Аудит товарно-материальных запасов

Основная цель аудитора при  исследовании и документировании движения операций - определить сильные стороны  контроля, чтобы убедится, что существенные ошибки отсутствуют. Если контроль неадекватен, требуется оценить его слабые стороны для выяснения того, какие  процедуры необходимы для предотвращения существенных ошибок.

Проверку системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля начинают с установления соотношения  показателей баланса, Главной книги, регистров учета с данными  аналитического учета и первичной  документацией.

Необходимо сверить сальдо счетов 20 подраздела «Материалы» на первое число в балансе, Главной  книге с данными ведомостей.

При оценке вероятности существенных ошибок и нарушений, большая их часть  относится к одному из трех типов:

- неправильная оценка  товарно-материальных запасов;

- отсутствие первичных  документов, подтверждающих ту или  иную корреспонденцию счетов  при учете товарно-материальных  запасов;

- фиктивные операции с  товарно-материальными запасами.

Прежде чем приступить к проверке учета ТМЗ по существу был разработан вопросник внутреннего  контроля по учету ТМЗ в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53». С помощью вопросника определяется состояние внутреннего  контроля, дается предварительная оценка учета ТМЗ, выявляются более слабые стороны в учете, а также планируется  состав основных контрольных процедур.

Вопросник составляется в 3-х  экземплярах. На каждом из них проставляется  должность, Ф.И.О. лица, с которым  будет проведена беседа.

Система внутреннего контроля по учету товарно-материальных запасов  «Ясли - сад № 53» базируется на основных методиках и процедурах (процедуры  внутреннего контроля), принятых руководством хозяйствующего субъекта для целей  правильного и эффективного осуществления  учета товарно-материальных ценностей, включая строгое соблюдение методов  руководства, охрану материальных запасов, предотвращение и обнаружение мошенничества  и ошибок, точность и полноту учетных  записей и своевременную подготовку достоверной информации.

Со всеми работниками  УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53», связанными с хранением и использованием товарно-материальных запасов в  процессе своей работы, заключены  договора о полной материальной ответственности.

К ним относятся: заместитель  директора по хозяйственной части, кладовщик, методист, старшая медицинская  сестра, кастелянша.

Основные запасы материалов сосредоточены в складских помещениях и находится на материальной ответственности  заместителя директора по хозяйственной  части.

Товарно-материальные запасы разложены на стеллажах, имеются  измерительные приборы - переосвидетельствованные и клейменые весы, а также мерная тара.

Учет товарно-материальных запасов осуществляется в карточках  складского учета установленной  формы в количественном выражении.

Расход товарно-материальных запасов со склада оформляется накладными на внутреннее перемещение, которые  подписывает начальник производства в графе "Принял" и сам кладовщик  в графе "Отпустил".

Расход товарно-материальных запасов на сторону оформляется  накладными на сторону.

Целесообразность отпуска  материала подтверждает своей подписью директор, также накладную на сторону  подписывает главный бухгалтер, кладовщик и покупатель. Копии  накладных сдаются в бухгалтерию  вместе с материальным отчетом.

Заведующий складом ежемесячно сдает в бухгалтерию «Ясли - сад  № 53» документы на приход и расход и прилагает к ним материальный отчет, где ставит свою подпись.

Бухгалтер после проверки отчета ставит свою подпись в графе  «Принял».

Руководителем предприятия  приказом 15/1 от 6.01.2006г. назначена постоянно  действующая инвентаризационная комиссия.

В ноябре 2006 года УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» проводилась сплошная инвентаризация по складам сырья  и материалов. Излишков и недостач не обнаружено.

В бухгалтерии УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» ведется журнал учета  поступающих грузов, с помощью  которого осуществляется контроль за учетом выполнения договорных поставок, здесь же оформляются приходные ордера на прибывшие товарно-материальные запасы, которые визирует главный бухгалтер и кладовщик (принявший товарно-материальные запасы на свой подотчет).

Плана материально-технического снабжения на предприятии нет.

При получении ТМЗ самовывозом в «Ясли - сад № 53» оформляется доверенность на получение материалов.

Выданные доверенности регистрируются в журнале выдачи доверенностей, в которых делается отметка о  получении груза. При проверке журнала  выдачи доверенностей нами установлено, что журнал регистрации выдачи доверенностей  ведется в соответствии с требованиями по бухгалтерскому учету, незаконных доверенностей  нет.

Везде есть отметки о получении  товарно – материальных запасов. Согласно учетной политике «Ясли - сад № 53» неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию через 3 дня. Неиспользованные доверенности перечеркиваются и подшиваются в папке «Испорченные доверенности».

На основании материальных отчетов разрабатывается «Отчет движения сырья и материалов»  по каждому подотчетному лицу отдельно. Затем на основании отчетов о  движении сырья и материалов заполняется  ведомость и обороты и сальдо счетов 20 подраздела «Материалы» заносятся  в Главную книгу.

Согласно учетной политики УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53», ТМЗ оцениваются по средневзвешенной стоимости. ТМЗ списываются согласно норм расхода сырья и материала. Все нормы разрабатываются на основе сметы затрат на одного ребенка.

Нормы и акты переработки  визируются директором УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53». Расчет среднего процента для списания отклонений фактической  себестоимости материалов от их стоимости  по учетным ценам не используется. Транспортно-заготовительные расходы  списываются сразу на поставляемые материалы.

По учету ТМЗ в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» разработана  специальная корреспонденция счетов.

Оценив систему внутреннего  контроля, аудитор может приступить к разработке программы аудиторской  проверки ТМЗ. Программа аудиторской  проверки товарно-материальных запасов, должна включать следующие вопросы:

- проверка правильности  отражения в отчетности товарно-материальных  запасов;

- проверка наличия и  сохранности товарно-материальных  запасов;

- проверка складского  учета и обеспеченности предприятия  товарно-материальными запасами  на последнюю отчетную дату;

- проверка правильности  оформления первичных документов  по движению товарно-материальных  запасов;

- проверка полноты и  своевременности оприходования поступивших запасов и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей;

- проверка обоснованности  операций по отпуску производственных  запасов на изготовление готовой  продукции и правильности их  отражения на счетах бухгалтерского  учета;

- определение метода оценки  товарно-материальных запасов;

- проверка правильности  документального оформления и  осуществления бухгалтерских записей  по операциям, связанных с передачей  на переработку и реализацией  материальных запасов сторонним  предприятиям;

- проверка своевременности  и правильности проведения инвентаризации  сырья, материалов и других  запасов;

- изучение активов, решений  администрации и других документов  на списание недостачи материальных  запасов сверх установленных  норм естественной убыли, вследствие  их порчи и уценки из-за снижения  цен.

Аудиторская проверка ТМЗ  в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» будет  осуществляться по программе, представленной в таблице 6.

Таблица 6 - Программа аудиторской  проверки по учету товарно-материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли - сад  № 53»

Действия	Источники информации	Приемы проверки
1	2	3
Проверка соответствия показателей баланса данным главной  книги	Бухгалтерский баланс, Главная книга по счетам подраздела 20 “Материалы”	изучение, подтверждение
Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета ТМЗ	Главная книга, Ж/О  № 6, 7, 10, ведомости анал. учета, Первичные документы, карточки складского учета	изучение, подтверждение
Проверка полноты  и своевременности оприходования поступивших материалов и правильности произведенных при этом бухгалтерских записей	Первичные документы (накладные, счета-фактуры, платежные  требования, приходные ордера), карточки складского учета, ведомости, Ж/О №6, Главная книга, Ж/О №7	Выборочная проверка, сопоставление
Проверка обоснованности операций по отпуску производственных запасов на и правильности отражения  на счетах бухгалтерского учета	Первичные документы (накладные на внутреннее перемещение, отпуск в производство), нормы, отчет о движении материалов по подотчетным лицам, ведомости, Ж/О №10, Главная книга	Выборочная проверка, сопоставление, пересчет
Определение метода оценки ТМЗ	Приказ по учетной  политике предприятия, ведомости, Ж/О  №10	Выборочная проверка, пересчет, подтверждение
Изучение Актов, решений администрации на списание недостач материальных ценностей	Акты и решения  администрации на списание материалов, акты инвентаризации	Прослеживание, изучение

3.2 Аудиторские процедуры  по существу

Чрезвычайно велико значение аудиторской проверки сохранности, правильного использования и  организации учета сырья, материалов, топлива, запасных частей.

Проверку наличия и  сохранности материальных запасов  аудитору следует начать с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.

При обследовании складского хозяйства аудитору необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений  и измерительных приборов; эффективность  работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранения материальных запасов; подбор и расстановку материально  ответственных лиц, заключение с  ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежалых, некомплектных и испорченных  материалов; правильность оформления приходных и расходных документов, ведение складского учёта и составления отчетности.

Обследование складов  и мест хранения материальных запасов  осуществляется с целью выяснения  их пригодности для использования  по назначению, соблюдения правил хранения запасов и противопожарной безопасности, наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и  т.д.

Важным условием обеспечения  сохранности материальных запасов  является правильно организованная охрана. Контроль за состоянием сохранности активов начинается с проверки внутреннего контроля за ввозом и вывозом материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53».

После обследования складского хозяйства аудитор согласовывает  с руководителем предприятия  участие в инвентаризации, которая  является одной из важнейших процедур по сущуству при аудите ТМЗ.

Во время проведения инвентаризации аудитор должен следить за правильностью проведения работы и сам проконтролировать результаты проверки. Во избежание недоразумений запись результатов ведет и материально ответственное лицо. Указанные записи периодически сверяются.

Результаты инвентаризации по каждому виду материалов фиксируются  в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или  хранения ценностей и должностным  лицам, ответственным за их сохранность. В описях материальные ценности отражаются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Бывают случаи, когда  аудитор не включает в инвентаризационную опись материальные запасы, которые, по заявлению материально ответственных  лиц, якобы не принадлежат данной организации, а находятся на временном  хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат  и почему хранятся на складе другой организации.

Особое внимание при проверке комиссия должна обращать на номера, марки  и наименование материала. Известны случаи, когда проверяющие, сличая номера и марки, указанные в приходных  документах, обнаруживали, что по данным инвентаризации составляются описи, которые  подписывают члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственные  лица, кроме того, по каждой описи  дают расписку примерно следующего содержания: "Все запасы, поименованные в  настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены  в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Запасы, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

Оформленную опись аудитор  передает в бухгалтерию для составления  сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляют только по тем  запасам, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Аудитор должен проверить правильность составления  сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками  бухгалтерии, бухгалтерским данным.

Неотъемлемой частью проверки сохранности материальных запасов  на складах является проверка складского учета. Практика работы показывает, что  основные нарушения в ведении  складского учета состоят в наличии  отрицательных переходов остатков ("красное сторно") по видам материальных запасов, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т. д.

«Красное сторно» свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных запасах, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие  остатки того или иного материала  после очередного поступления этого  вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей  на эту величину уменьшается. Отрицательные  остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для  хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо проверить все первичные документы кладовщика.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий «Ясли - сад  № 53», являющийся материально ответственным  лицом. На эту должность не должны приниматься лица, имеющие судимость  за растраты, хищения и не оправдавшие  доверия на прежних работах. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия. От занимаемой должности он может  быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных запасов и передачи их по акту, утвержденному  руководителем предприятия.