Управление дебиторской задолженностью

Каждое предприятие, в  своей хозяйственной деятельности ведет расчеты с внешними и внутренними контрагентами: поставщиками и покупателями, заказчиками и подрядчиками, с налоговыми органами, с кредитными организациями, со своими работниками, прочим дебиторам и кредиторам.

Дебиторская задолженность всегда отвлекает средства из оборота, препятствует их эффективному использованию, следствием чего является напряженное финансовое состояние предприятия.

Вместе с тем, необходимо иметь ввиду, что дебиторская  задолженность, как реальный актив, играет достаточно важную роль в сфере предпринимательской деятельности.

Кредиторская задолженность  в определенной мере полезна для  предприятия, т.к. позволяет получить во временное пользование денежные средства принадлежащие другим организациям.

Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации. В целях управления дебиторской и кредиторской задолженностью необходимо проводить их анализ.

На анализируемом предприятии имеется как дебиторская так и кредиторская задолженность. Анализ движения дебиторской задолженности, показал, что дебиторская задолженность в ООО «Технополис» выросла в 2005 году по отношению к 2004 году на 37,6%. Основная задолженность образуется за счет неплатежей покупателей за продукцию «промтоварные фургоны».  Уменьшилась доля задолженности по авансам выданным на 0,4% и по прочей задолженности на 0,9 %.

В абсолютных показателях  все виды дебиторской задолженности  возросли, кроме прочей дебиторской задолженности. Общая сумма дебиторской  задолженности по сравнению с прошлым годов в 2005 г. возросла на 202 тыс. руб.

Что касается анализа  движения кредиторской задолженности, можно сделать вывод, что наблюдается  рост кредиторской задолженности. Изменилась структура  кредиторской задолженности, если в 2004 году доля задолженности перед поставщиками и подрядчиками составляла 93,1%, то в 2005 году доля задолженности немного снизилась до 92,9%. В абсолютных показателях все виды кредиторской задолженности возросли, кроме авансов полученных (уменьшились на 42 тыс. руб.). Общая сумма кредиторской задолженности по сравнению с прошлым годов в 2005 году возросла на 150 тыс. руб.

Для сравнения дебиторской  и кредиторской задолженности рассчитывается среднегодовая дебиторская и кредиторская задолженность, относиться к валюте баланса и рассчитывается отношение между ними. Из расчетов очевидно, что увеличилась как кредиторская, так и дебиторская задолженность. Среднегодовая дебиторская задолженность в 2005 году  выросла по сравнению с предыдущим годом на 22,6%. Что касается среднегодовой кредиторской задолженности, то темп ее роста увеличился всего на 1%. Хотя отношение дебиторской задолженности к кредиторской, к концу 2005 года и возросло,  но в суммовых разница кредиторская задолженность больше, чем дебиторская, это говорит о том, что предприятие не может вовремя в полном объеме погасить свои обязательства.

Чтобы определить оборачиваемость  кредиторской и дебиторской задолженности используются такие показатели как средняя дебиторская (кредиторская) задолженность, средняя оборачиваемость дебиторской (кредиторской) задолженности, доля дебиторской (кредиторской) задолженности. Анализ дебиторской задолженности показывает, что состояние расчетов с дебиторами в 2005 году по сравнению с 2004 годом ухудшилось. Увеличился период обращения в 2005 году на 2,6 дней по сравнению с предыдущим. Возросла доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих оборотных активов в отчетном году по сравнению с предыдущим. Произошло это из-за прироста краткосрочной дебиторской задолженности. Если принять во внимание, что доля дебиторской задолженности увеличилась и составила 69,5%, а доля задолженности покупателей и заказчиков — 4,5% общего объема текущих активов организации, то можно сделать вывод о снижении ликвидности текущих активов в целом из-за состояния дебиторской задолженности.

Анализ оборачиваемости  кредиторской задолженности показывает, что состояние расчетов с кредиторами улучшилось в 2005 году по сравнению с 2004 годом. Увеличился период обращения с 9,4 оборотов в 2004 году до 10,2 оборотов в 2005 году. Незначительно возросла доля кредиторской задолженности в общем объеме текущих оборотных активов на 0,1 %.

Кроме того, из анализа  кредиторской задолженности, можно  сказать,  что она в 2005 году по сравнению с 2004 годом так же выросла (на 15%). Кредиторская задолженность растет в основном за счет долгов предприятия перед поставщиками на 116 тыс. руб., перед государственными внебюджетными фондами на 3тыс. руб., задолженность по налогам и сборам на 26 тыс. руб., прочие кредиторы - 5 тыс. руб.

Заключительным моментом анализа дебиторской (кредиторской) задолженностей является их сравнение. Сравнительный анализ оборачиваемости позволяет сделать вывод, что в организации в 2005 году преобладала сумма кредиторской задолженности, но темп ее прироста меньше, чем темп прироста дебиторской задолженности. Причина этого  в более низкой скорости обращения кредиторской задолженности по сравнению с дебиторской. Такая ситуация ведет к дефициту платежных средств, что может привести к неплатежеспособности организации.

Таким образом, на предприятии  наблюдается превышение кредиторской задолженности над дебиторской  в 2005 году 1,56 раза. Превышение кредиторской задолженности над дебиторской дает предприятию возможность использовать эти средства как привлеченные источники (например, полученные авансы израсходованы; полученное сырье пущено в переработку и т.д.).

