Згідно статті 5 Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні підприємство самостійно

     Тема  № 3. Організація облікового процесу 
 

     3.1.  Загальна побудова облікового  процесу.

     3.2.  Визначення об’єктів організації облікового процесу.

     3.3.  Організація облікових номенклатур.

                   3.3.1.   Загальна характеристика.

             3.3.2.   Структура облікової інформації.

             3.3.3.   Облікові номенклатури  різних етапів облікового процесу.

     3.4.  Організація носіїв (доказів) облікової інформації.

             3.4.1.   Загальні положення.

             3.4.2.   Методика вибору облікової  інформації.

             3.4.3.   Організіця носіїв облікової інформації первинного обліку.

             3.4.4.   Організація носіїв облікової  інформації поточного обліку.

             3.4.5.   Організація носіїв облікової  інформації підсумкового обліку.

     3.5.  Методика і техніка розробки  форм носіїв облікової інформації.

     3.6.  Організація технології облікового  процесу.

             3.6.1.   Основні поняття.

             3.6.2.   Стадії документообігу.

             3.6.3.   Організація руху матеріальних  носіїв облікової інформації.

             3.6.4.   Види графіків.

             3.6.5.   Особливості організації  технології облікового процесу  на різних етапах.

     3.7. особливрсті організації технології  річного узагальнення даних бухгалтерського  обліку.

     3.8.  Форми організації бухгалтерського  облікового процесу.

             3.8.1.   Сутність форми організації облікового процесу.

             3.8.2.   Меморіально-ордерна форма  організації обліку.

             3.8.3.   Журнально-ордерна форма  організації бухгалтерського обліку.

             3.8.4.   Машинні варіанти організації  бухгалтерського обліку. 
 

     3.1. ЗАГАЛЬНА ПОБУДОВА  ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ 
 

     За  аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних отримують готовий  продукт, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний процес, де із вхідних даних в результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників.

     Як  відомо з різних курсів бухгалтерського  обліку (теорія, фінансовий облік тощо), у такому обліку фіксуються виробничі  та правові аспекти господарювання. Вони характеризують відповідні аспекти суспільних відносин, які виникають у зв'язку з рухом об'єктів господарювання під впливом господарських процесів й дій суб'єктів господарювання. Ось чому потрібна юридична доказовість бухгалтерських записів, яка досягається спостереженням, сприйняттям, вимірюванням та фіксуванням фактів.

     За  своїм характером технологія бухгалтерського  обліку поділяється на три етапи доказовості: первинне, вторинне та третинне (див. підрозд. 2.3). Кожному етапу доказовості притаманні свої елементи й прийоми доказовості та відповідно характеристики технологій обліку як процесу. Складові цих елементів на окремих етапах бухгалтерського облікового процесу були докладно вивчені в теорії бухгалтерського обліку, тепер вони потрібні як складові предмета та об'єктів організації.

     Загальну  поетапну побудову бухгалтерського  обліку як процесу формування доказів  та об'єкта організації ілюструє рис. 3.1.

     Як  уже зазначалося, основу технології облікового процесу формують операції, які поділяють на три види (категорії): механічні, переробні, творчі. Типи операцій дають змогу вдосконалювати структуру облікового процесу, визначати виконавські місця, правильно організовувати поділ та кооперацію праці, нормувати працю виконавців, будувати графіки процесів.

     

     Сукупність  операцій формує інформаційну процедуру. Кілька інформаційних процедур утворюють  облікову фазу обробки. Фази формують облікові ділянки, що визначають обліковий  процес, його етапи. Основними етапами  облікового процесу є первинний, поточний та підсумковий.

     При організації технології облікового процесу слід відрізняти технологічні прийоми, які відображують обробку  інформації, від методологічних правил, що визначають метод обліку. Це дуже важливо в разі застосування ЕОМ (персональних комп'ютерів), коли значну частку облікових робіт здатна виконати машина (табл. 3.1) 

     

 

     Виконання облікових робіт за допомогою  ЕОМ призводить до значних змін у  технології, операціях, процедурах, фазах, проте структурна побудова обліку при цьому не змінюється. 
 

