Формирование системы современного административного менеджмента в органах муниципального управления

–              максимальное удовлетворение потребностей населения;

–              формирование и продвижение ценностей социальной ответственности за судьбу малой родины,

а также сформулировать своё видение муниципального образования.

В основе деятельности администрации Новозыбковского района в рамках реализации СМК, возможно было, на наш взгляд, реализовывать следующие принципы:

– командное единство;

– взаимовыгодное сотрудничество со всеми организациями и предприятиями, заинтересованными в развитии района;

– квалифицированные, мотивированные к выполнению целей сотрудники;

– стратегический подход к управлению процессами муниципального образования;

– информированность и прозрачность деятельности администрации;

– взаимное уважение и доверие;

– компетентность принимаемых решений и ответственность за их исполнение;

– постоянное улучшение качества муниципальных услуг.

Основные цели внедрения СМК в администрации Новозыбковского муниципального района могут быть следующими:

– реализация административной реформы и Федерального закона от 03.10.2003 № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

– улучшение качества оказания муниципальных услуг;

– повышение квалификации и уровня работы и муниципальных служащих;

– создание благоприятных условий для привлечения инвесторов.

С внедрением во всех звеньях администрации района стандартов осуществления основных процессов, должны будут пересмотрены положения о подразделениях, должностные инструкции муниципальных служащих, разработаны критерии компетентности руководителей и сотрудников, показатели оценки качества всех подразделений администрации. Целесообразно также, на наш взгляд, проводить внутренние аудиты в подразделениях администрации, расширив критерии оценки удовлетворенности жителей района деятельностью разных направлений органа местного самоуправления.

Внедрение СМК – современной философии менеджмента качества связано с необходимостью изменения мировоззрения. Это является обязательным условием осуществления любых инноваций, тем более таких масштабных, как изменение системы управления. Поэтому в рамках осуществления проекта по внедрению СМК необходимо провести ряд выездных семинаров-тренингов, которые позволят сотрудникам, не взирая на чины, осваивать новые знания и формировать другой взгляд на вещи. В состав участников, помимо руководителей и ведущих специалистов администрации района, включить глав городских и сельских поселений. Семинары и тренинги могу быть посвящены разным темам, например:

–              основные принципы, положения и назначение международных стандартов серии ИСО 9001;

–              потребители муниципальных услуг и конечные продукты деятельности администрации;

–              оценка сильных и слабых сторон деятельности администрации, возможностей и угроз, разработка проекта Плана стратегического развития муниципального района;

–              компетентность и управление персоналом;

–              разработка и управление документацией;

–              разработка реестра муниципальных услуг;

–              внедрение процессного подхода в повседневную практику работы администрации;

–              оценка деятельности всех подразделений и процессов администрации, в т. ч. с учетом Указа президента № 607 и распоряжения правительства № 1313 «Об оценке эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов» (вместе с «Методикой мониторинга эффективности деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов», «Методическими рекомендациями о порядке выделения за счет бюджетных ассигнований из бюджета субъекта Российской Федерации грантов муниципальным образованиям в целях содействия достижению и (или) поощрения достижения наилучших значений показателей деятельности органов местного самоуправления городских округов и муниципальных районов»[45];

– организация внутренних аудитов в администрации с целью оценки качества функционирования процессов и оказания услуг и др.

Данные меры позволят, на наш взгляд, повысить компетентность работников администрации, необходимую для успешного внедрения новых методов работы, улучшить взаимодействие между различными структурными подразделениями, между администрацией района и главами поселений.

Если органы местного самоуправления рассматривать как «фирму» по производству общественных благ или по оказанию населению муниципальных услуг, то в целом, организационные механизмы построения муниципального образования и коммерческой организации схожи. Это является веским основанием для конвертируемости принципов менеджмента из сферы бизнеса в структуры государственного и муниципального управления.

В реализации деятельности администрации необходимо достичь усвоении понятия того, что их работа заключается в оказании услуг населению. Только после осознания муниципальными служащими данного принципа «ориентация на потребителя», работа по внедрению СМК и, в целом, их деятельность будет более эффективной.

