Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Номенклатуру  або показники внутрішньої звітності  формуюті відповідно до потреб управління кожного структурного підрозділ) залежно  від характеру діяльності та інших  характеристик.

     Відправним  моментом у формуванні номенклатури звітності для внутрішніх потреб є організація внутрішньогосподарського поділ) підприємства.

     Внутрішня звітність формується для потреб управління, оцінювання діяльності відповідного підрозділу. При розробці зазначеної номенклатури слід виходити з конкретних завдань, поставлених перед підрозділом.

     При розробці облікової номенклатури підсумкового обліку слід враховувати ще одну особливість: номенклатура тісно пов'язана з  нормуванням та плануванням, бюджетуванням, контролем та аналізом. Саме тому до складу облікової номенклатури підсумкового обліку (звітності) крім фактичних даних мають входити також планові, нормативні, кошторисні та інші аналогічні показники, а також показники відхилення від них як в абсолютному, так і у відносному вираженні.

     Облікові  номенклатури підсумкового обліку для  зовнішньої і внутрішньої звітності  формують за топологічними ознаками.

     У всіх випадках формування номенклатури внутрішньої звітності слід додержувати  затверджених у державних нормативних  актах показників, щоб уникнути зайвої роботи на рівні господарства в цілому.

     Після вибору номенклатури обліку переходять до організації вибору і розробки носіїв її інформації. 
 

     3.4. ОРГАНІЗАЦІЯ НОСІЇВ (ДОКАЗІВ)  ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ 

     3.4.1. Загальні положення 

     Організація носіїв облікової інформації потребує додержання трьох особливостей бухгалтерського обліку як процесу формування доказів.

     Перша особливість бухгалтерського обліку як процесу полягає в тому, що кожний господарський факт — явище  або процес — має бути насамперед зафіксований на носії як доказ, тобто як документ, що його закріплено у спеціальному законодавчому акті — Положенні про документи та документооборот у бухгалтерському обліку. Основою для записів у бухгалтерські облікові реєстри можуть бути лише оформлені згідно з цим Положенням документи.

     Друга особливість — усі господарські факти — явища та процеси — із первинних документів, тобто доказів про їх реальність, підлягають обов'язковому запису (реєстрації) і нагромадженню в облікових реєстрах. Це означає, що облікові реєстри після того, як у них буде зроблено записи про відповідні господарські факти та виконано потрібні математичні процедури (додавання, віднімання та визначення нового стану об'єкта обліку), стають автоматично носіями облікової інформації.

     Третя особливість бухгалтерського обліку полягає у тому, що облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових реєстрах, а підсумкові дані мають бути перенесені із облікових реєстрів у звітні форми, які після заповнення їх автоматично стають носіями облікової (підсумкової, звітної) інформації та відповідно доказами.

     Отже, характерні особливості бухгалтерського  обліку як технологічного процесу визначають три види способів формування облікової інформації: документи (докази), облікові реєстри, звітні форми.

     Зауважимо, проте, що документи формуються не лише на першому етапі, а й на етапах поточного та підсумкового обліку. Наприклад, на етапі поточного обліку створюються первинні документи про розподіл витрат на управління, різні бухгалтерські довідки тощо. Слід ураховувати також, що на етапі первинного обліку способами доказовості облікових даних і інформації є здебільшого документи, на другому — облікові реєстри, на третьому — звітні форми. 

     3.4.2. Методика вибору  носіїв облікової інформації 

     Як  уже зазначалося, основу технології відображення і вибору носіїв облікової інформації на всіх етапах формують облікові номенклатури. Важливими факторами при цьому є вид, склад, інформаційна місткість, складність тощо.

     Вибір носіїв облікової інформації залежить від наявності технічних засобів, організаційної та обчислювальної техніки. Як відомо з курсу «Теорія бухгалтерського обліку», в умовах ручної обробки інформації матеріальними носіями даних та інформації є паперові, а в разі використання обчислювальної техніки, особливо ПК, — технічні (відео- і машинограми, дискети та ін.). Проте завжди господарські факти — явища та процеси — мають бути відображені за допомогою документів, передбачених законодавчими актами.

     При організації технології та вибору носіїв облікової інформації слід орієнтуватися на раціоналізацію облікового процесу. Раціональними вважають носії інформації, які орієнтовані на контрольно-аналітичні процеси, прості, не потребують складних процедур обробки.

     Вибору  носіїв облікової інформації сприяє те, що багато паперових носіїв розробляють централізовано: типові форми документів, облікові реєстри (наприклад, журнально-ордерної форми обліку тощо), звітні форми. Деякі форми документів визначено нормативними актами, наприклад, касові документи — правилами ведення касових операцій.

