Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Все виды удержаний  из заработной платы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания (Таблица 1.3.).

При расчете заработной платы учитываются:

- взносы на страхование  от несчастных случаев на производстве  и профессиональных

заболеваний;

- единый социальный налог;

- взносы на обязательное  пенсионное страхование и налог  на доходы физических лиц.

Сумма начисленной  за месяц заработной платы (по итогам месяца) принимается за основу расчета  налогооблагаемой базы при расчете  следующих налогов:

- НДФЛ (налога на доходы физических лиц);

- ЕСН (единого социального  налога);

- страховых взносов  на обязательное пенсионное страхование;

- взносов на страхование  от несчастных случаев и профзаболеваний. 

Данные налоги исчисляются  по итогам начисленной за весь месяц  заработной платы, т. e. выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) налогами не облагается.

Данные о начислениях  налогов и взносов фиксируются  в регистрах специальной формы:

- по НДФЛ - форма  1- НДФЛ - "Налоговая карточка по  учету доходов и налога на доходы физических лиц за 200_ год";

- по ЕСН и взносам  в ПФ РФ - Индивидуальные и сводные  карточки сумм начисленных взносов  и иных вознаграждений, сумм начисленного  ЕСН, а также сумм налогового  вычета".

По итогам отчетного  периода сведения о начисленных налогах и взносах предоставляются в соответствующие органы.

По Налогу на доходы физических лиц:

- по итогам года  в ФНС по месту регистрации  организация предоставляет на  каждого сотрудника форму 2-НДФЛ "Справка о доходах физического  лица за 200_ год";

- реестр сотрудников,  на которых подаются справки. 

По Единому социальному  налогу:

- по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по  месту регистрации;

- Расчет по авансовым  платежам по единому социальному  налогу;

- по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в отделение  ФСС по месту регистрации; 

- форму 4-ФСС "Расчетная ведомость по средствам фонда социального страхования";

- по итогам года  в ФНС по месту регистрации; 

- Налоговую декларацию  по единому социальному налогу.

По страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование:

- по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФНС по месту регистрации;

- «Расчет по авансовым  платежам по страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование»;

- по итогам года  в ФНС по месту регистрации  -"Декларацию по страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование", один экземпляр данной декларации с отметкой налоговых органов до 1 июля, следующего за отчетным, года организация представляет в ПФ РФ;

- по итогам года  в отделение ПФ РФ по месту  регистрации - сведения, необходимые  для осуществления Персонифицированного учета.

По взносам на страхование  от несчастных случаев и профзаболеваний:

- по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев в ФСС по  месту регистрации организация  предоставляет вместе с формой 4-ФСС: "Отчет об использовании  страховых взносов на обязательное  социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний".

Суммы начисленного единого  социального налога (ЕСН) и взносов на страхование от несчастных случаев учитываются в составе затрат. Суммы начисленных взносов на обязательное пенсионное страхование уменьшают начисленный ЕСН в части, причитающейся уплате в федеральный бюджет.

Подробнее о начислении и уплате этих налогов будет сказано далее.

Заработная плата  выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором.

Для отдельных категорий  работников федеральным законом  могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы.

При совпадении дня  выплаты с выходным или нерабочим  праздничным днем выплата

заработной платы  производится накануне этого дня.

Дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном трудовом договоре.

По итогам каждого  месяца производят начисление налога на доходы физических лиц и единого  социального налога.

Сумма заработной платы, выданная авансом за первую половину месяца, не подлежит обложению налогами (Письмо Минфина РФ от 06.03.2001 г. N 04-04-06/84).

Сумма, выданная авансом  не может быть больше тарифной ставки (оклада), исчисленной исходя из количества фактически отработанного рабочего времени.

В случае выдачи аванса следует сделать запись:

Дт 70 - Кт 50-1 - отражены суммы аванса, полученные работниками организации за первую половину месяца.

При выдаче аванса, размер заработной платы причитающейся  к выдаче уменьшается на сумму  аванса.

Заработная плата  может быть выплачена сотруднику:

- наличными деньгами;

- перечислена безналичным переводом на расчетный счет сотрудника в банке;

- выдана в натурально-вещественной  форме (продукцией предприятия).

Запрещается выплата  заработной платы в виде предметов, на свободный оборот которых наложены ограничения или запреты (боеприпасы, оружие, спиртные напитки, токсические, отравляющие и ядовитые вещества).

Денежные средства на выплату заработной платы должны быть сняты с расчетного счета  в банке по денежному чеку, либо, если предусмотрено в Расчете  лимита кассы, на выплату заработной платы могут расходоваться денежные средства из выручки организации.

Выплата заработной платы  из кассы организации производится в соответствии с кассовой дисциплиной  и порядком оформления кассовых операций.

Если сотрудник  в установленные сроки (3 дня с  даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.

