Формирование системы современного административного менеджмента в органах муниципального управления

3. Распорядительство –  одна из основных функций управления, суть которой в предъявлении руководителем требований к подчиненным в отношении выполнения ими ролевых ожиданий, распределения ответственности, постоянного воздействия на поведение подчиненных. При этом обязательным является применение руководителем определенных прерогатив власти, которые заданы его ролевыми функциями.

4. Координирование. Его главной целью является достижение соответствия и согласованности между различными частями предприятия путем установления рациональных связей в производстве. По своему содержанию связи могут быть экономическими, техническими, организационными, вязи между различными ступенями управляемого объекта. Кроме того, сюда относят связь между производством с одной стороны, и процессами распределения, обмена и потребления - с другой. Функция координирования призвана изучить и совершенствовать эти связи, вследствие чего происходит их рациональная организация.

5. Контроль - наиболее важная функция управления, конечный итог всей управленческой деятельности. Задача контроля – проверка исполнения в соответствии с принятой программой. Основными моментами осуществления контроля являются следующие:

- выбор способа контроля, например, руководитель может изначально выбрать жесткие способы контроля выполнения заданий или, наоборот, предоставить подчиненным реализацию функций контроля (через групповое давление и правила соблюдения групповых норм);

- выбор масштаба контроля или частоты и силы вмешательства руководителя в процесс изготовления продукта;

- выбор метода положительного или отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм.

А. Файоль полагал, что эти нормы контроля наиболее важны и что они единственно значимы для руководителя (в частности, он считал все остальные работы не свойственными руководителю), однако современный руководитель дополняет ролевые требования другими функциями управления.

Все функции руководителя перечислить довольно сложно, так как многие функции зависят от культуры организации, социальной структуры, от ситуаций, которые могут складываться в ходе управленческой деятельности. Кроме общепринятых, обязательных и традиционных функций руководители в организации могут выполнять следующие функции:

- приобретение и распределение ресурсов между членами организации или её подразделениями;

- восприятие, фильтрование, распространение и использование информации для достижения организационных целей;

- планирование и проведение инноваций;

- поиск, оценка и использование средств мотивации работников.

На основе выделения основных функций в 1923г. А. Файоль дал определение понятию «управление».

Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть- учитывать грядущее и вырабатывать программу действия; организовывать – строить двойной материальный и социальный организм предприятия; распоряжаться – заставлять персонал надлежаще работать; координировать – связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия; контролировать – заботиться о том, чтобы все свершалось согласно установленным правилам и  отданным распоряжения[4].

А. Файоль суммировал уроки собственного опыта в перечне «Основных принципов менеджмента». Большинство из них стали частью ноу-хау теории менеджмента, а многие из них считаются фундаментальными принципами. По его утверждению, принципы – это маяк, помогающий ориентироваться[5]. Однако принципы далеко не всегда требуют жесткого исполнения. Они гибки и подвижны, их применение зависит от меняющихся обстоятельств, от состава работников, специфики предприятия и т.д.

Принципы А. Файоль разделял на три группы: структурные, процессуальные и результативные.

1. Структурные принципы:

Разделение труда, т.е. специализация, необходимая для эффективного использования рабочей силы, применительно ко всем видам труда, как управленческого, так и исполнительского. Однако разделение труда эффективно до определенных размеров, при достижении которых оно не приносит желаемых результатов.

Власть и ответственность. По мнению А. Файоля, власть и ответственность связаны между собой, причем последняя является следствием первой. Он полагал, что власть сочетает официальный (основанный на занимаемой должности) и личный (заключающий в себе сплав умственного развития, опыта, морального уровня, навыков по роду прежней службы и пр.) факторы.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Инструментом власти являются полномочия, т.е. право распоряжаться ресурсами предприятия и направлять усилия сотрудников на выполнение порученных заданий. Для наиболее эффективной работы организации полномочия руководителя должны соответствовать ответственности.

Централизация. Решения принимаются в основном на верхних уровнях управления и затем реализуются на более низких, что позволяет реализовать принцип единоначалия. Не прибегая к термину «централизация власти», А. Файоль говорит о степени концентрации или рассредоточения власти. Конкретные обстоятельства будут определять, какой вариант «даст лучший общий результат». Выбор правильного соотношения между   централизацией и децентрализацией на конкретном предприятии позволяет достичь наилучших результатов.

Единство руководства. Виды деятельности, преследующие одну и ту же цель, должны иметь одного руководителя и руководствоваться единым планом. Двойное руководство может возникнуть, по мнению А. Файоля, лишь вследствие неоправданного смешения функций и несовершенного разграничения их между подразделениями, что не только излишне, но и крайне вредно. Ни в одном из случаев, по его мнению, не бывает приспособления социального организма к дуализму распорядительства. А. Файоль подчеркивал: «Один руководитель и единый план для совокупности операций, имеющих общую цель»[6].

Единоначалие. Работник должен получать распоряжения и указания от своего непосредственного руководителя. Единоначалие, по мнению А. Файоля, имеет по сравнению с коллегиальностью то преимущество, что оно обеспечивает единство точки зрения, единство действия и единство распорядительства. Сформулировав этот принцип, А. Файоль вошел в противоречие с рекомендациями Тейлора, утверждавшего, что рабочие могут подчиняться разным функциональным руководителям.

Скалярная цепь (иерархия), т.е., по определению А. Файоля, «цепь начальников» от самого высшего до самого низшего ранга, от которой не нужно отказываться, но которую следует сократить, если слишком тщательное следование ей может нанести вред.

Рациональная структура управления организацией требует наличия не только иерархии, но и горизонтальных связей.

2. Принципы процесса.

Дисциплина. Понимая дисциплину как уважение соглашений, рассчитанных на то, чтобы обеспечить повиновение, прилежание, энергичность и внешнее проявление уважения, А. Файоль подчеркивает, что для поддержания дисциплины необходимо наличие хороших руководителей на всех уровнях. В случае неповиновения к работникам могут применяться санкции. Однако из всех средств воздействия на подчиненных в целях укрепления дисциплины одним из самых действенных А. Файоль считал личный пример начальника. По его убеждению, если начальник подает пример аккуратности, никто не смеет являться с опозданием. Если он деятелен, мужественен, предан, - ему подражают, и если он умеет вести дело, ему удастся заставить сотрудников полюбить работу. Но и плохой пример также заразителен и, исходя из верхов, он дает иногда самые губительные последствия для всех.

Вознаграждение. Методы стимулирования труда должны быть справедливыми и доставлять максимально возможное удовлетворение сотрудникам и работодателям. Справедливость, лояльность и преданность персонала должны обеспечиваться уважительным и справедливым отношением администрации к подчиненным.

Корпоративный дух, т.е. принцип «в единении - сила». Приводя перечень этих принципов, А. Файоль указывал, что он не стремился дать исчерпывающее их изложение, а попытался описать лишь те из них, которые ему приходилось чаще всего применять, поскольку даже незначительная кодификация принципов является необходимой во всяком деле.

Подчинение частных интересов общим. Интересы служащего или группы служащих не должны ставиться выше интересов предприятия; интересы государства должны быть выше интересов гражданина или  группы граждан.

3. Принципы конечного результата. Порядок, т.е. «всему (каждому) свое место, и все (каждый) на своем (его или ее) месте»[7]. А. Файоль подразделял порядок на  материальный и социальный. Каждый работник должен иметь свое рабочее место, обеспеченное всем необходимым. Для этого руководитель должен хорошо знать своих подчиненных и их потребности.

Стабильность рабочего места для персонала. А. Файоль считал, что излишняя текучесть кадров является одновременно и причиной, и следствием плохого управления, и указывал на связанные с этим опасности и издержки.

Инициатива, т.е., по определению А. Файоля, обдумывание и выполнение плана. Поскольку это «доставляет большое удовлетворение всякому мыслящему человеку», А. Файоль призывает администраторов «поступиться личным тщеславием», с тем, чтобы подчиненные получили возможность проявить личную инициативу.

