Учет, контроль и анализ расчетов труда

Розрахунок заробітної платні здійснюється за допомогою документа "Нарахування зарплати". Даний документ є комплексним розрахунковим документом, що забезпечує оформлення наступних операцій:

-  введення сальдо за розрахунками з працівниками на початку роботи з програмою;

-  нарахування авансу;

- нарахування заробітної платні і розрахунок сум податків, зборів (обов'язкових платежів) і інших утримань із зарплати.

Для вказівки необхідного виду операції в документі передбачене поле "Вид виплати", в якому можна вибрати одне з трьох можливих значень: "Внесення залишків", "Аванс", "Основна зарплата".

У даній статті  розглядаємо використання документа в режимі "Основна зарплата", що дозволяє здійснити:

- введення сум нарахованих працівникам заробітної платні, відпускних, лікарняних, матеріальної допомоги;

-   індексацію заробітної платні;

-   розрахунок сум податку з доходів фізичних осіб (ПДФО);

-   розрахунок комунального податку;

- розрахунок сум утримань і відрахувань до фондів обов'язкового державного пенсійного і соціального страхування;

- розрахунок сум профспілкових внесків;

- формування проводок по віддзеркаленню в бухгалтерському і податковому обліку результатів розрахунку заробітної платні;

- формування і друк розрахункових листків, платіжної відомості (типова форма П-53), розрахунково-платіжної відомості (типова форма П-49) і  зведення відрахувань до фондів.

Окремий документ "Нарахування зарплати" забезпечує розрахунок заробітної платні за один місяць. Значення місяця визначається датою документа, яка указується в полі "від", а значення кількості робочих днів у відповідному місяці — в поле "Кількість робочих днів". У поле "Кількість робочих днів" програма при введенні нового документа завжди підставляє значення "22". Якщо для розрахункового місяця необхідне інше значення, то його потрібно відкоригувати вручну. У полі "Рахунок оплати праці" указується рахунок обліку розрахунків з працівниками по заробітній платні — субрахунок 661 "Розрахунки по заробітній платні", передбачений для цих цілей в Плані рахунків.

Для віддзеркалення сум нарахувань і утримань по кожному працівнику в документі заповнюється окремий рядок. При цьому суми нарахованої зарплати можуть бути диференційовані по наступних видах нарахувань, відбиваних в окремих осередках рядка документа:

- "По окладу" — заробітна платня, нарахована за виконану роботу за відрядними розцінками, по тарифних ставках (окладам), посадових окладах, а також різні надбавки, доплати, премії, інші заохочувальні і компенсаційні виплати, що включаються до фонду оплати праці і мають постійний характер (що підлягають індексації);

- "Відпускні" — оплата щорічних і додаткових відпусток; компенсація за невикористану відпустку;

- "Лікарняні соцстрах" — посібник з тимчасової непрацездатності, зокрема посібник з догляду за хворим дитиною, виплачуване за рахунок фонду державного соціального страхування;

- "Лікарняні підприємства" — оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок підприємства;

              - "Оподатковувана матеріальна допомога" — матеріальна допомога, що підлягає включенню в сукупний місячний дохід оподаткування;

- "Добродійна матеріальна допомога" — нецільова добродійна допомога, зокрема матеріальна, сукупна річна сума якої не перевищує розмір прожиткового мінімуму, що діяв на почало роки.

На жаль, розрахунок сум по вказаних видах нарахувань в програмі не автоматизований, і всі вони, за винятком окладу, можуть бути внесені в документ тільки уручну з клавіатури. Що ж до окладу, то його значення підставляється в графу "По окладу" з довідника "Співробітники". Це відбувається автоматично після того, як в графі "Співробітник" буде встановлене прізвище конкретного працівника. Введення прізвищ працівників в документ може здійснюватися або послідовною активізацією рядків (наприклад, за допомогою клавіші «Insert»), або автоматично (за допомогою кнопки "Заповнити"). Якщо використовується відрядкове введення, то при зверненні до поля "Співробітник" буде відкритий довідник "Співробітники", з якого слід вибрати потрібного працівника. Якщо ж скористатися кнопкою "Заповнити", то програма автоматично заповнить документ всіма співробітниками, що працювали на підприємстві в розрахунковому місяці.

Після введення прізвища співробітника крім суми окладу програма заповнить також відповідні поля в графах "?" і "Дні". Графа "Дні" служить для вказівки кількості днів, фактично відпрацьованих працівником в розрахунковому місяці. У цю графу автоматично підставляється нормативна кількість робочих днів в розрахунковому місяці, відповідна значенню, вказаному в «шапці» документа в поле «Кількість робочих днів». Якщо фактично відпрацьована працівником кількість днів відрізняється від нормативного, то підставлене програмою в полі «Дні» значення слід відкоригувати уручну. При зміні цього значення програма також перерахує суму в полі «По окладу» по наступному алгоритму (1.8)

"По окладу" = Оклад Нормативна кількість робочих днів    Фактично відпрацьована кількість днів.     (1.8)    [2, с.67]

У полях графи «?» у вигляді символів відображається стан розрахунку зарплати по співробітнику, яке може мати наступні значення:

" а +" — для співробітника не розраховані сума індексації зарплати і суми утримань;

« а » — сума індексації розрахована, але суми утримань ще не розраховані;

« » (поле порожнє) — зарплата по співробітнику повністю розрахована.

