Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Облікова  номенклатура — це перелік господарських  фактів про форми функціонування майна — засобів господарства, а також капіталу — джерела утворення зазначених засобів, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, які мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

     Сукупність  об'єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності конкретного господарства, вимогами управління і потребами в інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу.

     Історично склалося так, що обсяг робіт з  бухгалтерського обліку в умовах ручної праці збільшувався поступово. Поява нової облікової номенклатури сприймалася механічно, і оформлення її здійснювалося за методом аналогії.

     Значний обсяг бухгалтерської інформації потребує наукової організації облікового процесу і навіть в умовах ручної праці — розробки облікової номенклатури. Що ж до організації бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації, то без розробки облікових номенклатур сама автоматизація стає неможливою.

     На  підприємствах облікова номенклатура формується залежно від фактичних  умов організації, технології та інших  факторів.

     Складнішою  є розробка облікової номенклатури в новоутворених господарствах, оскільки треба визначити перелік об'єктів господарювання, які підлягають документуванню. Облікові номенклатури на цих об'єктах розробляють з урахуванням досвіду діючих господарств.

     При розробці облікових номенклатур  особливу увагу приділяють даним  первинного, вторинного та кінцевого  оформлення.

     До  даних первинного оформлення відносять  первинні відомості, наприклад видачу грошей із каси, матеріалів зі складу (комори), наявність матеріальних цінностей на складі під час інвентаризації тощо.

     Даними  вторинного оформлення є відомості, які дістають уже після первинної реєстрації в облікових реєстрах даних первинного оформлення, наприклад розрахунки розподілу загальновиробничих, загальногосподарських витрат тощо.

     До  даних кінцевого оформлення належать показники бухгалтерського балансу та звітності. 
 

     3.3.2. Структура облікової інформації 
 

     Облікова  інформація характеризується складною структурою. Мінімальною структурною  одиницею, яка не підлягає подальшому смисловому поділу, є реквізит. Розрізняють  два види реквізитів: реквізити-ознаки та реквізити-основи. Перші характеризують якісну, а другі — кількісну сторону об'єктів обліку — господарських фактів, явищ та процесів. Прикладом реквізитів-ознак може слугувати номер документа, назва матеріалу, постачальника і т. ін., а реквізитів-основ - кількість матеріалів, що надійшли, сума і т. ін.

     Реквізити-ознаки і реквізити-основи самостійного економічного значення не мають, тому їх використовують лише для повної характеристики об'єкта обліку.

     Кожний  реквізит-основа разом з кількома реквізитами-ознаками утворюють інформаційну сукупність, яку називають економічним показником (наприклад, один рядок предметної частини будь-якого документа). Один або кілька економічних показників утворюють носій економічної інформації — документ.

     Враховуючи  різноманітність та велику кількість об'єктів формування облікових номенклатур, їх слід вибирати за топологічною ознакою бухгалтерського обліку (основні засоби, матеріали, оплата праці, виробництво, продукція, гроші тощо) окремо для кожного технологічного етапу: первинного, поточного та підсумкового обліку.

     З кожної топологічної дільниці бухгалтерського  обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур.

     Деякі особливості вибору облікових номенклатур  виникають в умовах застосування персональних комп'ютерів (ПК), оскільки при цьому доводиться розв'язувати два організаційні питання: вибір облікових номенклатур та кодування.

     Особливістю розробки облікових номенклатур  у разі застосування ПК є створення системи довідкової та нормативної інформації.

     Облікові  номенклатури розробляє бухгалтерія під керівництвом головного бухгалтера. До цієї роботи залучають також працівників планового, фінансового та інших відділів, спеціалістів інших служб господарства.

     Формування  облікових номенклатур — важливий момент організації бухгалтерського процесу, їх наявність сприяє ліквідації дублювання в о'бліку, обґрунтованому вибору первинних документів, облікових реєстрів, формуванню документообігу, документопотоків, розв'язанню інших питань бухгалтерського обліку. 

     3.3.3. Облікові номенклатури різних етапів облікового процесу 

     Облікова  номенклатура первинного обліку. Організація  первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур. Насамперед визначають господарські факти, які слід відобразити в системі бухгалтерського обліку та зафіксувати у первинних документах — носіях обліково-економічної інформації. На склад облікових номенклатур впливають система звітності, об'єкти проміжного контролю їх формування. Тому перш ніж почати формування облікових номенклатур первинного обліку, слід ознайомитись із системою фінансової державної та внутрішньої звітності.

     Для того щоб визначити перелік облікових  номенклатур з кожного топологічного підрозділу бухгалтерського обліку (обліку коштів, матеріалів, основних засобів тощо), складають перелік усіх об'єктів, які мають бути зафіксовані в первинних документах (таблиці 3.2 і 3.3).

     

 

     

 

     При розробці облікових номенклатур  первинного обліку потрібно там, де це можливо, укрупнювати одиниці вимірювання. Це дасть змогу зменшити кількість носіїв і обсяг облікової роботи.

     Після визначення облікової номенклатури переходять до вибору носіїв облікової  інформації.

     Облікові  номенклатури поточного обліку. Організація  поточного обліку також починається з вивчення складу облікових номенклатур, які слід відобразити, проте вже в системі облікових реєстрів та різних розрахункових формах.

     Розробляючи облікові номенклатури поточного обліку, передусім визначають склад господарських  фактів — явищ та процесів (господарські операції). В основу розробки складу облікових номенклатур поточного обліку покладено систему показників внутрішньої та зовнішньої звітності, план рахунків, класифікацію об'єктів, які визначено нормативними актами та методичними рекомендаціями.

