Анализ организационной структуры управления предприятием (организацией, фирмой) и разработка предложений по ее совершенствованию

 

Организационная структура компании по виду относится к линейно-функциональным структурам. Линейно-функциональная структура  – структура, при которой специалисты  одного профиля объединяются в структурные  подразделения и принимают решения, обязательные для производственных подразделений.

К линейным подразделениям ООО «АртЛайт» относятся: отдел полиграфии, дизайн-бюро, отдел сувенирной продукции, отдел размещения, отдел по рекламной деятельности.

К функциональным подразделениям предприятия  относятся: отдел по работе с клиентами, бухгалтерия и отдел по управлению персоналом.

Для оценки эффективности организационной  структуры ООО «АртЛайт» используем методику, предложенную Н.Н. Федоровой:

 

          (2.1)

где К_сс – показатель эффективности состава системы;

К_св – показатель эффективности структуры связей;

К_мц – показатель эффективности механизма целеполагания;

К_му – показатель эффективности механизма управления.

Расчет обобщающих показателей  К_сс, К_св, К_му производится с использованием метода ранжирования частных показателей по формуле:

 

           (2.2)

где - количество частных показателей, принятых для оценки соответствующего обобщающего показателя;

- коэффициент весомости показателя (он устанавливается экспертным  путем по характеру его влияния  на результаты работы фирмы,  при этом должно соблюдаться  условие  );

- оценка в баллах по шкале от 1 до m.

 

Показатель прогнозных возможностей системы К_мц, определяемый отношением результата к главной цели, должен также учитывать то, что вклад подсистем в достижение цели системы в целом будет различным. Необходим дифференцированный подход к их оценке через ранжирование подсистем по степени важности их вклада. В этом случае К_мц определяется по формуле:

 

,         (2.3)

где Р – результат функционирования хозяйственной организации за рассматриваемый  период;

Ц – цель хозяйственной организации  за рассматриваемый период;

n_i - количество подсистем, вносящих свой вклад в целевую эффективности системы;

А_i - оценка частных показателей эффективности целеполагания i-ой подсистемы (на основе анализа отношения ( ) соответствующей подсистемы), при этом ;

q_i - коэффициенты весомости i-ой подсистемы, при этом также должно соблюдаться условие .

 

Значение К_мц=1 свидетельствует о высоком качестве целеполагания и эффективности работы прогнозного блока системы. Отклонения свидетельствуют о сбоях в системе целеполагания или наличии экономического кризиса. Частные показатели, характеризующие эффективность механизма целеполагания основных блоков организации, показывают, где именно образовалась критическая зона. Показатель К_мц, таким образом, является мерой реализации целевых установок системы управления.

Надежность организационной структуры  управления определяется через комплексный показатель эффективности оргструктуры:

 

          (2.4)

 

Степень реализации внешних и внутренних возможностей – через комплексный  показатель эффективности организационного механизма К_ом:

 

         (2.5)

где а₁, а₂, а₃, а₄ – коэффициенты весомости соответствующих обобщающих показателей; (а₁ + а₂ + а₃ + а₄) = 1.

 

Анализ организационной структуры  управления ООО «АртЛайт» проведем в последовательности, представленной в Приложении Б.

Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего обеспечения системы менеджмента.

В таблице 2.4 приведена классификация  наличных нормативно-методических документов на предприятии. Из основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии и перечисленных в таблице 2.4,   являются:   штатное расписание,   должностные

 

Таблица 2.4 – Классификация нормативно-методических документов ООО «АртЛайт»

Тип документов	Виды документов
Нормативно-справочные	Гражданский кодекс; КЗоТ; Закон РФ «О рекламе»; Закон РФ «О защите прав потребителей»; Российский рекламный кодекс
Организационно-распорядительные	Правила внутреннего распорядка; Коллективный договор; Штатное расписание
Организационно-регламентирующие	Положение о подразделении; Должностная инструкция; Тарифно-квалификационная характеристика
Организационно-методические	Рекомендации по организации подбора  и отбора персонала; Положение о системе оплаты труда; Инструкция по соблюдения правил техники  безопасности
Экономические	Положение о премировании работников

 

инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО «АртЛайт» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Штатное расписание ООО «АртЛайт» приведено в Приложении В. В организационную структуру ООО «АртЛайт» помимо аппарата управления входит восемь структурных подразделений. Штатное расписание определяет состав структурных подразделений из должностей работников, а также формирует окладную часть фонда заработной платы работников.