При початковому заповненні рядка документа або при її редагуванні заробітна платня по відповідному співробітнику вважатиметься не розрахованою, і в полі «?» відображатиметься символ "а +".

Після введення всіх сум, що належать співробітнику по різних видах нарахувань, відповідно до Закону про індексацію доходів в першу чергу необхідно провести розрахунок суми індексації його заробітної платні. У програмі ця операція здійснюється автоматично при натисненні на кнопку "Розрахувати" і виборі із запропонованого списку команди "Сума індексації для поточного співробітника" або "Сума індексації для всіх співробітників" (у останньому випадку розрахунок сум індексації буде вироблений для кожного співробітника, вказаного в документі). Зі всіх видів нарахувань, передбачених в документі, програма індексує тільки суму, вказану в полі "По окладу".

Що ж до оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок засобів підприємства (вид нарахування — "Лікарняні підприємства"), посібника з тимчасової непрацездатності (вид нарахування — "Лікарняні соцстрах") і цільової разової матеріальної допомоги (вид нарахування — "Оподатковувана матеріальна допомога"),  ці нарахування не підлягають індексації. Не підлягають індексації також нарахування, які мають разовий характер. Це торкається, зокрема, нецільової добродійної (матеріальної) допомоги (вид нарахування — "Добродійна матеріальна допомога"). Оплата щорічних і додаткових відпусток (вид нарахування — "Відпускні") також не підлягає індексації, оскільки нарахування відпускних здійснюється виходячи з середньої заробітної платні, яка, у свою чергу, розраховується виходячи з вже проіндексованих доходів.              

Результат розрахунку програма записує в графу "Індексація". При необхідності він може бути відкоректований уручну. Важливо відзначити, що суми індексації заробітної платні включаються до фонду додаткової заробітної платні і підлягають оподаткуванню на загальних підставах.

Для коректного розрахунку суми індексації необхідно, щоб в довіднику "Податки і відрахування" правильно були відбиті індекси споживчих цін за всі місяці. Для зберігання цих індексів в довіднику призначений елемент "Індекс інфляції (споживчих цін за місяць)". Значення індексу споживчих цін необхідно щомісячно оновлювати в полі "Ставка" на картці цього елементу. Перевірити і відредагувати значення всіх введених раніше індексів можна у вікні "Історія". Даний елемент також має додатковий параметр "Поріг Індексації", призначений для зберігання значення індексу споживчих цін, перевищення якого дає підставу для проведення індексації зарплати (в даний час поріг індексації встановлений на рівні 101%).                                                                                                                         

Крім індексів споживчих цін, важливим параметром при розрахунку сум індексації заробітної платні є значення прожиткового мінімуму для працездатного населення, доходи у вигляді заробітної платні індексуються в межах вказаного прожиткового мінімуму. У програмі значення цього мінімуму зберігається в довіднику "Податки і відрахування" в полі "Межа" для елементу "Прожитковий мінімум для працездатних осіб". Даний елемент знаходиться в групі "Прожиткові мінімуми".

У разі підвищення рівня мінімальної заробітної платні або підвищення доходів працівників без зміни мінімальної зарплати (наприклад, при підвищенні розмірів зарплати на підприємстві) індексація заробітної платні за місяць, в якому відбулося таке підвищення, не проводиться. Цей місяць вважається базовим при розрахунку індексу споживчих цін для індексації зарплати за подальші місяці. Отже, для реалізації цієї вимоги програма повинна мати в своєму розпорядженні відомості про дату останнього підвищення мінімальної заробітної платні і про дату підвищення заробітної платні працівникам підприємства. Тому якщо відбулася зміна розміру мінімальної заробітної платні, то це слід відобразити в довіднику "Податки і відрахування", вказавши новий розмір мінімальної зарплати в полі "Межа" на картці елементу "Мінімальна зарплата". При цьому нове значення повинно бути зафіксовано на відповідну дату. Якщо ж наказом керівника підприємства встановлюється підвищення окладів, тарифних ставок, відрядних розцінок і т.д., що призвело за собою збільшення зарплати працівників, дата такої зміни повинна бути зареєстрована в довіднику "Фірми". Для цих цілей в картці фірми на закладці "Додатково" передбачене поле "Дата зміни доходу для розрахунку коефіцієнта індексації".