Считая предложенные им принципы универсальными, А. Файоль, тем не менее, указывал, что их применение должно носить гибкий характер и учитывать ситуацию, в которой осуществляется управление. Он отмечал,  что система принципов никогда не может быть завершена, напротив, она всегда остается открытой для дополнений, изменений, преобразовании,  основанных на новом опыте, его анализе, осмыслении, обобщении. Поэтому число принципов управления неограниченно. Также А. Файоль отмечал, что применение принципов на практике – «это трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры»[8].

Стоит отметить, что некоторые приведенные принципы обращены к человеческому фактору. А. Файоль показал, что менеджмент, предназначенный главным образом для интенсификации производственных процессов, основан на знании психологии и что учет человеческого фактора в управлении крайне важен.

Многие из приведенных выше принципов не утратили своей актуальности и в настоящее время, несмотря на изменения в экономике, произошедшие за последние несколько лет.

А. Файоль был убежден, что административные способности нельзя развить, получив только специальное образование. Не только знания, но и личностные качества, руководителя способствуют (или препятствуют) результатам его работы. Руководитель, по А. Файолю, должен быть лидером - человеком, который своим примером вдохновляет подчиненных, стимулирует их деятельность в целях решения задач организации благодаря хорошему знанию дела и коллектива подчиненных, постоянному контакту с подчиненными и широкому видению всего, что происходит вокруг. Также руководитель, по мнению представителей административной школы, должен обладать следующими психологическими качествами: здоровье, ум и интеллектуальные способности, моральные качества (сдержанность, воля, чувство долга, решительность в принятии ответственных решений); хорошее общее образование; способность управлять людьми (предвидение, организаторские способности, умение воздействовать на людей для выполнения поставленных задач, коммуникабельность и др.); знание всех наиболее важных функций и направлений деятельности предприятия; максимальная компетентность в деятельности конкретного предприятия.

Таким образом, изучение теории и практики управления является одним из основных элементов системы научного менеджмента. Определив управление как процесс предвидения, организации, распорядительства, координации и контроля, А. Файоль четко определил функции менеджера. Подобное поэтапное разделение процесса администрирования позволяет наиболее рационально осуществлять управление производством.

Уроки собственного опыта А. Файоль суммировал в перечне «Основных принципов менеджмента». Став фундаментальными, принципы теории администрации не перестали носить гибкий характер и учитывать ситуацию, в которой осуществляется управление. Система принципов всегда остается открытой для дополнений, изменений, основанных на новом опыте. Даже само применение принципов на практике, по словам А. Файоля, «трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры».

1.2. Классическая школа административного менеджмента как основа современной теории администрирования

В течение пятидесяти лет плодотворной научной де­ятельности основатели школы «научного менеджмента» и их сторонники заложили фундамент науки уп­равления, создали качественно новый тип культуры труда. Однако, «научный менеджмент» – лишь одно из направлений в более широком научном обра­зовании, так называемой «классической» школе управления. Кроме американских инженеров, составивших основу «научного менеджмента», – Ф.Тей­лора, Г.Гантта, А.Хелси, Ф.Джилбретта, Х.Хэтвейя, С.Томпсона, Г.Эмерсона, – к «классической» школе причисляют также английских, французских и немец­ких ученых. Среди них выделяются такие фигуры, как Л.Гьюлик, А.Файоль, М.Вебер, Л.Урвик, Дж.Муни, А.Рейли, Э.Бреч, Л.Аллен, М.Фоллетт и Р.Шелтон.

Таким образом, «научный менеджмент» как преиму­щественно американское явление правильнее назы­вать направлением, а не школой, закрепив термин за всей «классической» школой, где были сильны также европейские традиции. Основными подходами, составившими теоретико-методологический и научно-методический фундамент данной школы, выступают принципы научной органи­зации труда Ф. Тейлора, социологическая теория бюрок­ратической организации М. Вебера, административная система А. Файоля и «синтетическая» концепция управ­ления Л. Гьюлика, Дж. Муни, А. Рейли и Л. Урвика. Все они объеди­няются в единую школу скорее хронологически и тематически, нежели организационно. В то же вре­мя «синтетический» подход возник как теоретическое обобщение всех предшествующих концепций менедж­мента. Известно также, что А. Файоль признавал заслуги М. Вебера в развитии организационной теории. Но каж­дый из них шел самостоятельным путем.