Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Наступною операцією поточного обліку є  складання бухгалтерського проведення, тобто визначення майбутньої системи записів (реєстрації) даних документа у системі рахунків.

     Це  практично визначає весь рух документа.

     У подальшому рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах. Це значною мірою визначається тією системою і формою обліку, яка застосовується у господарстві (журнально-ордерна, меморіально-ордерна, автоматизована). Крім того, великий вплив на цю послідовність мають типи ПК, функціонування АРМ бухгалтера тощо.

     Раціональна організація руху документів потребує встановлення мінімальних відрізків  часу на обробку та переміщення документів. Час на обробку документів залежить від трудомісткості окремих операцій. Строки обробки документів мають забезпечити одержання даних і показників для прийняття відповідних управлінських рішень.

     В умовах обробки документів на машинолічильних  установках в обчислювальних центрах документи спочатку надходять до бухгалтерії, де їх відповідно перевіряють. Потім їх реєструють і передають на машинолічильну установку. Після обробки документи повертають разом з відповідними машинограмами до бухгалтерії.

     Рух документів у процесі поточного  обліку організовують в основному за графіками. У графіку фіксують тільки основні його характеристики, які зумовлюють плановість у роботі облікового апарату з документами. Такий графік являє собою таблицю, у підметі якої зазначено назву всіх (або більшості) первинних документів, а у присудку — служби, структурні підрозділи та осіб, які мають працювати з документами, строки обробки, передавання, вид обробки тощо.

     Форма графіка документообороту, порядок  його складання та обсяг показників не регламентуються. Усі ці питання розв'язують залежно від конкретних умов відповідного господарства та вимог головного бухгалтера щодо ведення бухгалтерського обліку.

     Орієнтовні  форми документообороту на етапі  поточного обліку подано у таблицях 3.13 і 3.14.

     Найважливішими  показниками є строки здавання (передавання) документів і особи та структурні підрозділи, які відповідають за їх додержання.

     Для обґрунтування графіка, а також  прискорення документообороту та облікового процесу з найважливіших документів, спочатку складають індивідуальні схеми руху (оперограми) документів. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання до здавання в архів. Крім того, такий графік дає змогу визначити загальну кількість днів і годин роботи, виконавців, операції та інші моменти обробки (табл. 3.15). 
 
 
 

     

 
 

     Важливим  елементом організації документообороту на етапі поточного обліку є зберігання документів після обробки та здавання в архів.

     Документи до складання місячного балансу мають перебувати у розпорядженні і у підзвіті осіб, які їх використовували в обліку. Після цього їх зшивають у пакунки-папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів. Для цього у кожному секторі обліку виділяють відповідальну особу для оформлення цих операцій.

     3. Підсумковий облік

     Для одержання зведених підсумкових  показників під час складання звітних форм потрібна заздалегідь продумана система руху носіїв у часі та просторі на завершальному етапі облікового процесу.

     За  характером і змістом окремі види робіт у процесі руху носіїв облікової  інформації на цьому етапі не відрізняються  від двох попередніх етапів — первинного і поточного обліку. Проте підсумковий облік як етап облікового процесу значно відрізняється, якщо йдеться про звіти за місяць або за рік. Тому ці два види заключних робіт розглядатимемо окремо.

     Організація підсумкових робіт за місяць має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності. Оскільки звітність поділяється на зовнішню і внутрішню, то й табель-календар звітності має дві форми (таблиці 3.16, 3.17).

     

 

     Табель-календар періодичної звітності, затверджений керівником господарства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. Він дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи. Крім того, табель-календар безпосередньо впливає на організацію заключних робіт з бухгалтерського обліку.

     При організації руху носіїв облікової  інформації підсумкового етапу необхідно  визначити:

• перелік робіт, які треба виконати при заповненні окремих форм
• звітності;
• взаємозв'язок окремих форм;
• склад осіб, що відповідають за підготовку даних для заповнення тієї або іншої форми;
• строки підготовки даних (дні, години);
• спосіб передавання даних виконавцю;
• технічні засоби, які використовуються для підготовки зведених
• даних, показників тощо.

     Особливістю організації руху носіїв облікової  інформації на етапі підсумкового обліку є те, що до формування того або іншого показника іноді залучають інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення, фінансові, праці тощо. Це потребує заздалегідь продуманої системи взаємозв'язку з цими службами.

     Організація руху носіїв облікової інформації підсумкового обліку тісно пов'язана зі строками подання зовнішньої звітності. У зв'язку з цим у графіках ці строки, порядок, та інші характеристики слід висвітлювати докладніше.

     Для формування показників звітної форми  складають відповідні оперограми (документограми). В усіх документограмах чітко  визначають, коли той або інший підсумковий документ передають головному бухгалтеру для аналізу.

     При організації підсумкового обліку доцільно застосовувати сітьові графіки. Особливо це стосується складних звітних форм, у розробці яких беруть участь інші служби — планові, матеріально-технічного забезпечення тощо.

     Крім  індивідуальних графіків (оперограм) для  організації підсумкового обліку використовують також зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік. Потреба у. цих графіках зумовлена тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками відрізняються один від одного. 
 