Выплата заработной платы  безналичным переводом осуществляется на основании письменного заявления  сотрудника, с обязательным указанием  банковских реквизитов.

Согласно ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы в  натурально-вещественной (неденежной) форме в стоимостной оценке не может превышать 20% от суммы начисленной  заработной платы.

Трудовой кодекс предусматривает  следующие виды отпусков (глава 19 ТК РФ): ежегодный оплачиваемый отпуск; ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в т.ч. учебный); отпуск без сохранения заработной платы; отпуск по беременности и родам; отпуск по уходу за ребенком

Порядок бухгалтерского учета отпускных зависит от закрепленного в учетной политике источника выплаты отпускных, т.е. наличия или отсутствия резерва на оплату отпусков.

Суммы начисленных  отпускных (кроме пособий, выплачиваемых  за счет средств ФСС) облагаются всеми  налогами. В приложении 2 показаны бухгалтерские  операции по оплате отпусков.

Работникам, занятым  на работах с вредными или опасными условиями труда предоставляется  ежегодно в соответствии со ст. 117 ТК РФ дополнительный отпуск.

Расчет и выплата  отпускных производятся по аналогии с основным отпуском, исходя из размера среднедневного заработка.

Учебный отпуск предоставляется  на основании Справки-вызова из учебного заведения в соответствии с требованиями главы 26 ТК РФ «Гарантии и компенсации  работникам, совмещающим работу с  обучением».

К наиболее распространенный пособиям, выплачиваемым за счет средств Фонда социального страхования, относятся:

1. Пособия по временной  нетрудоспособности (больничные);

2. Пособия гражданам,  имеющим детей (установленные  федеральным законом от 19.05.1995г.  №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» в редакции от 22.12.2005г);

3. Пособие по беременности  и родам; 

4. Единовременное  пособие женщинам, вставшим на  учет в медицинских учреждениях  в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении  ребенка; 

5. Ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.

Пособия, выплачиваются  сотрудникам за счет средств ФСС, но приравниваются к заработной плате, их начисление отражается записью по кредиту счета 70.

Величина пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и облагается налогом на доходы физических лиц.

Первые 2 рабочих дня  больничного оплачивает организация, оставшиеся дни - Фонд социального страхования.

Заработок, принимаемый  для расчета больничного - это сумма учитываемых при расчете пособия выплат сотруднику за 12 месяцев, предшествующих болезни (учитывают: фактическую зарплату, постоянные надбавки и доплаты, некоторые виды премий).

2.2 Порядок оформления, синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда

При выдаче наличных денег из кассы организации необходимо руководствоваться Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать и на оплату труда.

Заработная плата  выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а отпускные - не позднее, чем за один день до начала отпуска (ст. 96 КЗОТ). При увольнении работника все суммы, причитающиеся ему от организации, выплачиваются в день увольнения (ст. 98 КЗОТ).

Заработная плата  выдается в сроки, установленные  коллективным договором. Эти даты указываются в предоставленных банку кассовых заявках. За первую половину месяца (с 1-го до 15-е число включительно) выдают аванс (обычно с 16-го по 20-е число текущего месяца). Наиболее распространен вариант, при котором аванс выплачивается в заранее обусловленном размере (например, 40% фактического заработка за прошлый месяц). Более целесообразной предоставляется выплата аванса в зависимости от заработка за фактически выполненную работу (при сдельной оплате) или фактически отработанное время в первую половину месяца (за период с 1-го по 15-е число месяца включительно) за минусом необходимых удержаний, установленных действующим законодательством.

Заработная плата  за вторую половину месяца выдается с 1-го по 5-е число следующего месяца. Если день выдачи заработной платы приходится на выходной или праздничный день, то она должна быть выплачена накануне. Деньги для расчетов с уволенными и уходящими в отпуск, а также с работниками нештатного (несписочного) состава выдаются независимо от установленных сроков выплаты заработной платы штатным работникам.

Для получения заработной платы в банк представляются следующие  документы: чек, платежные получения на перечисление в бюджет налоговых платежей (подоходного налога, сбора на нужды образовательных учреждений), платежные получения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам, а также платежные поручения на перечисление платежей в ПФ, Фонд социального страхования, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд занятости населения. Платежные поручения выписываются в рублях с округлением копеек до рублей по общим правилам. Аванс и заработная плата за вторую половину месяца выдаются в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Так, если деньги получены в Понедельник, то в среду сумма неполученной зарплаты должна быть сдана в банк. Выплата заработной платы, пособий и премий производится по расчетно-платежной (ф. № Т-49) или платежной (ф. № Т-532) ведомости. При получении денег работник расписывается в ведомости. Выдача денег лицу, не являющемуся штатным сотрудником, осуществляется по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Деньги могут выдаваться по расходному кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, дату его выдачи, наименование его организации.