Аудит товарно-материальных запасов

Каждый потенциональный поставщик представляет только одно ценовое предложение, которое оформлено в письменном виде (счет на оплату, прайс-лист). УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» запрашивает на закупаемые товары не менее у двух неаффилиированных потенциональных поставщиков и рассматривает все поступившие в установленных срок ценовые предложения. Закупает товар у потенционального поставщика, представившего самое низкое ценовое предложение.

2.2 Документальное оформление  операций по движению товарно-материальных  запасов в УДВУ ГККП «Ясли  – сад № 53»

Все операции, связанные с  поступлением, перемещением и отпуском запасов материалов оформляются  документами первичного учета, формы  которых утверждены Постановлением Госкомстата Республики Казахстан  от 16.11.1994 г.№ 73. Документы первичного учета (далее документы) могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). В условиях ручной техники ведения учета рекомендуется применять однострочные документы.

Первичные документы по поступлению  и расходу производственных запасов  являются основой организации материального  учета. Непосредственно по первичным  документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов. Предприятия могут получать ТМЗ в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, в своем складском помещении, где их принимает материально ответственное лицо.

УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» получает материальные запасы от потенциональных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др.

Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) предоставляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами  УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» являются счета-фактуры, накладные на отпуск материалов.

В зависимости от формы  расчетов, согласованной договором  поставки, расчетным документом может  служить платежное требование или  платежное поручение.

Товарные и расчетные  документы УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» тщательно проверяются. При  этом особо обращают внимание, насколько  соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки  товарно-материальных запасов различают  приемку:

- по количеству;

- качеству и комплектности.

Приемка по количеству - это  приемка товаров в установленные  сроки:

- по массе нетто и  количеству товарных единиц, поставляемых  без тары или в открытой  таре,

- или по массе брутто  и числу мест продукции, поставляемой  в таре, с последующей проверкой  массы нетто и количества товарных  единиц в каждом месте.

Приемка по качеству - это  проверка в установленные сроки  сохранности качества и комплектности  товаров, соответствия требованиям  стандартов, технических условий, образцам рецептурам и другим условиям, предусмотренным  договором поставки.

Во всех случаях товары принимаются УДВУ ГККП «Ясли - сад  № 53» самим кладовщиком, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность  вверенных им запасов, поскольку  в бухгалтерском учете порядок  приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения  материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с  момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами. Если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность возникает в полном объеме.

Приемка товаров по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с  материально ответственных лиц  по актам сумм, связанных с несоответствием  качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий  и санкций поставщику.

УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» организовывают так, чтобы можно  было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров  или ухудшение их качества. Все  это имеет большое значение в  обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей, сокращении товарных потерь.

Учетной политикой УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» предусмотрен порядок  отпуска материалов со склада, а  также перечень лиц, которым разрешается  затребовать и получать материалы  со складов. Материалы отпускаются  со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственной операции, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в  производстве, применяются следующие  документы: накладная на внутреннее перемещение.

Отпуск материалов на сторону  оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписывается кладовщиком  и подписывается главным бухгалтером  и руководством.

Накладная на отпуск материалов на сторону используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии - для выписки  счетов получателям, а также ведения  аналитического и синтетического учета  расходов материалов.

Контроль за использованием материалов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на фирме нормам. Основные причины отклонений от норм расхода материалов - экономия или перерасход материала, брак и т.д.

В УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» используют инвентарный метод  контроля за расходованием материала и выявления отклонений.

Инвентарный метод - это метод, по которому выявляют недокументированные  отклонения, сравнивая количество и  стоимость материалов, отпущенных в  течение отчетного периода, с остатками, выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» ведутся карточки учета использованного материала, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический отпуск с нормой, выявляют величину отклонений.

В УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» товарно-материальные запасы учитываются  как на местах хранения, так и  в бухгалтерии. Учет товарно-материальных запасов в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально  ответственными лицами, в частности  на складе - заведующим складом. Учет ведется  в натуральном выражении (м, кг, шт., л и т.д.) по наименованиям.

Складской учет осуществляется в карточках складского учета. Согласно характера организации складского учета в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» учет материалов в карточках ведут количественным методом. В карточках указывается наименование товарно-материальных запасов, вид товара, цена, по которой товар поступил на склад. Записи в карточках производят материально ответственные лица на основании первичных документов: в приход материала, на основании приходного ордера, выписанного бухгалтером, а в расход, на основании накладных на отпуск материалов на сторону.

Для предупреждения возможных  ошибок при отпуске товаров, при  инвентаризации, а также при составлении  отчетности на каждый вид материала  выписывается отдельный складской  ярлык. Ярлыки хранят вместе с товаром  на видном месте, на ярлыках отмечают текущий остаток материала.

Складской учет, который ведется  только по количеству, называется оперативным, и поэтому он дополняется аналитическим  учётом в бухгалтерии.

