Аудит товарно-материальных запасов

Месячные итоги, выведенные по "Отчетам о движении сырья  и материала", сверяются с ведомостью по учету ТМЗ, а те в свою очередь  сверяются с записями в регистрах  синтетического учета (журнал-ордер  № 10). Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения исправляются.

Для того чтобы упростить  поиск и облегчить исправление  ошибок, первичные документы по движению материалов после их обработки хранят в папках по материально ответственным  лицам и закрепленными за ними складами.

Согласно Методическим рекомендациям "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных запасов и отпуска их по доверенности", утвержденным приказом Департамента методологии  бухгалтерского учета и контроля Министерства финансов Республики Казахстан  от 6 марта 1998 года № 46, для получения  материальных запасов со складов  поставщиков работнику складского хозяйства или снабженцу выдается доверенность. Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагается на главного бухгалтера.

 

Движение материальных запасов  представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема движения товарно-материальных запасов

Доверенность в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» подписывается  директором и главным бухгалтером. Выданные доверенности строго учитываются. Для этого их регистрируют в специальном  журнале, который прошнуровывается, пронумеровывается и скреплен печатью. В нем указывается номер доверенности, дата выдачи, срок действия (10 дней), должность  и фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товара или  документ, по которому должен быть получен  товар. В этом журнале делают расписку в получении доверенности и отметку  об ее использовании. Работник, получивший доверенность обязан отчитаться перед  бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить.

Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены  или заполнены частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они  выписаны.

Доверенность выдают на определенный срок, но, как правило, не более чем  на 10 дней.

Материально ответственное  лицо, получившее доверенность, приняв и оприходовав товары не позднее  следующего дня, независимо от того, получены товары полностью или частями, должен представить в бухгалтерию все  оправдательные документы. В журнале  учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка, то есть указываются  номер и дата сопроводительного  товарного документа.

Если товар не получен, доверенность возвращают в бухгалтерию  не позднее следующего дня после  истечения срока действия доверенности. При этом бухгалтер погашает ее надписью "Не использована" и делает отметку  в журнале учета выданных доверенностей. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного  года у бухгалтера, ответственного за их регистрацию.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных запасов возлагается на директора и главного бухгалтера. Контроль за своевременным и полным оприходованием материалов (товаров) должен осуществляться систематически на основе соответствующих документов поставщиков бухгалтерией.

 

2.3 Синтетический и аналитический  учет ТМЗ

Синтетический учет товарно-материальных запасов ведется на синтетических  счетах материалов, заготовления и  приобретения материалов, отклонения в стоимости материалов, на забалансовых счетах товарно-материальных запасов, принятых на ответственное хранение, и материалов, принятых в переработку.

Как было отмечено выше, учет материальных запасов ведется по фактической себестоимости или  по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в  дебет материальных счетов относятся  все расходы по их приобретению.

При этом способе учета  поступление материалов отражают по дебету счета:

- материалов, расчеты с  поставщиками и подрядчиками  – на стоимость поступивших  материалов по ценам поставщиков  (без налога на добавленную  стоимость) со всеми наценками  снабженческих и внешнеторговых  организаций и транспортно-заготовительными  расходами, включенными в счета  поставщиков, в том числе по  оплате таможенных пошлин, процентов  за кредит, предоставленный поставщиком;  на стоимость услуг (также без  НДС), транспортных (железнодорожных  и водных) организаций, стоимость  услуг товарных бирж и др.;

- расчетов с подочетными лицами – на стоимость материалов, оплаченных из подочетных сумм;

- вспомогательных производств  – на расходы по доставке  материалов собственным транспортом  и на фактическую себестоимость  материалов собственного производства;

- всновного производства или Вспомогательных производств – на стоимость возвратных отходов;

- других счетов (например Краткосрочных кредитов банков – при начислении процентов за кредит).

Прибывшие от поставщиков  материалы, по которым не поступили  платежно-расчетные документы (неотфактурованные поставки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование запасов осуществляется по учетным ценам либо по ценам договора или предыдущих поставок. Если до конца месяца расчетный документ не поступит, указанные поставки остаются в приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчетного документа стоимость неотфактурованных поставок в приемной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактическим сумма, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных  и оплаченных материалов, не поступивших  в течение отчетного периода (материалы  в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кредиту  счета Расчетов с поставщиками и  подрядчиками (без оприходования запасов на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявлены излишки или недостачи по сравнению  с документальными данными, оформляемые  актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам  или по отпускным ценам.

Если при приемке обнаружена недостача или порча материалов, их стоимость отражают по дебету счета  Расчетов по претензиям и кредиту  счета Расчетов с поставщиками и  подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи  материалов не показывают.

Производство требует  систематического приобретения товарно-материальных запасов.

Поступления материалов зависит  в значительной мере от выбора учетной  цены. Если в качестве учетных цен  применяют средние цены поставщика, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по этим ценам. Наценки снабженческих  организаций, комиссионные, таможенные пошлины и транспортно-заготовительные  расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом  счете – «Транспортно-заготовительные  расходы и наценки снабженческо-сбытовых организаций».