     Якщо  типових або уніфікованих документів немає, їх розробляють на підприємствах відповідно до діючих положень, інструкцій та рекомендацій. 

     3.4.3. Організація носіїв  облікової інформації  первинного обліку 

     Як  було зазначено, основним видом носіїв облікової інформації на етапі первинного обліку є документ (доказ). До бухгалтерських документів ставлять такі вимоги: наявність  обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, виготовлення звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність тощо.

     На  вибір матеріальних носіїв документів впливають наявність технічних  засобів, обчислювальних машин, методика сприйняття первинних даних (ручним, машинним, автоматичним способами тощо). До цієї роботи, крім бухгалтерів, залучають працівників інших служб — фінансистів, постачальників, плановиків.

     Вибір форм первинних документів полегшує наявність типових і уніфікованих форм, виготовлених різними центральними органами — банками, фінансовими органами і т. ін.

     Якщо  типових або уніфікованих форм первинних  документів немає, їх розробляють на підприємстві, погоджуючи з органами Міністерства статистики України.

     Основним  напрямом удосконалення форм первинних  документів є їх уніфікація та стандартизація. Крім того, цьому сприяють заміна разових документів накопичувальними, застосування документів багаторядкових і тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у реєстрах, створення комплексних документів. Зменшення кількості документів скорочує облікову процедуру.

     В умовах використання комп'ютерів, функціонування АРМ первинні дані слід формувати в основному безпосередньо на технічних носіях (терміналах, дисплеях), широко впроваджувати автоматичну фіксацію первинних даних, вилучати постійні реквізити і використовувати бази даних (БД) і розподілені бази даних (РБД). 
 
 
 
 

     3.4.4. Організація носіїв  облікової інформації  поточного обліку 

     Для того щоб одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про  результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації — документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку: відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.

     Облікові  реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку. Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії — розрахункові таблиці.

     Крім  облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.

     Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.

     1. Вибір форм носіїв та технології відображення в них облікової інформації поточного обліку. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку — документів — до облікових реєстрів має здійснюватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та прийом записів.

     Співвідношення  різних облікових реєстрів, їх структура, прийоми і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих результатів (показників) визначають форму поточного і власне всього бухгалтерського обліку. Тому вибір форм поточного обліку — це практично вибір форм бухгалтерського обліку. У будь-якому разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечувати отримання необхідних даних для управління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом та рухом господарських фактів — явищ та процесів для аналізу діяльності і реальної оцінки результатів роботи.

     Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку — основних засобів, матеріалів, оплати праці, а також видів форм (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки). Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (наприклад, журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць (наприклад, розрахунок амортизації) розробляють типові або уніфіковані форми.

     Якщо  з окремих форм не розроблені типові або уніфіковані форми або в економічній літературі немає будь-яких рекомендацій, то їх розробляють у самому господарстві відповідно до державних стандартів. У всіх випадках розроблені облікові реєстри мають повністю відповідати вимогам управління, контролю, аналізу для реальної оцінки результатів роботи.

     2. Розрахункові таблиці та бухгалтерські  довідки. Поточний облік пов'язаний  з виконанням великої кількості  розрахунків. Розрахункові таблиці мають індивідуальний характер. Методика і техніка розробки розрахункових таблиць така сама, як і в разі вибору первинних документів.

     Значна  частина розрахункових таблиць  рекомендована в централізованому порядку. Разом з тим багато їх розробляють безпосередньо на підприємствах.

     Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того щоб з даних поточного обліку без додаткової роботи можна було безпосередньо заповнити форми звітності, при розробці форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності. 
 
 
 
 
 

     3.4.5. Організація носіїв  облікової інформації  підсумкового обліку 

     На  цьому етапі готують два види носіїв: звітні форми та розрахункові таблиці.

     Звітні  форми фінансової звітності розробляють  на основі господарської діяльності (промисловість, сільське господарство, будівництво, торгівля тощо). Для цього з альбомів типових форм вибирають відповідні форми звітності.

     Усі форми внутрішньої звітності  на підприємствах розробляють за загальною методикою, яку було розглянуто.

     Відібрані форми звітності формують у робочі альбоми. При цьому окремо формують альбоми:

     за  видами — первинні документи, облікові реєстри, звітні форми;

     по  кожному топологічному підрозділу — облік основних засобів, облік  матеріалів, облік оплати праці тощо.

     Робочі  альбоми форм мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх заповнення.

     В умовах використання ЕОМ облікові реєстри  та звітні форми складають за заданою  програмою і видають на технічних  носіях (ві-део- і машинограмах та ін.). Значна частина їх, особливо допоміжних, зовсім не видається на дисплей або друкуючий пристрій, хоча за допомогою оператора-бухгалтера вони можуть бути видані на дисплей.