     3.2. ВИЗНАЧЕННЯ ОБ'ЄКТІВ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ 
 

     Конкретизація технології облікового процесу в  кожному окремому випадку залежить від складу об'єктів управління, сукупності операцій, технічних засобів обробки та перетворення даних на систему показників.

     Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й  подані в технологічних та структурних  аспектах.

     Склад цих блоків та об'єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки.

     У межах основних господарських формувань  — підприємств — середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безперервна).

     Водночас  у будь-якому господарстві обліковий  процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового (див. розд. 1). На кожному етапі основні об'єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номенклатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення останнього.

     Обліковий процес як організаційну сукупність подано на рис. 3.2.

     

     Першим  етапом облікового процесу є первинний  облік. Його зміст становлять первинне спостереження та сприйняття господарського факту (явища або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в носіях облікової інформації — документах.

     Сприйняття  та вимірювання можливі лише тоді, коли об'єкти обліку конкретизовані у  вигляді облікових номенклатур. Тому першим об'єктом організації первинного обліку є облікова номенклатура.

     Організація облікових номенклатур включає  два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку.

     Фіксування  облікової номенклатури (даних) відбувається в будь-якому носії (документі  або його заміннику), що потребує попереднього їх добору.

     Документи з огляду на їх велику кількість  та різноманітність потрібно систематизувати. Звідси окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною окремою темою альбомів первинних документів.

     Сприйняття, вимірювання та фіксування господарських фактів здійснюються виконавцями в різні періоди. Тому, організуючи первинний облік, заздалегідь визначають рух первинних документів.

     Досвід  показує, що на утворення первинних  носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 40—60 % загального часу, а отже, на цьому етапі облікового процесу слід максимально скоротити трудові витрати.

     Важливим  аспектом організації первинного обліку є забезпечення його нормального  функціонування, для чого потрібні технічні засоби організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інформації.

     Поточний  облік, (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу. На його здійснення в разі ручної обробки витрачають майже половину часу. Це свідчить про те, що його організація є дуже важливим об'єктом.

     Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в  облікові реєстри, групування та їх перегрупування з метою отримати потрібну результатну інформацію.

     Багато  операцій поточного обліку можна  умовно поділити на такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов, і насамперед від технічної озброєності працівників обліку, наявності обчислювальної техніки, її виду, типу.

     Поточний  облік як частина облікового процесу  зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт організації. Цими об'єктами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу.

     Кожний  об'єкт організації складається  з різних видів робіт, їх зміст  і відрізняє ці об'єкти від об'єктів  організації первинного обліку, які мають ту саму назву. Нового змісту набувають номенклатури поточного обліку. Основними видами носіїв інформації (номенклатури) є облікові реєстри.

     Бухгалтерський  облік не лише інформує про стан і зміни господарства, його елементи та здійснює контроль за наявністю, рухом, використанням об'єктів господарювання, а й виконує функцію оцінювання результативності роботи. Таке оцінювання відбувається на підставі узагальнення даних на підсумковому етапі. Цей етап облікового процесу дає змогу діставати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік.

     Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальненням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображують результати виробничої та господарської діяльності підприємства за певний період.

     Організація підсумкового обліку залежить від якості організації первинного та поточного  обліку.

     Формування  підсумкових показників, складання  звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період. За цей час треба підготувати кілька складних показників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо.

     Складність  організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому, що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні дані планування, нормування, фінансів (бюджетування), оперативного та статистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. Наявність цих даних і показників дає змогу не лише оцінити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку. На цьому етапі облікового процесу до роботи залучають працівників інших економічних служб господарства — планової, праці, фінансової.

     Підсумковий облік як етап облікового процесу  визначає об'єкти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклатури, рух носіїв та забезпечення обліку.

     Отже, незалежно від технічних засобів  технологія облікового процесу в  усіх випадках передбачає такі об'єкти організації: номенклатуру, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об'єкти організації використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу — первинного, поточного і підсумкового обліку. 
 

     3.3. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКОВИХ  НОМЕНКЛАТУР  

     3.3.1. Загальна характеристика