 

     3.7. ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ  ТЕХНОЛОГІЇ РІЧНОГО  УЗАГАЛЬНЕННЯ ДАНИХ  БУХГАЛТЕРСЬКОГО  ОБЛІКУ 
 

     Основою організації технології складання  річного узагальнення обліку та складання звіту є вимоги та нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок складання, методику і техніку складання та подання до відповідних органів управління і контролю.

     Бухгалтерський  баланс року складається у відповідності  до загальних принципів та вимог, включаючи вимоги аудиювання.

     Основним  нормативним документом, який регламентує  порядок та інші види діяльності, пов'язані  з річним фінансовим звітом, є Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні. Щороку відповідні органи доводять до відома господарств про обсяг, форми, методику та техніку складання окремих форм річного фінансового звіту.

     Враховуючи  тривалість (два-три місяці) складання  бухгалтерського балансу та фінансового річного звіту, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Розглядають такі етапи робіт: організаційну підготовку — жовтень; інвентаризацію річну — литопад — грудень; уточнення поточних даних за 11 місяців поточного року — грудень; складання річного бухгалтерського пробного балансу, фінансових звітних форм, пояснювальної записки тощо — січень; заключні роботи — лютий.

     Кожний  етап складається з окремих видів  робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах, у магазинах тощо. Склад видів робіт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарства.

     Важливим  елементом організації робіт  із складання річного звіту є  метод організації. Найбільш придатним  є графічний метод. Проте застосовують також і сітьовий. Ці два методи разом дають змогу чітко організувати роботу. Крім того, використовують табличні форми, такі як таблично-стрічкові графіки.

     В разі застосування таблично-стрічкового  графіка мінімальними відрізками робіт  вважають, наприклад, у жовтні та листопаді, грудні та січні — день, лютому — п'ятиденку.

     При складанні графіків потрібно продумати  найбільш оптимальну послідовність виконання робіт з урахуванням встановлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій.

     Після того як складено графік, його ретельно обговорюють з усіма, хто братиме участь у складанні річного звіту, і затверджують. Для контролю ходу робіт у графіку роблять позначення про фактичне виконання.

     Початок робіт із складання річного звіту  оголошують наказом або розпорядженням керівника. Такий наказ готує головний бухгалтер або його заступник. До наказу додають усі графіки робіт.

     З метою конкретизації загального графіка робіт із складання річного звіту з окремих видів робіт (інвентаризація, уточнення показників поточного обліку, складання різних форм, пояснювальної записки та ін.) розробляють окремі графіки.

     Організація інвентаризації — це одна із трудомістких дільниць робіт. Річна інвентаризація — дуже відповідальна робота, в ході якої оцінюють майно, визначають результати роботи, складають баланс.

     Проведення  річної інвентаризації планують відповідно до вимог основних нормативних документів, і насамперед Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні, Положення про інвентаризацію. Крім того, складають окремий графік (табл. 3.18).

     Організація складання пробного річного балансу  вимагає поділу робіт на два етапи: попередній баланс та уточнений на основі інвентаризації кінцевий баланс.

     У період підготовки до складання річного  звіту перевіряють І уточнюють  накопичені звітні дані за 11 місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера і особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

     Складання форм фінансової звітності — дуже важливий етап організації річного звіту. Для організації цих робіт спочатку вибирають форми, які необхідно скласти відповідно до законодавчих актів, рекомендацій і потреб. 

 
 
 
 

     Складання кожної форми фінансового звіту  доцільно доручати конкретній особі, яка  ознайомлена з інструктивно-методичними  документами, таблицями форм та змістом показників у цих формах. Форми складають у різні строки. Першими складають баланс і таблицю № 1 з основної діяльності господарства.

     Для організації робіт з підготовки даних і складання форм використовують графік, який подано у табл. 3.19.

     

     Форми заповнюють спочатку простим олівцем, а потім вивіряють взаємозв'язки між формами.

     Складання пояснювальної записки потребує розробки спеціального графіка із зазначенням виконавців окремих робіт та строків їх виконання (табл. 3.20).

     

     Пояснювальну  записку складають довільно. Проте  в деяких нормативних актах і методичних вказівках є рекомендації щодо послідовності описування матеріалів записки.

     Технологія  заключних робіт з річного  звіту включає такі види: організацію  здавання звіту, обговорення звіту  на засіданні колективу, участь у роботі фінансових органів і органів управління тощо.

     Організація здавання звіту складається з кількох видів робіт. До того як здати звіт, його обговорюють на засіданні колективу. Протоколи розгляду прикладають до звіту.

     Річний  звіт головний бухгалтер подає особисто в передбачені законодавством інстанції.

     Після аналізу річного звіту розробляють заходи щодо поліпшення роботи господарства. 
 

     3.8. ФОРМИ ОРГАНІЗАЦІЇ  БУХГАЛТЕРСЬКОГО  ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ 

     3.8.1. Сутність форми  організації облікового  процесу 

     Форма організації бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов'язаних облікових реєстрів (хронологічних та системних) певної форми і змісту для здійснення обліку наявності та руху майна (засобів) правовласників та зміни правових відносин, а також процесів господарської діяльності.