Обычно в любой организации новый руководитель начинает с организационной структуры, внося в неё изменения или формируя заново и, как правило, ориентируясь на личности. Построение модели управления в рамках СМК предполагает другой подход. Сначала определяются конечные продукты или услуги, которые уже предоставляет или собирается предоставлять организация. Применительно к органам местного самоуправления определяется круг вопросов (услуг), которыми уже занимается или планирует заниматься администрация района, т. е. определяются конечные результаты работы всех подразделений. Например, предоставление земельных участков, или перевод жилого помещения в нежилое, или первичное оформление субсидии на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и т. д.

Затем с учетом обязательных законодательных требований наглядно с применением блок-схем, матриц, таблиц определяется порядок или процесс предоставления этих услуг. Необходимо, чтобы этот процесс включал весь управленческий цикл: планирование, разработку и обеспечение технологии работы, собственно предоставление услуги, контроль качества и оценку эффективности. Например, в администрации района можно выделить определённое количество процессов, по каждому процессу разработать стандарт. В Реестре услуг будет содержаться информация о том, какие услуги и в каком подразделении можно получить, будут указаны сроки исполнения, дни приема и информация о том, какой документ будет выдан на руки. При таком подходе руководитель в полной мере способен отвечать за свою работу, если при этом в его распоряжении находятся и соответствующие ресурсы.

Частично данная работа в администрации Новозыбковского района уже проведена, но она требует ещё своего продолжения и совершенствования.

Наличие пакета разработанных стандартов деятельности администрации облегчает управление на всех уровнях организации, обеспечивает взаимодействие подразделений, позволяет делегировать ответственность и полномочия с верхнего уровня управления на нижестоящий: от главы – заместителям, от начальников подразделений – ведущим специалистам и сотрудникам. Одной из важных функций стандартов является передача накопленный опыт следующим поколениям и вновь приходящим сотрудникам.

В целях повышения эффективности документооборота в администрации возможно, например, разработать матрицы управления документацией и управления записями. В управлении персоналом ввести требования, отвечающие международным стандартам, разработать стандарты «Управление персоналом». Все должностные инструкции и положения о структурных подразделениях привести в соответствии с требованиями СМК. Целесообразно будет, на наш взгляд, разработать и внедрить матрицу компетентности персонала, где каждый руководитель структурного подразделения по пятибалльной шкале сможет оценивать компетентность своих подчиненных по профессиональным, социальным и методическим показателям. Исходя из полученных данных будут составлены планы обучения и повышения компетентности персонала на текущий и последующие годы.

Стандарты менеджмента качества требуют наличия документированных целей для разных «этажей» организации, связанных между собой и подкрепленных бюджетом. Эти цели должны способствовать повышению качества не просто работы в целом, а конкретных услуг и быть измеримыми, т. е. опираться на вполне определённые показатели. Цели, также как и Политика в области качества – это публичный документ, открытый для всех сотрудников и для потребителей. Таким образом, СМК требует внедрения на постоянной основе разных горизонтов целевого планирования и управления с ориентацией на вполне конкретный конечный результат.

Разумеется, с учетом высокой степени «текучки», большого количества руководящих документов, это не так просто осуществить. Но если этим не заниматься, СМК никогда не станет повседневной практикой работы муниципалитета, погрязнет в бумаготворчестве, а, следовательно, не сможет выполнить в полной мере свою миссию – предоставить населению муниципального образования полный комплекс услуг для комфортного проживания на территории.

Одним из инструментов внутренней мотивации к улучшению деятельности по оказанию услуг являются внутренние аудиты – проверки представителями одних подразделений работы других. Основными целями аудитов является оценка:

–              соответствия деятельности подразделений СМК, базовым законодательным требованиям;

–              качества предоставляемых услуг;

–              организации и условий работы, компетентности сотрудников.

Проведение этой работы так же способствует достижению целей.