Індексація заробітної платні сумісників здійснюється на підставі довідки з основного місця роботи про розмір проіндексованого доходу. При цьому індексація доходів від роботи за сумісництвом здійснюється в межах прожиткового мінімуму з урахуванням проіндексованих доходів по основному місцю роботи. Враховуючи дані обставини, автоматичний розрахунок сум індексації заробітної платні для сумісників програма не здійснює. Цей розрахунок покладається на користувачів, а результати можуть бути внесені у відповідну графу документа уручну з клавіатури [2, с.68].

Після віддзеркалення в документі результатів індексації необхідно розрахувати суми утримань із заробітної платні співробітника. Ця операція виконується програмою автоматично при натисненні на кнопку "Розрахувати" і виборі із запропонованого списку команди "Утримання поточного співробітника" або "Утримання всіх співробітників" (у останньому випадку розрахунок сум утримань буде вироблений для кожного співробітника, вказаного документі). В результаті будуть розраховані і внесені у відповідні графи документа суми податку з доходів фізичних осіб (графа "ПДФО") і внесків, що утримуються до фондів обов'язкового державного страхування: Пенсійний фонд (графа "Пенсійний"), Фонд соціального страхування на випадок безробіття (графа "Безробіття"), Фонд соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності (графа "Страхування непрацездатності"). Крім того, якщо для співробітника в його картці встановлений прапорець "Член профспілки", то програма розрахує також суму профспілкового внеску (графа "Профспілковий") по ставці, вказаній в довіднику "Податки і відрахування» для елементу «Профспілковий із співробітника». Даний елемент розташований в групі "Податки і відрахування по зарплаті із співробітників". У цій же групі знаходяться елементи, що визначають ставки утримань із зарплати працівників підприємства до соціальних фондів. Розраховані програмою суми утримань доступні в документі для редагування і при необхідності можуть бути відкоректовані уручну.

Ставка, яка використовується програмою при розрахунку суми податку з доходів, одержаних у вигляді заробітної платні, задається в елементі "Основна ставка податку з фізичних лиць". Він розташований в окремій групі "Податок на доходи фізичних осіб".

Основна ставка податку встановлюється на рівні 15% суми доходу, оподаткування. При нарахуванні доходів у вигляді заробітної платні об'єктом обкладення податком з доходів фізичних осіб є нарахована сума такої заробітної платні за вирахуванням сум внесків, утриманих з цієї заробітної платні до Пенсійного фонду і фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Видана працівнику нецільова добродійна допомога, зокрема матеріальна, сукупна річна сума якої не перевищує розмір прожиткового мінімуму, що діяв на почало роки, не є об'єктом обкладення податком з доходів фізичних осіб. Тому сума нарахувань, вказана в графі "Добродійна матеріальна допомога", не приймається програмою у розрахунок при численні даного податку. Вся решта видів нарахувань, у тому числі і пов'язані з тимчасовою втратою працездатності, включається в базу оподаткування. Таким чином, база для розрахунку податку визначатиметься програмою шляхом складання сум, вказаних для  видів нарахувань "По окладу", "Відпускним", "Лікарняним соцстрах", "Лікарняному підприємства" і "Оподатковуваної матеріальної допомоги", і суми індексації (графа "Індексація"), за вирахуванням суми утримань до соціальних фондів.                                                                                                                                                                   

Передбачене право платника податків на зменшення доходу, оподаткування, на суму податкової соціальної пільги. Таке право виникає у випадку, якщо сума нарахованої заробітної платні не перевищує суму прожиткового мінімуму для працездатного населення на початок звітного року, помножену на 1,4 і закруглену до найближчих 10 гривень (далі — поріг застосування податкової пільги).  Розмір податкової соціальної пільги для всіх платників (далі — розмір базової соціальної пільги) податків визначений на рівні суми мінімальної заробітної платні на початок звітного року. Розмір базової соціальної пільги на 2007 рік зменшений на 50%. Законом також передбачені вищі розміри податкової соціальної пільги для окремих категорій платників податків. Наприклад, самотня мати або самотній батько (опікун) має право на пільгу у розмірі 150% базової пільги з розрахунку на кожну дитину у віці до 18 років.

Для зберігання параметрів, використовуваних програмою при розрахунку податкової соціальної пільги, в довіднику "Податки і відрахування" призначена група "Список пільг податку на доходи фізичних осіб". У картці цієї групи задаються значення порогу застосування податкової пільги (додатково параметр "Поріг") і коефіцієнта зменшення базової соціальної пільги (додатково параметр "Коефіцієнт зменшення"). Якщо сума заробітної платні, нарахованої працівнику (з урахуванням суми індексації, але без урахування суми не оподатковуваної податком матеріальної (добродійної) допомоги), перевищує значення, задане для параметра "Поріг" (740 гривень), то сума податкової соціальної пільги для такого співробітника приймається як рівна нулю. Інакше (якщо поріг не перевищений) програма розрахує суму пільги по наступному алгоритму (1.9) [2, с.69]: