательным к техническим аспектам, могущим оказать влияние в контексте своей миссии.

Если миссия аудита относится к образованию, анализ тех­нических характеристик сосредоточен на квалификации, тре­бующейся для различных операций и на ее среднесрочной эволюции. Перспективы нововведений и технологических из­менений, влекущие за собой потребность в переквалификации и усиления компетенции, являются предметом особенного ин­тереса.

Коммерческие характеристики. Речь идет об определении факторов, влияющих на условия жизни и труда наемных работников. Так, на фабрике елочных игрушек, существенным коммерческим фактором является сезонный характер продаж и спонтанный характер пополнения запасов торговцами. Игрушки продаются в розницу в конце года. Коммерсанты запасаются в сентябре и в октябре. Сред­ства производства и наемные рабочие фабрики, должны реа­гировать на эти факторы. Поэтому там существуют периоды низкой и высокой активности деятельности, непредвиденные моменты. Эти факторы влияют на время использования обо­рудования и природу предлагаемых рабочих мест: модуляция расписаний, сверхурочная работа, частичная безработица, се­зонные работники, контракты на фиксированный срок.

Другой пример. В работе ресторана влияние коммерческо­го фактора также очень велико. Существуют колебания спроса в течение дня, недели, сезона. Не всегда можно предвидеть эти колебания. Запасы не могут долго храниться. Влияние «мертвого времени» и «часа пик» на совокупность рабочих условий работника ресторана весьма значительно.

В таких случаях должны быть предприняты прогнозные изменения объема продаж и тенденций сбыта (продление или сокращение серий, разнообразие продукции, скидки).

Финансовые и экономические характеристики. Для разработки рабочей программы аудитор должен опре­делить значимость и приоритетность целей. Для этого ему нужно проанализировать бухгалтерские и финансовые доку­менты. Он знакомится также с документами аналитического учета, чтобы знать составляющие себестоимостей.

Сведения об исполнении решений по персоналу за не­сколько лет позволяет аудитору лучше определить наиболее важные моменты своей миссии.

Анализ социального паспорта, который будет рассмотрен ниже, дополняет первый этап предварительной диагностики.

Социальная стратегия предприятия. Любая миссия аудита находится в рамках существующей социальной стратегии организации, важнейшей части общей политики фирмы. Аудитор во время проведения предвари­тельного анкетирования должен выделить главные направле­ния кадровой и социальной политики организации. Анализ социальной стратегии позволяет составить мнение об удовле­творении потребностей работников.

Для реализации этой задачи проводится анализ:

      социальных результатов деятельности коллектива пред­приятия;

      затрат на достижение социальных результатов;

      социальной эффективности деятельности предприятия.

Существующая регламентация ограничивает свободу действия предприятия. Поэтому аудитору необходимо составит подробный перечень существующих правил. Поиск применя­емых правил усложнен разнообразием источников информа­ции: государственные правила, согласительные акты и т.д.

Внутренний регламент и трудовое соглашение - автоном­ные источники Трудового права. Кроме того, в организации существуют обычаи и привычки, не управляемые законом или коллективными соглашениями. Во многих организациях зна­чительно международное влияние. Европейское Гражданское право постоянно развивается, подписываются двусторонние договоры в области прав человека.

Источники классифицируются от общих к частным: от КЗОТ до трудового соглашения.

Определив тему и поле аудита, необходимо определить со­вокупность применяемых государственных или согласитель­ных правил. Эта идентификация будет несложной, если ауди­тор располагает базовыми знаниями в области Гражданского и Трудового права.

б) Анализ социального паспорта

Социальный паспорт организации - это документ, содер­жащий богатую и многоплановую информацию. Анализ этой информации дополняет общее представление об организации, когда такой документ доступен (в случае предприятия или ор­ганизации более чем с 300 наемными работниками). Когда аудируемая единица является слишком малой, чтобы иметь со­циальный паспорт, анализ представляет меньший интерес.

Анализ данных социального паспорта позволяет дополнить предварительную диагностику.

Анализ социального паспорта проходит по трем направлениям:

      социальная характеристика предприятия (персонал);

      социальная политика (управление персоналом);

      глобальная диагностика (несоответствия в осуществлении социальной политики).

Социальная характеристика предприятия (персонал).

Для описания социальной характеристики аудитор выделя­ет из паспорта:

      структуру и характеристики работающих на предприятии (возрастная пирамида, уровень квалификации работников, стаж работы и др.), что очень важно для понимания их поведения и адаптации к социальной политике;

      условия труда и техники безопасности (риск производственного травматизма и несчастных случаев по дороге на работу, профессиональные заболевания, организация и содержание работы, физические условия труда, продолжительность и планирование рабочего времени). Вся совокупность информации, связанная с графиком работы, планированием рабочего времени и отпусков, позволяет охарактеризовать качество жизни на предприятии и/или факторы, влияющие на это качество;

      поведение работников (увольнения и абсентеизм), которое в сопоставлении со структурными характеристиками персонала и условиями жизни составляют первый эле­мент диагностики и идентификации социальных проблем.