Следующие хозяйственные  операции требуют отражения в  бухгалтерском учете:

- приобретение товарно-материальных  запасов у поставщиков;

- оприходование товарно-материальных запасов, изготовленных в производственных подразделениях для собственных нужд;

- внутреннее перемещение;

- поступление товарно-материальных  запасов от ликвидации основных  средств;

- принятие излишков товарно-материальных  запасов, выявленных при инвентаризации.

Как было отмечено выше товарно-материальные запасы различают по количеству и качеству. Если же количественные и качественные расхождения с документами поставщика не обнаружены, материалы приходуются на соответствующих складах, при этом выписываются приходные ордера.

Приходный ордер (ф. № М  – 4) – составляется на каждую партию товарно-материальных запасов, а в  случаях поступления массовых грузов от одного поставщика – в целом  за день. В нем фиксируются фактическое  количество, цена и стоимость поступивших  товарно-материальных запасов. Приходный  ордер выписывается материально  ответственным лицом склада в  двух экземплярах и служит для  оперативного учета прихода товарно-материальных запасов на складах с отражением в карточках складского учета; на основании приходных ордеров  составляется ведомость по приходу  товарно-материальных запасов в  разрезе синтетических счетов в  целом по предприятию.

В случаях, когда при приемке  товарно-материальных запасов на складах  обнаруживаются количественные и качественные расхождения, а также при отсутствии сопроводительных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. № М – 7). Акт заполняется  комиссией по приемке с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (или представителя незаинтересованной организации). В нем указывается  количество и качество товарно-материальных запасов по сопроводительным документам, количество и качество фактически принятых товарно-материальных запасов, отклонения (недостачи, бой, брак), установленные  при приемке. Акт выписывается в  двух экземплярах, один из которых служит для оприходования фактически принятых товарно-материальных запасов, а другой – передается поставщику.

Если перевозку товарно-материальных запасов осуществляли автотранспортом, то в качестве первичного документа  применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания товарно-материальных запасов у  грузоотправителя, второй – для  оприходования товарно-материальных запасов получателем, третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку грузов, четвертый – является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Поступление на склад товарно-материальных запасов собственного производства, отходов производства материалов, оставшихся от списания основных средств и т.п. оформляют однострочными или  многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые  выписывают цехи – сдатчики в двух экземплярах.

При получении товарно-материальных запасов доверенным лицом заполняется  доверенность (ф. № М – 2 или М -2а). Доверенность оформляет бухгалтерия  и выдает под расписку получателю. Форму № М – 2а применяют  субъекты, у которых получение  товарно-материальных запасов регистрируют в заранее пронумерованном Журнале  учета выданных доверенностей (ф. №  М – 3).

Журнал учета выданных доверенностей (ф. № М – 3) применяется  для регистрации выданных доверенностей  и расписки о их получении. При использовании доверенности (ф. № М – 2) данные о их выдаче и получении фиксируют в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется.

Отпуск товарно-материальных запасов на производство, как правило должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитированные отпуска товарно-материальных запасов на производство должно осуществляться на основе утвержденных норм расхода. Установленные лимиты могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток товарно-материальных запасов в незавершенном производстве (на начало месяца), замене материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их утверждения. Изменение лимитов за истекший период не допускается Лимитирование отпуска товарно-материальных запасов на нужды производства оформляется лимитно- заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Лимитно – заборная карта (ф. № 8) представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров товарно-материальных запасов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых товарно-материальных запасов за месяц, а в некоторых случаях открывается в целом на заказ.

Разовый отпуск материалов по различным направлениям и назначениям  оформляется требованиями, они выписываются цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов (однострочные) или группу товарно-материальных запасов (многострочные). Требования являются основанием для оперативного отпуска  товарно-материальных запасов на складе, аналитического и синтетического учета  их в бухгалтерии.

Всякий сверхлимитный  отпуск товарно-материальных запасов  на производство и замена материалов оформляется специальным требованием, например, при дополнительном отпуске  товарно-материальных запасов при  перевыполнении цехом производственной программы, дополнительном отпуске  на покрытие перерасхода материалов, на возмещение брака и т.п.

Вспомогательные материалы, топливо, запасные части целесообразно  отпускать по заборным листам (книжкам).

Заборные листы используются для отпуска со склада различных  видов товарно-материальных запасов  в течение отчетного периода  накопительными итогами в хронологической  последовательности. Отпуск товарно-материальных запасов на сторону и в переработку  оформляется накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используется на складе для  оперативного учета отпуска, а в  бухгалтерии – для выписки  счетов получателям, а также ведения  аналитического учета расходов товарно-материальных запасов.

Накладная на отпуск материалов на сторону выписывается в двух экземплярах  на основании нарядов, договоров  и других документов. Первый экземпляр  накладной остается на складе и является основанием для аналитического и  синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. При  перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную. Перемещение материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного хозяйствующего субъекта оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов (ф. № 15а) выписываемой по распоряжения службы маркетинга. При  возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов  и брака накладные составляются материально ответственными лицами цеха (участка), сдающего материалы.

Этими же накладными оформляется  сдача цехами (участками) на склад  из производства остатков неизрасходованных  материалов, отходов, возникающих в  процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т.д.

Если производственные запасы по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступившие материалы отражаются на каждом на аналитическом счете  по этим ценам, а разницу между  фактической и средней покупной ценой либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показывают на аналитическом  счете Отклонения в стоимости  материалов.