В целом о работе ООО  «Технополис» за 2004-2005года можно сказать как об удовлетворительной.

3.2. Рекомендации и предложения по совершенствованию управления

дебиторской задолженностью на ООО «Технополис»

На анализируемом предприятии  можно порекомендовать в целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия убытками, при формировании политики управления дебиторской задолженностью руководствоваться следующими правилами:

1. Оценивать финансовое состояние контрагентов, которым предоставляется отсрочка платежа.

2. Предусматривать такие условия договора, чтобы они побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты.

3. Планировать объем дебиторской задолженности и мотивировать на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью.

Рассмотрим эти правила более подробно.

1. Один из методов оценки финансового состояния контрагента, применяемый на предприятиях, основывается на анализе финансовой (бухгалтерской) отчетности). При этом рассчитываются стандартные финансовые коэффициенты (ликвидности, платежеспособности, рентабельности, оборачиваемости и др.), отслеживается динамика основных показателей. При оценке платежеспособности можно использовать также отраслевые базы данных, содержащие информацию о компаниях-неплательщиках, или заказать оценку контрагента специализированному агентству. Отчеты специализированных агентств содержат информацию о кредитном рейтинге компании, рекомендуемом кредитном лимите, финансовой устойчивости, оптовых партнерах и т. д. Данные в таблице 15.

Таблица 15. - Шкала оценки показателей надежности клиента

Собранная информация анализируется, и по результатам проведенной  оценки принимается решение о предоставлении кредита.

Как показывает практика, ООО «Технополис» не готово предоставлять коммерческие кредиты компаниям, с которыми ранее не сотрудничало. С другой стороны, если уже есть положительный опыт работы с той или иной компанией, то таким клиентам охотнее отгружается товар с рассрочкой платежа. Грамотно построенная база данных и анализ статистических данных о выполнении контрагентом своих обязательств позволяют принять обоснованное решение о возможности предоставления коммерческого кредита. К группе риска относятся предприятия с интегральным баллом от 1 до 4, к группе повышенного внимания — предприятия с 5—12 баллами, к надежным клиентам — с 12—27, к «золотым» — с 28—64 (данные таблицы 15).

2. Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих максимизировать поток денежных средств и снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре. Скидки предоставляются в зависимости от срока оплаты товара. При полной предоплате предоставляется скидка в размере 3% от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50% от стоимости отгруженной партии) — скидка 2%, при оплате по факту отгрузки — скидка 1%. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не предусмотрены.

3. Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является также мотивация сотрудников компании, вовлеченных в процесс. Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. Например, менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.

Следуя из наблюдения ООО «Технополис» за 2004-2005 года, можно порекомендовать скидки за оплату в срок, способствующие сокращению дебиторской задолженности. Они позволяют вовремя получить денежные средства от покупателей и заказчиков, так как являются своего рода стимулятором для более быстрых расчетов.

Скидки, представляемые покупателям и заказчикам можно  подразделить на две группы:

I группа: торговые скидки – это процентные скидки от базовой цены. ООО «Технополис» имеет общий прейскурант цен, чтобы часто не менять эти цены. При продаже постоянному покупателю, при реализации товара определенными партиями нужно использовать торговую скидку как процент от основной цены. При продаже со скидкой счет выставляется на чистую сумму, т.е. основная цена по прейскуранту минус скидка и дебиторская задолженность уже признается по этой сумме.

II группа: скидка за оплату в срок, т.е. скидка в зависимости от срока оплаты. Эти скидки предлагаются с целью побудить покупателя оплатить счет до окончания оговоренного срока платежа.

ООО «Технополис» в договоре на продажу товара оговаривает срок платежа в течение 60-и дней. Однако при оплате за эту продукцию в течение 10-и дней покупателю предоставляется скидка 50%. Такие условия в договоре на куплю – продажу обозначаются « 5/10; n/60».

Многие покупатели предпочитают использовать такие скидки, поскольку отказ от них эквивалентен займу денег под проценты. Применение этих скидок способствует сокращению сомнительной задолженности и увеличению оборачиваемости дебиторской задолженности.

Решить эту проблему на исследуемом ООО «Технополис» можно с помощью валового метода. Применяя этот метод, реализацию и дебиторскую задолженность записывают на общую (валовую), без скидок, сумму выставленного счета. Скидки отражаются только в том случае, когда оплата производится в период их действия. Для записи применяется контр счет к счету продаж, который в конце года появляется в отчете о прибылях и убытках как корректирующая статья (вычитается) к общей величине выручки от продаж при расчете чистой выручки от продаж.

Предположим, что ООО «Технополис» продает продукцию на сумму 300 тыс. руб. на условиях 2/10; n/30 – т.е. при установлении срока оплаты тридцать дней, действует двухпроцентная скидка в течение десяти дней.

Покупатель оплачивает 140 тыс. руб. в течение периода действия скидки, т.е. в течение 10 дней: 2% * 140 тыс. руб.=2800 руб. - вычитается из 140 тыс. руб.

Покупатель оплачивает оставшуюся часть 160 тыс. руб. после срока действия скидки.

В результате этих операций: