Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Ознаки  форм бухгалтерського обліку такі:

     наявність певної системи реєстрів хронологічного та систематичного (аналітичного та синтетичного) обліку,

     форма і зміст облікових реєстрів (окремі аркуші, книги, машинограми з відповідними реквізитами) та їх розміщення,

     взаємозв'язок окремих реєстрів,

     способи та технічні засоби зайису господарських  операцій у відповідні реєстри (уручну, за допомогою технічних засобів тощо).

     З часу виникнення бухгалтерського обліку існувало багато його форм. Розвиток їх зумовлений розвитком суспільства: матеріального виробництва, продуктивних сил та виробничих відносин.

     Форма бухгалтерського обліку має забезпечити:

     щоденний  облік у хронологічному та систематичному порядку всіх здійснюваних господарських  операцій;

     максимальну економність витрат на проведення бухгалтерського обліку;

     найбільш  раціональний розподіл між обліковими працівниками комплексу облікових  робіт;

     оперативний контроль за рухом та наявністю майна, розрахунків, затрат, фінансових результатів  тощо;

     оперативне  одержання відомостей про діяльність підприємства, його підрозділів та їх результативність;

     широке  використання технічних засобів;

     забезпечення  функцій інформаційної системи.

     За  технічними ознаками існують дві  форми бухгалтерського обліку: ручний та машинний.

     До  ручної форми бухгалтерського обліку належать спрощена, меморіально-ордерна, журнально-ордерна (повна, спрощена), книжково-журнальна та ін.

     До  машинної форми бухгалтерського обліку належать: таблчно-перфокарткова, таблично-автоматизована, діалогово-автоматизована. 

     3.8.2. Меморіально-ордерна  форма організації обліку 

     А) Базова форма

     Сутність  організації бухгалтерського обліку за меморіально-ордерною формою полягає  в тому, що на основі первинних документів складаються меморіальні ордери, де проставляється кореспонденція рахунка.

     Меморіальні ордери складаються на кожний первинний, один документ — доказ.

     Меморіальні ордери фіксуються в реєстраційному журналі та використовуються для запису на синтетичних рахунках в Головній книзі.

     Аналітичний облік ведеться паралельно синтетичному, використовуються первинні документи, картки, відомості, книги.

     На  рис. 3.4 наведено схему меморіально-ордерної форми обліку.

     

     При використанні обчислювальної техніки  машинні носії після групування по дебету синтетичних рахунків є  основою для складання машинограм по дебету рахунка, а після вторинного групування по кредиту рахунків — для складання відомості по кредиту рахунків. Для автоматизації процесу формування аналітичного обліку паралельно створюються машинограми аналітичного обліку. Після цього на основі синтетичного і аналітичного обліку складається Головна книга. Перевірка правильності ведення синтетичного і аналітичного обліку здійснюється складанням у кінці місяця оборотних або сальдових відомостей по рахунках аналітичного обліку і звірянням їх підсумків з відповідними даними оборотної відомості за синтетичними рахунками. Технологія обробки за такої форми обліку не передбачає автоматичне формування періодичної і річної звітності. Перевагами меморіально-ордерної форми обліку є: простота і гнучкість, що дає змогу пристосовувати її до різних типів підприємств; використання меморіальних ордерів, що сприяє упорядковуванню синтетичного обліку; посилення контрольних функцій обліку, звіряння даних синтетичного і аналітичного обліку. Водночас меморіально-ордерна форма обліку має істотні недоліки, а саме: необхідність формування великої кількості меморіальних ордерів; незначний ступінь відповідності обліку потребам аналізу і аудиту; не надає можливості на основі облікової інформації приймати управлінські рішення. 

     3.8.3. Журнально-ордерна  форма організації  бухгалтерського  обліку 

     А) Базова форма

     Сутність  журнально-ордерної форми обліку полягає в застосуванні журналів-ордерів і допоміжних відомостів, які є основними обліковими реєстрами. Журнали-ордери побудовані так, що в них нагромаджуються і підсумовуються дані для перенесення їх до звітних форм.

     

    В журналах-ордерах записи проводяться  на основі даних первинних документів.

    Журнали-ордери — це багатографні реєстри, призначені для відображення кредитових оборотів головного рахунка, для якого відкрито журнал-ордер.

    На  рис. 3.5 зображено схему журнально-ордерної форми обліку в ручному варіанті.

    Б) Спрощена форма

    Для ведення бухгалтерського обліку на підприємствах невиробничої сфери з простим господарським процесом виробництва та невеликою кількістю господарських операцій застосовують спрощену форму бухгалтерського обліку.

    Спрощена  форма бухгалтерського обліку може застосовуватися:

    • за простою формою (без використання реєстрів обліку майна підприємства);

    • за формою бухгалтерського обліку з використанням реєстрів

    обліку  майна підприємства.

    Підприємства  малого бізнесу, які застосовують просту форму обліку, реєструють первинні облікові документи, відображають операції на рахунках, визначають собівартість продукції і фінансовий результат в бухгалтерському реєстрі — книзі обліку господарських операцій (форма № К — 1). Для розрахунків з оплати праці працівників малі підприємства ведуть відомість обліку заробітної плати (форма № В — 8).

    Підприємства  мають змогу вести облік з використанням реєстрів обліку майна підприємства. Такими реєстрами є:

    форма № В — 1 «Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (зносу)»;

    форма № В — 2 «Відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і  товарів»;

    форма № В — 3 «Відомість обліку витрат на виробництво»; форма № В — 4 «Відомість обліку грошових коштів і фондів»;

    форма № В — 5 «Відомість обліку розрахунків  та інших операцій»;

    форма № В — 6 «Відомість обліку реалізації»; форма № В — 7 «Відомість обліку розрахунків з постачальниками»;

    форма № В — 8 «Відомість обліку заробітної плати»; форма № В — 9 «Відомість (шахівниця)».

    На  рис. 3.6 наведено схему спрощеної  форми бухгалтерського обліку.

    

    В) Машинні варіанти журнально-ордерної форми

    Організація   механізованої   обробки   інформації   у   журнально-ордерній формі обліку передбачає ведення журналів-ордерів, де вказують кореспондуючі рахунки, що забезпечує точність і швидкість відображення бухгалтерських записів. У разі механізованого способу організації облікового процесу побудова журналів-ордерів ґрунтується на тих самих принципах, що і ручного. Всі журнали-ордери формуються за кредитовим принципом і по кожному синтетичному рахунку в розрізі кореспондуючих рахунків. Дебетові обороти по синтетичному рахунку враховують у кількох журналах-ордерах. Об'єднання їх відбувається в Головній книзі при формуванні інформації, відбитої в різних журналах-ордерах. В облікових реєстрах (журналах-ордерах і допоміжних відомостях) аналітичний облік суміщується з синтетичним. Більшість журналів-ордерів, як правило, містить кілька синтетичних рахунків. У журналах-ордерах аналітичний облік формується за показниками, необхідними для контролю і складання періодичної і річної звітності. У журнально-ордерній формі обліку, як правило, застосовуються місячні журнали-ордери, допоміжні відомості розраховані на більш тривалий час. Основними перевагами журнально-ордерної форми обліку є поєднання аналітичного і синтетичного обліку в одному реєстрі; забезпечення своєчасного і рівномірного відображення бухгалтерських записів протягом звітного періоду, а також забезпечення розподілу облікових робіт; можливість проведення аналізу господарської діяльності підприємства; скорочення загальної кількості облікових реєстрів. Однак у нових умовах господарювання журнально-ордерна форма не відповідає всім потребам управління підприємством, а саме: побудова журналів-ордерів не відповідає за складом аналітичних даних, необхідних для управління підприємством. 