     За  своєю технічністю (технікою) вибір  облікових номенклатур поточного обліку аналогічний вибору їх на етапі первинного обліку. За кожним топологічним підрозділом обліку (обліку матеріалів, коштів, основних засобів тощо) складають докладний перелік тих об'єктів, які становлять інтерес з погляду управління економікою на відповідному етапі обліку.

     Формування  облікових номенклатур поточного  обліку складніше, ніж первинного.

     За  своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані) і складні (які треба далі деталізувати). Наприклад, планом рахунків не передбачається поділ рахунка «Основні засоби» як об'єкта обліку на докладніші, тобто не передбачені субрахунки. Проте типова класифікація потребує поділу основних засобів за галузями, видами та іншими ознаками. Тому на цій дільниці розробку, наприклад, облікових номенклатур починають зі встановлення груп, визначених згідно з інструкцією. Далі визначають підгрупи, субпідгрупи, але вже з огляду на потреби конкретного господарства. Нарешті, складають перелік облікової номенклатури з кожної підгрупи, субпідгрупи або за іншими ознаками (табл. 3.4).

     

     Потім визначають облікові номенклатури господарських  операцій з обліку основних засобів. Вони можуть бути трьох видів: надходження, передача в межах підприємства, вибуття. З кожного виду операцій добирають показники вищого рівня групування, а далі групи поділяють на підгрупи відповідно до потреб управління основними засобами. Орієнтовний перелік облікових номенклатур основних засобів наведено в табл. 3.5.

     

     Отже, визначення переліку облікових номенклатур  поточного обліку — це своєрідний перелік об'єктів обліку та руху їх за ознаками виду засобів, їх джерелами та процесами. Ця робота тісно переплітається з групуванням об'єктів обліку за різними ознаками, наявністю їх та рухом.

     Аналогічно  виконують роботу з визначення облікових  номенклатур поточного обліку на інших топологічних підрозділах — матеріали, кошти, продукція тощо.

     Облікова  номенклатура поточного обліку є  основою майбутнього робочого плану рахунків. На кожному підприємстві (у господарстві) затверджений державними органами єдиний план рахунків має бути деталізований для поточних потреб управління. Конкретизація здійснюється відповідно до технологічних та організаційних особливостей того чи іншого господарства.

     При розробці робочого плану рахунків використовують єдиний план рахунків, інструкцію щодо застосування його, різні нормативні акти, які стосуються окремих об'єктів  обліку (основних засобів, матеріалів, продукції тощо). Далі складають систематизований перелік об'єктів поточного обліку. Кожному об'єкту, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють порядковий номер. Виходячи з порядкового номера об'єкта найбільшої підгрупи, номерів груп установлюють номер для кожного об'єкта і записують його у перелік. Якщо, наприклад, порядковий номер останнього об'єкта в основних засобах у найбільшій субпідгрупі буде 100 або вище, але не більше від 999, то номер першого за списком об'єкта у першій підгрупі, першій групі і першій субпідгрупі буде 111 001, другого об’єкта відповідно 111 002 і т. п. Цей номер буде також номером для побудови аналітичного обліку і разом з тим інвентарним (табл. 3.6).

     

     Облікові  номенклатури підсумкового обліку. Організація  підсумкового (узагальнюючого) обліку починається з виявлення складу облікових номенклатур, які мають бути відображені у відповідних підсумкових носіях облікової інформації. Ці номенклатури являють собою систему показників, що характеризують стан та зміну стану господарських фактів — явищ та процесів, а також активів, пасивів, затрат доходів та результати діяльності. Формування показників залежить від багатьох факторів, які впливають на організацію підсумкового обліку

     Важливим  фактором є звітність, яку має  подати та чи інша господарська система, періодичність цієї звітності, строки її подання, джерела одержання інформації. За цими ознаками номенклатуру підсумкового обліку поділяють на певні групи.

     За  характером — на фінансову та внутрішньогосподарську. Такий поділ номенклатури є першим фактором, який впливає на вибір.

     За  змістом — статистичну, оперативну та бухгалтерську.

     За  періодичністю складання — на поточну та річну. При цьому до періодичної відносять разову, місячну, квартальну, піврічну та дев'ятимісячну. Цей поділ має певне значення при організації підсумкового обліку.

     Облікові  номенклатури звітності поділяють  на два Види: директивні та розрахункові.

     Значну  роботу з організації підсумкового обліку виконують для внутрішньогосподарських  виробничих та інших підрозділів.

     Організація зовнішньої звітності залежить насамперед від вимог, поставлених до неї державними органами та контрагентами: банками, кредиторами.

     Основними нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації  підсумкового обліку як звітності, є  Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Інструкція зі складання звітності. Крім того, слід мати також методичні рекомендації щодо заповнення окремих показників звітності. Господарство повинно бути забезпечене цими нормативними та методичними документами. Контроль за їх наявністю здійснюють у спеціальному описі (табл. 3.7).

     

 

     Формуючи  облікові номенклатури підсумкового обліку, слід пам'ятати, що в окремих випадках звітні дані господарства заносять у  зведену консолідовану звітність  асоціації, фірми. Тому номенклатуру підсумкового обліку формують з урахуванням цієї вимоги. При цьому виокремлюють номенклатуру, яка використовуватиметься лише для складання зведеного звіту і внутрішніх потреб господарства.

     Безпосередньо вибір облікової номенклатури здійснюється, як і для первинного або поточного обліку, проте має деякі особливості.

     Облікові  номенклатури підсумкового обліку як система фінансової звітності регламентовані законодавчими актами та стандартами бухгалтерського обліку. Тому кожну таку номенклатуру вибирають, переглядаючи ці нормативні акти.