Для каждого подразделения разработано положение о подразделении, регламентирующее деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями. В Приложении Г приведено Положение об отделе по управлению персоналом. Необходимо отметить, что для положений о подразделениях в ООО «АртЛайт» характерна единая структура документа. В него входят: общие положения, состав отдела, основные задачи и функции, права отдела, руководство и ответственность. Видим, что в положениях о подразделениях в ООО «АртЛайт» не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.

Еще одним структурообразующим  документом является должностная инструкция. Она представляет собой документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности и содержащей требования к работнику, занимающему эту  должность.

В ООО «АртЛайт» разработаны должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики. В Приложении Д приведен пример тарифно-квалификационной характеристики ООО «АртЛайт» для менеджера по рекламе.

Таким образом, ООО «АртЛайт» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации.

Этап 2. Анализ целостности объекта управления.

Долгосрочной целью или стратегическим видением ООО «АртЛайт» является лидерство на рынке рекламных и полиграфических услуг. Краткосрочной целью ООО «АртЛайт» является повышение доходности предприятия.

Миссия предприятия – предоставление качественных услуг в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений предприятия.

 

Таблица 2.5 – Матрица соответствия основных направлений деятельности

	Полиграфический дизайн	Реклама	Представительские материалы	Фирменный стиль и имидж-реклама
Полиграфический дизайн	Ч	Соответствуют	Неразрывны	Неразрывны
Реклама	Соответствуют	Ч	Соответствуют	Неразрывны
Представительские материалы	Неразрывны	Соответствуют	Ч	Неразрывны
Фирменный стиль и имидж-реклама	Неразрывны	Неразрывны	Неразрывны	Ч

 

Из таблицы 2.5 видим, что основные направления деятельности ООО «АртЛайт» не только соответствуют друг другу, некоторые направления взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления «представительские материалы» и «фирменный стиль и имидж-реклама». Действительно, разработка графического товарного знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.

В таблице 2.6 приведена матрица  взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений ООО  «АртЛайт» в разрезе основных видов деятельности. Взаимосвязанными являются функциональные и линейные подразделения. Линейные подразделения взаимообусловлены, т.к. результат деятельности одного подразделения необходим для работы другого линейного подразделения.

Таким образом, ООО «АртЛайт» является целостным объектом управления. Направления деятельности данного предприятия не только не являются взаимоисключающими, а являются соответствующими и даже неразрывными друг с другом. Каждое направление реализует не одно, а несколько линейных подразделений организации, поэтому связь между ними взаимообусловленная. Они также взаимосвязаны с функциональными подразделениями организации.

 

Таблица 2.6 – Матрица взаимосвязи  и взаимообусловленности структурных  подразделений

Структурное подразделение	Полиграфический дизайн	Реклама	Представительские материалы	Фирменный стиль и имидж-реклама
Линейные:
Отдел полиграфии	+	+	+	+
Дизайн-бюро	+	-	+	+
Отдел сувенирной продукции	-	+	-	-
Отдел размещения	-	+	-	-
Отдел по рекламной деятельности	+	+	+	+
Функциональные:
Коммерческий отдел	+	+	+	+
Бухгалтерия	+	+	+	+
Отдел по управлению персоналом	+	+	+	+

 

Этап 3. Анализ эффективности системы целеполагания.

Прежде всего, необходимо отметить, что практика построения дерева целей  с адекватной системой показателей  в ООО «АртЛайт» отсутствует. Определена только главная цель предприятия как системы (в долгосрочном плане – лидерство на рынке полиграфических и рекламных услуг города, а в краткосрочном плане – повышение доходности предприятия).

 Проведем оценку механизма  целеполагания в ООО «АртЛайт» на основе формулы (2.3).

Так как в краткосрочном плане  целью предприятия является повышение  доходности, возьмем в качестве результативного  показателя – фактическую сумму  чистой прибыли предприятия за 2010 год, в качестве цели организации – плановую величину чистой прибыли на 2010 год.