Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

     Формування  документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

     Об'єктом  організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках переміщуються і самі облікові реєстри і форми звітності (масиви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

     Організацією  мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі  документа в архів. 

     3.6.2. Стадії документообігу 

     Обробка документів і даних, які вони містять  в обліковому процесі, полягає у перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або із застосуванням обчислювальних машин. У будь-якому випадку поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт та наявності технічних засобів.

     Найбільш суттєвими у технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) і обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур).

     Операції  передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця зберігання — архіву.

     В умовах використання комп'ютерів це стадії складання маши-ночитаного документа  або одержання документа іззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складання на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по каналах зв'язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання машиночитаних документів до архіву.

     Кожний  вид операції складається з кількох  елементарних видів робіт, які виконуються  окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

     Раціональна організація руху носіїв облікової  інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів та засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування та подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

     Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на стадії. 

     3.6.3. Організація руху  матеріальних носіїв  облікової інформації 

     Найбільш  поширеним є графічний метод  організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстуальний) метод.

     Форма графіка не регламентована. Порядок  складання графіків та обсяг характеристик  у кожному конкретному випадку  визначають організатори, проектувальники. Найчастіше у графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців, строки передавання (здавання) документів; особи або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизують. Наприклад, вказують не тільки посади виконавців, а й їхні прізвища, а строки можуть бути конкретизовані не тільки у днях, а й годинах, а іноді у хвилинах. У всіх випадках встановлюють точні строки виконання робіт.

     Раціональна організація руху носіїв облікової  інформації передбачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кожному робочому місці та у цілому з обробки документа.

     Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, на підставі досвіду та іншими методами.

     Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати у структурних  та індивідуальних графіках роботи виконавців.

     При плануванні руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому. Це один з важливих моментів не тільки самого графіка, а й процедури встановлення нормальних психологічних відносин у колективі, оскільки регламентується, хто кому повинен передати. Конкретизують при цьому і спосіб передавання різними каналами зв'язку (пошта, телефон, телеграф, телетайп тощо). 

     3.6.4. Види графіків 

     Розрізняють індивідуальні (на кожний носій) та зведені (на групу носіїв) носії облікової  інформації.

     У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудова і структура графіків залежать від їх виду. В індивідуальних (подокумент-них) графіках фіксують: за підметом — види робіт, за присудком — служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу), строки виконання та деякі інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами (табл. 3.8).

     Як  видно з табл. 3.8, у технологічній  послідовності створення і використання первинного документа показано усі роботи, які виконують з початку складання документа до передавання його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити тривалість складання документа в годинах, днях, відповідальних осіб і характер роботи.

     Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.

     

     Зведені графіки руху носіїв облікової інформації значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в аріхів. У цих графіках не відображують порядок складання документа. Зведені графіки поділяють: за темами (надходження матеріалів, відпуск матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів тощо), по господарству в цілому. Наприклад, зведені графіки з обліку матеріалів — це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у присудку — служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки (передавання), види процесів обробки (табл. 3.9).

 
 

     Окрему  групу зведених  графіків  становлять  сітьові  графіки (рис. 3.3).

     

     Для організації документообороту в цілому в топологічному відділі розробляють графіки, де за кожним носієм облікової інформації (документом) показують увесь шлях їх руху (табл. 3.10).

     

     Деякі особливості має планування руху первинних документів в умовах обробки  їх на обчислювальних машинах. При цьому документи спочатку надходять до бухгалтерії за ознаками належності (у відповідний сектор, групу, відділ), а далі — на обробку на машинолічильну установку.

     Документи, які передають на обробку на машини, реєструють у спеціальному журналі, до них додають супровідні ярлики, в окремих випадках за згодою головного бухгалтера документи за спеціальним графіком передають безпосередньо на машинолічильну установку. Після машинної обробки ці документи здають у бухгалтерію разом з машинограмами.

     В умовах застосування ПК та АРМ бухгалтера процедури машинної обробки значно спрощуються, оскільки процеси безпосередньо бухгалтерської і машинної обробки об'єднують.

     На  кожному етапі облікового процесу  організація руху носіїв облікової інформації має свої особливості. На етапі первинного обліку — це утворення первинного документа, поточного — організація руху первинних документів за графіками і документопотоків. На етапі підсумкового обліку (узагальнення) особливості руху носіїв облікової інформації визначаються характером показників, які формуються у різних таблицях звітності. 

     3.6.5. Особливості організації  технології облікового  процесу на різних  етапах 

     1. Первинний облік

     Організація руху документів на етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення їх, мінімізації витрат та часу на цей процес.

     Для цього необхідно: визначити перелік  робіт, які слід виконати від першої до останньої операції над документом до створення його як повноправного  носія облікової інформації;

     склад осіб, відповідальних за вірогідне  та своєчасне складання того або  іншого документа та кожної операції;

     час роботи над документом від першої до останньої операції;

     технічні  засоби, за допомогою яких можуть бути виконані ті або інші операції над документом;

     спосіб  і час передавання документа  від одного виконавця іншому, з однієї операції на іншу;

     відповідальних  осіб за своєчасне передавання документа  в процесі документообороту.

     Загальна  тривалість складання документа  має бути мінімальною. Для цього необхідно обмежити кількість осіб, які беруть участь у

     складанні того або іншого документа, та встановити раціональну послідовність складання  графіка руху.

     Раціональна організація руху документів передбачає встановлення максимально коротких відрізків часу на їх передавання й обробку;

     визначення  конкретних строків передавання  документа від виконавця до виконавця, від одного сектора обліку на інший; від бухгалтерії до обчислювального центру тощо.

     На  кожний документ складають оперограму або документограму (табл. 3.11).

     

     Остання операція первинного обліку — це передавання  документа на поточний облік.

     2. Поточний облік

     Операції  поточного обліку умовно можна розподілити  на чотири види: просування (прийом, передавання) первинних документів, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки тощо), групування, перегрупування.

     Кожний  вид, у свою чергу, складається з  кількох елементарних робіт. Кількість  та різноманітність цих робіт  залежать від наявності або відсутності  ПК, їх типу, виду, системи. Ці особливості слід враховувати при організації руху документів і формуванні документо-потоків.

     Організація документообороту і документопотоків на етапі поточного обліку пов'язана з великими масивами документів. Першою операцією поточного обліку є приймання документів. Раціональна організація цього етапу обліку потребує встановлення з кожного виду документів твердих строків здавання та вибору найбільш ефективного їх переміщення (табл. 3.12).

     

     Частість  передавання документів до облікових  дільниць залежить від важливості інформації, яку вони містять для управління, кількості документів, віддаленості господарських підрозділів від управлінської служби, бухгалтерії, обчислювального центру тощо. Чим частіше здають документи до бухгалтерії, тим ретельнішим може бути бухгалтерський контроль за господарською діяльністю.

     Приймання бухгалтерських документів бухгалтерією та обчислювальним центром від матеріально відповідальних осіб підтверджується підписом про приймання у супровідному документі — ярлику або записом у спеціальних книгах. Організація приймання документів на бухгалтерську обробку залежить від форми обліку і розподілу праці, ступеня автоматизації тощо. При оперативно-виробничому поділі праці в бухгалтерії приймання документів здійснює відповідний сектор: обліку матеріалів, обліку основних засобів та ін. У разі функціонального поділу праці всі документи надходять у спеціальний функціональний сектор — приймання документів на обробку. У цьому секторі документи перевіряють за всіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення тощо. Далі документи передають за графіком на обробку.