    3.8.4. Машинні варіанти  організації бухгалтерського обліку 

    А) Таблично-перфокарткова форма

    Інший підхід до організації бухгалтерського  обліку при комплексній його механізації був розроблений в умовах застосування перфораційних обчислювальних машин (ПОМ), а форма бухгалтерського обліку дістала назву таблично-перфокарткової. В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку за таблично-перфокартковою формою покладено принцип безперервності обробки облікової інформації на обчислювальних установках (ОУ) за умови повного охоплення механізацією всіх облікових робіт. При цьому відбувається перерозподіл робіт, і значна частина операцій облікового процесу виконується персоналом ОУ. Істотна особливість цієї форми полягає в тому, що в ній поєднується використання двох видів інформації, занесених на перфокартки, — змінної (разової) і постійної (нормативно-довідкової). Змінна інформація (занесена на перфокартки) містить дані про господарські операції і відображає вихідні показники, отримані з первинних документів. Постійна інформація, занесена на перфокартки, містить нормативні і розціню-вальні показники, що дає змогу значно скоротити зміст первинних документів, виключивши з них довідкові дані, і зменшити обсяг облікової роботи.

     Документи про господарські операції, оформлені  в пачки, перевірені і прийняті для обробки, реєструються у спеціальному журналі приймання документів і реєстрації контрольних чисел, який використовується для контролю за збереженням цих документів, а також для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєстровані документи передаються на перфоратор для пробивання перфокарток. Перфокартки, пробиті по документах про господарські операції, спрямовуються на обчислювальні машини, де здійснюється їх групування, систематизація відомостей про господарські операції за рахунками синтетичного і аналітичного обліку. Реєстрами синтетичного і аналітичного обліку є табуляграми дебетових і кредитових оборотів, які складають за кожним синтетичним рахунком. В аналітичних табуляграмах наводять дані первинних документів, що систематизувалися в розрізі аналітичних рахунків кожного кореспондуючого рахунка. За підсумками табуляграм систематичного обліку складається оборотний баланс з розшифруванням субрахунків за кожним синтетичним рахунком. Ці відомості використовують для заповнення балансу і звітності.

     Основними прийомами механізації обліку при  таблично-перфокартковій формі бухгалтерського обліку є: створення людиночитаних (паперових) документів; використання єдиної номенклатури кодів синтетичних рахунків і об'єктів аналітичного їх обліку, завдяки чому забезпечується автоматичний взаємозв'язок аналітичного і синтетичного обліку; наявність у первинних документах, де реєструється інформація в натуральному і вартісному вираженні, коду кореспондуючого рахунка, об'єктів його аналітичного обліку, що дасть змогу автоматично створити повний бухгалтерський запис; організація поточної технології обробки облікової інформації; використання табуляграм замість ручних реєстрів аналітичного і синтетичного обліку; автоматичний взаємозв'язок аналітичного обліку по господарських операціях з синтетичним обліком; створення за всіма первинними даними бухгалтерського обліку, які були зафіксовані на машинних носіях, контрольних табуляграм і журналів контрольних чисел для вивіряння машинограм аналітичного і синтетичного обліку, організації автоматичного взаємозв'язку вихідних документів синтетичного і аналітичного обліку.

     На  рис. 3.7 зображено схему таблично-перфораційної  форми бухгалтерського обліку.

     

     Б) Таблично-автоматшована форма

     У таблично-автоматизованій формі використовується самостійний підрозділ — обчислювальна машина з використанням периферійної техніки в умовах функціонування АСУП. До основних ознак таблично-автоматизованої форми обліку відносять: всіляке використання технічних засобів для організації комплексної автоматизованої системи обробки облікової інформації; широке застосування універсальної документації і машиночитаних носіїв інформації; застосування системи кодів облікової інформації, що дасть змогу отримати на ЕОМ всі необхідні бухгалтерські реєстри; збереження принципу подвійного запису при застосуванні одного комплекту носіїв інформації і програмного групування дебетових і кредитових оборотів; автоматизація логічних операцій з ведення обліку; наявність системи реєстрів-машинограм, певної послідовності їх виготовлення, засобів запису і зберігання інформації, а також можливість використання запитного режиму по окремих господарських і розрахункових операціях; організація системи контролю і виправлення помилок, які виявляють при вивірянні інформації; зберігання первинної інформації, машиночитаних носіїв і машинограм-реєстрів.