Аудит товарно-материальных запасов

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают  с кредита Материалов в дебет  соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение  месяца по учетным ценам. При этом делают бухгалтерскую запись:

Дебет счета: Основного производства – материалы отпущены основному  производству;

Дебет счета: Вспомогательных  производств – материалы отпущены вспомогательным производствам

Дебет счета: Общепроизводственных расходов, Общехозяйственных расходов и др.- в зависимости от направления  расходов материалов

Кредит счета: Материалов или других счетов по учету материалов.

Здесь рассмотрим вариант  учета отпуска материалов в производство по учетным ценам с применением  счета Отклонения в стоимости  материалов.

Стоимость материалов по учетным  ценам распределяют между различными счетами издержек производства на основании  ведомости распределения материалов. Ее составляют по данным первичных  документов о расходе материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и их стоимостью по учетным ценам. Разницу  списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы  по учетным ценам (Основного производства, Вспомогательных производств и  др.). При этом, если фактическая себестоимость выше учетной цены, разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, а обратную разницу (что возможно при использовании в качестве учетной цены плановой себестоимости материалов) – способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.

Отклонения фактической  себестоимости материалов от стоимости  их по учетным ценам распределяют между израсходованными материалами  пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью  определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных материалов по учетным ценам. Оставшиеся на складе материалы оценены по средней покупной или плановой (нормативной) себестоимости.

2.4 Инвентаризация товарно-материальных  запасов

В соответствии с Законом  Республики Казахстан «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности» (от 26.12..95г. № 2732, с изменениями и  дополнениями) целью бухгалтерского учета и финансовой отчетности является обеспечение полной и достоверной  информацией о финансовом положении, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении «Ясли - сад  № 53».

Предприятие должно проводить  инвентаризацию товарно-материальных запасов (готовой продукции, товаров, производственных и прочих запасов) в порядке расположения запасов  в помещении и заносить в описи  по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.

Основная цель инвентаризации УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» - выявление  фактического наличия товарно-материальных запасов в натуральном и стоимостном  выражении. В процессе инвентаризации проверяются:

- сохранность товарно-материальных  запасов;

- правильность их хранения, отпуска, состояния весового и  измерительного инструмента;

- порядок ведения учета  движения товарно-материальных запасов.

Инвентаризация производиться  путем снятия остатков по местам хранения материально ответственными лицами. Бухгалтер УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись  товарно-материальных запасов по складам (ф. № инв-3). Складские операции в  этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета  материалов и сданы в бухгалтерию  предприятия. Для выявления результатов  может использоваться книга остатков материалов. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются  составлением сличительных ведомостей (ф.№ Инв-12) по тем видам товарно-материальных запасов, по которым имеются расхождения данных инвентаризации с данными бухгалтерского учета и оцениваются по фактической себестоимости. Результаты инвентаризации отражаются в протоколе инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.

При проведении инвентаризации товарно-материальных запасов предприятия  «Ясли - сад № 53» необходимо соблюдать  следующие требования:

- инвентаризации подвергаются  не только собственные товарно- материальные запасы, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

- в состав инвентаризационной  комиссии обязательно включаются  материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого  в ходе проведения инвентаризации  имущества;

- если комиссия проводит  инвентаризацию в неполном составе,  то это является основанием  для признания инвентаризации  недействительными;

- проверка фактического  наличия имущества должна производится только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации  сроки и с момента издания  приказа или распоряжения. Наличие  товарно-материальных запасов должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих запасов. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально  ответственных лиц.

При хранении материальных запасов  в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно  по местам хранения. После проверки запасов, в первом помещении, вход в  него пломбируется, и комиссия переходит  для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

- происходит смена материально  ответственных лиц;

- поступают товарно-материальные  запасы;

- возникает необходимость  отпуска товарно-материальных запасов.

Товарно-материальные запасы УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись  по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных запасов проводится в порядке  расположения запасов в данном помещении.

Комиссия в присутствии  заведующего складом и других материально ответственных лиц  УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» проверяет  фактическое наличие товарно-материальных запасов путем обязательного  пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках запасов по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда  перевешивание продукции может  привести к порче, например, при сезонном хранении плодовоовощной продукции  в буртах, овощехранилищах, когда  продукция хранится навалом, и в  других аналогичных случаях перевешивание  можно не производить, а остатки  брать по бухгалтерским данным. Результаты выводить при зачистке продукции  по окончании ее реализации.

Товарно-материальные запасы принимаются материально ответственным  лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются  по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные запасы заносятся в отдельную опись  под наименованием «Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер  приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена  комиссии) делается отметка «после инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации могут  отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти запасы заносятся в  отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется  опись по аналогии с документами  на поступившие товарно-материальные запасы во время инвентаризации. В  расходных документах делается отметка  за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных запасов, отгруженных, не оплаченных в  срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных запасов, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально  ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и др.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с  другими корреспондирующими счетами.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные запасы, находящиеся  в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся  на складах других предприятий.

В описях на товарно-материальные запасы, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие  данные: наименование, количество и  стоимость, дата отгрузки, а также  перечень и номера документов, на основании  которых эти запасы учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные запасы, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной  отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных запасов, сумма, дата отгрузки, дата выписки  и номер расчетного документа.

Товарно-материальные запасы, хранящиеся на складах «Ясли - сад  № 53 », заносятся в описи на основании  документов, подтверждающие эту сдачу  на ответственное хранение. В описях на эти запасы указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные запасы, переданные в переработку  другому предприятию (учреждению), указываются  наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование запасов, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи запасов в переработку, номера и даты документов.

Инвентаризация товарно - материальных запасов в «Ясли - сад № 53» проводится по мере производственной необходимости, но не менее одного раза в год. В обязательном порядке инвентаризация проводится:

-     при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-     при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;

-     в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

-    при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан. 

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя предприятия. В её состав рекомендуется включать представителей администрации, работников бухгалтерской  службы, службы внутреннего контроля и других специалистов.

Инвентаризационная комиссия составляет «Инвентаризационную опись  товарно-материальных запасов». В ней  отражается фактическое наличие  товарно-материальных запасов на основании  перерасчета по каждому материально  ответственному лицу отдельно. На основании  описей бухгалтером составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации. Описи подписывает бухгалтер, материально-ответственное  лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации. Результат  инвентаризации выводится не позднее  трех дней после проведения инвентаризации. Выявленные при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  признаются: излишки – доходом, недостачи  – расходом. Излишки запасов подлежат оприходованию. Возмещение недостач производится по рыночным ценам, но не ниже фактической себестоимости.

 

3 Аудит товарно-материальных  запасов 

 

3.1    Оценки системы внутреннего контроля товаров

Основной целью аудита товарно-материальных запасов является установление правильности ведения  учета их; получение точных сведений о наличии и движении запасов  в местах их хранения, обеспечении  сохранности товарно-материальных запасов и соблюдении установленных  нормативов их производственного потребления; выявление и реализация ненужных предприятию материальных запасов  с целью мобилизации материальных ресурсов.