Таким образом, муниципальное образование как сложная социально-экономическая система должно одновременно обладать и устойчивостью к неблагоприятным внешним воздействиям, и нацеленностью на благоприятные изменения. Управление состоянием муниципального образования позволяет поддерживать на достигнутом уровне все системы его жизнеобеспечения, объемы и качество муниципальных услуг. Управление развитием нацелено на повышение этого уровня исходя из генеральной цели муниципальной деятельности: повышения качества жизни населения. Исходной базой для планирования комплексного социально-экономического развития муниципального образования является анализ существующей социально-экономической ситуации, включая внутреннюю и внешнюю среду. Анализ внутренней среды позволяет делать выводы об имеющихся ресурсах, возможностях, направлениях и перспективах социально-экономического развития муниципального образования. Анализ внешних условий развития, включая общую социально-экономическую ситуацию в государстве, состояние нормативно-правовой базы, систему и подходы к управлению социально-экономическим развитием в стране и конкретном регионе, позволяет диагностировать и учитывать те проблемы, которые могут возникнуть при разработке и реализации планов и программ развития муниципального образования.

Заключение

Основной вклад представителей административной школы в теорию менеджмента состоит в том, что они рассматривали управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций, изложили основные принципы управления, сформулировали систематизированную теорию управления всей организации, выделив управление как особый вид деятельности. Целью административной школы было создание универсальных принципов управления, следуя которым, по убеждениям создателей школы, организация, несомненно, достигнет успеха.

Став фундаментальными, принципы теории администрации не перестали носить гибкий характер и учитывать ситуацию, в которой осуществляется управление. Система принципов всегда остается открытой для дополнений, изменений, основанных на новом опыте. Даже само применение принципов на практике, по словам А. Файоля, «трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры». Однако даже специальное образование вряд ли поможет развить административные способности менеджера. Для наиболее эффективного управления от руководителя требуются такие качества, как интеллект, сдержанность, воля, чувство долга, решительность в принятии решений, способность управлять людьми и др. Обладающий вышеперечисленными качествами администратор представляет собой сочетание интеллектуальной силы и эмоционального воздействия.

В целом, в ходе работы поставленная цель и задачи были успешно выполнены. Проведенный анализ эффективности деятельности администрации Новозыбковского района Брянской области показал недостаточно высокий уровень профессионализма и компетентности управленческих кадров, большинство из которых не в полной мере владеет современными научными знаниями, имеет недостаточно высокую административно-управленческую культуру и ставит тем самым прочный заслон на пути преодоления кризиса в экономике, политике, духовно-нравственной сферах.

Одной из главных проблем, сдерживающих развитие местного самоуправления в Новозыбковском районе, является низкий уровень социальной активности, низкая правовая культура населения, дефицит знаний о сущности и возможностях самоуправления. Серьёзной проблемой является также финансовая слабость местного самоуправления, разрыв между возлагаемыми на него обязанностями и ресурсным обеспечением. Ещё одна немаловажная проблема – дефицит квалифицированных кадров в системе самоуправления. Их подготовка требует длительного времени. Отсутствие у ряда муниципальных служащих специального профессионального образования, пополнение муниципальной службы неподготовленными работниками сказывается на эффективности функционирования аппарата управления всех уровней. Нарушение принципа непрерывности и преемственности в деятельности административных структур приводит к увеличению штатной численности аппарата управления, нарушая, тем самым, принцип стабильности рабочего места для персонала. Данные и иные проблемы возможно, на наш взгляд, будет решить путём создания системы поиска и отбора в администрацию района наиболее квалифицированных специалистов, основанной не только на проведении конкурса на замещение вакантной муниципальной должности с учетом квалификационных требований, предъявляемых по этой должности, что в свою очередь, способствует подбору подходящих сотрудников для успешной деятельности администрации, но и разработки в высших и средних специальных учебных заведениях программы подготовки по профессиям и специальностям муниципальной службы, а также введения системы менеджмента качества на основе стандартов серии ИСО 9001.