Первичные документы на поступление  материалов ежедневно передаются в  бухгалтерию. Первичные документы  по расходу материала на производство, отпуск на сторону, внутреннее перемещение  материалов передаются в бухгалтерию  один раз в месяц вместе с материальным отчетом "Движение материалов на складе", который составляют заведующие складами. Материальный отчет, сопровождают первичные  приходные и расходные документы. Он составляется в двух экземплярах: первый из них вместе с документами  передается в бухгалтерию, а второй с подписью бухгалтера, принявшего документы, сохраняется на складе. Подпись  бухгалтера на втором экземпляре отчета и в карточке складского учета (в  графе «контроль») свидетельствует  о том, что все документы проверены  по количеству, содержанию и форме, а также о правильности записей  в карточках складского учета  материалов.

В конце месяца заведующий складом УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53»  делает материальный отчет "Движение сырья и материалов на складе за отчетный месяц".

Увязка учета запасов  на складе и в бухгалтерии достигается  составлением "Отчета о движении сырья и материалов на складе" в денежном выражении за отчетный период. Такой отчет составляется отдельно по каждому складу.

По окончании каждого  месяца бухгалтер сверяет со сводного материального отчета остатки материалов, приход и расход с данными в "Отчете о движении сырья и материалов". Количественные остатки таксируются  и подсчитываются.

Бухгалтерия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в  денежном выражении.

Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском  учете на основании приходных  документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 "Счета к оплате", на котором  отражаются операции, связанные с  наличием и движением расчетов с  поставщиками за приобретенные товарно-материальные запасы, включая расходы по доставке или переработке товарно-материальных запасов независимо от времени оплаты предъявленного счета.

В бухгалтерию УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» поступают все приходные  документы, а со склада все расходные  документы. В бухгалтерии их всесторонне  проверяют, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Протаксированные документы подвергаются раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 3.

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии  данного предприятия совмещается  с учетом приобретения материалов и  расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6.

Группировка документов по складам  и материально-ответственным лицам, а также группам или видам  материалов осуществляется составлением "Отчета о движение сырья и  материала на складах", которые  ведутся раздельно по приходу  и расходу, отдельно для каждого  склада. В конце месяца в эти  отчеты заносят данные проверенных, принятых и протаксированных бухгалтерией первичных документов, затем по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а также остаток материалов переходящий на следующий месяц.

 
Рисунок 3 - Группировка приходных  и расходных документов

"Отчеты о движение  сырья и материалов" по приходу  и расходу материалов УДВУ  ГККП «Ясли - сад № 53» содержат  необходимые данные для заполнения  ведомости "Движение материальных  запасов (в денежном выражении)", содержащий два раздела. Данные  первого раздела позволяют получить  информацию о поступлении материалов  на предприятии по фактической  себестоимости и учетным ценам,  на основе которой определяется  сумма транспортно-заготовительных  расходов (ТЗР). Транспортно-заготовительные  расходы УДВУ ГККП «Ясли - сад  № 53» полностью включаются  в стоимость материала, на доставку  которого они были понесены. Например, поступила известь 250 кг. на сумму 60000 тенге в том числе НДС 15% - 8276 тенге, ТЗР за доставку извести составили 5880 тенге в том числе НДС -15% 811 тенге. Фактическая себестоимость 1 кг извести составила:

((60000+5880)7250)* 100%/115% = 227,17 тенге.

Во втором разделе, на основании "Отчетов о движении сырья и  материалов", осуществляется свод данных об остатках и движении запасов за месяц по средневзвешенной стоимости  и фактической себестоимости. Данные этого раздела сверяются с  главной книгой по счетам подраздела 20 "Материалы".

Средневзвешенную стоимость  ТМЗ УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53»  получают следующим методом: к остаткам на начало месяца прибавляют стоимость  приобретенных (заготовленных) товарно-материальных запасов в течение отчетного  периода. Средняя стоимость подсчитывается путем деления всей стоимости  товарно-материальных запасов на количество единиц. В результате получаем средневзвешенную стоимость единицы товарно-материальных запасов на конец отчетного периода. В течение отчетного периода  одни и те же товарно-материальные запасы могут быть приобретены у разных поставщиков по разным ценам. Стоимость  товарно-материальных запасов на конец  отчетного периода, определяемая по методу средневзвешенной стоимости, учитывает  все цены, и тем самым сглаживает их рост или снижение.

Группировку израсходованных  материальных ценностей по видам  выполняет бухгалтерия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» путем распределения  пропорционально нормативному расходу  материала на фактический выпуск продукции. Для этого составляют разработанную таблицу "Распределение  расхода сырья и материалов". На каждый вид продукта разработаны  специальные нормы расхода сырья  и материала, согласно этих норм производят списание в производство сырья и материалов по средневзвешенным ценам. На основе полученной группировки производится списание материальных ценностей по средневзвешенной стоимости на соответствующие счета и объекты калькулирования.