Учет и аудит наличных средств

г) документирование аудита денежных средств. Правило (стандарт) аудиторской деятельности № 2 «Документирование аудита» (в ред. постановления Правительства РФ от 7 октября 2004 г. № 532) раскрывает понятие аудиторской документации. Аудиторская документация – материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

д) обобщение выводов, формирование и выражение мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта. Аудиторская организация обязана обобщить и оценить выводы, сделанные на основе полученных данных и зафиксировать их в рабочих документах.

Несмотря на то, что мнение аудитора может способствовать росту доверия к финансовой (бухгалтерской) отчетности, пользователь не должен принимать данное мнение ни как выражение уверенности в непрерывности деятельности аудируемого лица в будущем, ни как подтверждение эффективности ведения дел руководством данного лица.

3.2 План и программа аудиторской проверки наличных денежных средств

Планирование – это разработка общей стратегии и детального подхода применительно к ожидаемому характеру, срокам и масштабам аудиторской проверки.

Цель проверки – эффективное и своевременное проведение аудита.

Планирование призвано помочь в правильном распределении работы между членами аудиторской группы и координации работы других специалистов. Объем планирования зависит от [17, c. 10]:

– размера проверяемого субъекта;

– сложности предстоящей проверки;

– опыта работы аудитора, в том числе с данным субъектом;

– знания бизнеса клиента.

Планирование не является этапом аудита, отделенным от основного процесса. Это продолжающийся и повторяющийся процесс, который начинается вскоре после окончания предыдущего задания и продолжается до завершения текущей проверки. Тем не менее, планируя аудит, аудитор рассматривает временные рамки окончания процесса планирования и аудиторские процедуры, которые необходимо завершить в первую очередь для того, чтобы продолжить аудиторскую проверку.

Планирование состоит из следующих этапов [16, c. 17]:

– подготовительная работа;

– выработка общей стратегии проверки;

– составление плана аудита;

– внесение изменений в план в ходе проверки;

– осуществление руководства, контроля и надзора;

– документирование действий, связанных с вышеперечисленными аспектами.

Аудитору необходимо составить и документально оформить программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы. В программу аудита также могут быть включены проверяемые предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности по каждой из областей аудита и время, запланированное на различные области или процедуры аудита.

В процессе подготовки программы аудита аудитор обязан принимать во внимание полученные им оценки неотъемлемого риска и риска средств контроля, а также требуемый уровень уверенности, который должен быть обеспечен при процедурах проверки по существу, временные рамки тестов средств контроля и процедур проверки по существу, координацию любой помощи, которую, предполагая получить от аудируемого лица, а также привлечение других аудиторов или экспертов.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению его процесса и результатов.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, с помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета экономическим субъектом. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать следующие факты [16, c. 12]:

– отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

– отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;

– наличие признаков формального проведения инвентаризаций кассы (предупреждение кассира);

– возложение функций кассира при отсутствии его в штате на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

– отсутствие договора с кассиром о его полной материальной ответственности;

– предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности внутреннего контроля требует увеличения объемов аудита и усиления внимания данному участку проверки.

При планировании аудита конкретного предприятия перечень вопросов с целью определения эффективности внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств, а также достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете может видоизменяться.

3.3. Организация проведения аудиторской проверки наличных денежных средств

Аудитор, для организации проведения аудиторской проверки денежных средств, составляет вопросник и определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета денежных средств на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур [16, c. 17].

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия – о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля [16, c. 18].

Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников организации.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины в организации. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам опроса сотрудников проверяемой организации и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существенности статьи «Касса» в отчетности организации.

Когда удельный вес кассовых операций велик, например, реализация продукции организации ведется через кассу, то это может послужить основанием аудитору для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности организации.

В общем случае по результатам опроса, а также непосредственного наблюдения за совершением операций по приему и выдаче денег из кассы у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

По результатам опроса ответственных работников проверяемой организации по вопроснику аудитор может сделать выводы о том, что произошло нарушение [16, c. 19]:

1. Порядка ведения кассовых операций в РФ: кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия;

2. Порядка ведения кассовых операций в РФ: расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия;

3. Порядка ведения кассовых операций в РФ: в бухгалтерии организации не ведется Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

4. Порядка ведения кассовых операций в РФ: на предприятии не установлены приказом (распоряжением) руководителя предприятия сроки внезапной ревизии кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

5. Порядка ведения кассовых операций в РФ: в организации при смене кассира не была проведена ревизия кассы;

6. Порядка ведения кассовых операций в РФ: приказом руководителя организации не назначена специальная комиссия для проведения ревизии кассы;

7. Порядка ведения кассовых операций в РФ и приказа руководителя предприятия: в организации внезапные ревизии кассы не проводились;

8. Порядка ведения кассовых операций в РФ: договор о полной материальной ответственности с кассиром не заключен;

9. Порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, к примеру, организация не имеет договоров с центром технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин;

10. Порядка ведения кассовых операций в РФ, например, в организации не ведется кассовая книга. Очевидно, что одна такая запись превышает значение всех предыдущих и последующих. Но такой вывод вполне может быть сделан и тогда, когда кассовая книга представляет собой разрозненные листы, или листы не пронумерованы, книга не прошнурована и не опечатана печатью предприятия;

11. Принятых положений, внутренний контроль за правильностью и своевременностью расчетов с персоналом по выплате заработной платы и социальных выплат ослаблен отсутствием в организации журнала регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, передаваемых из отдела труда и заработной платы в кассу организации для оплаты;

12. Принятых условий, внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы организации ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя организации круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

13. Порядка ведения кассовых операций в РФ, при выдаче денег на хозяйственные нужды срок, на который они выданы, не устанавливается. Такое положение снижает возможность контроля за расходованием средств;

14. Порядка ведения кассовых операций в РФ, кассир при закрытии платежных (расчетно-платежных) ведомостей реестр депонированных сумм не составляет;

15. Принятых правил, внутренний контроль за выплатой депонированных сумм ослаблен отсутствием в организации журнала учета депонентов;

16. Принятых правил, внутренний контроль за выдачей депонированных сумм ослаблен тем, что обязанность ведения книги регистрации депонентов (картотеки депонентов) возложена на кассира, а не на счетного работника.

3.4 Типичные ошибки и нарушения, выявляемые в процессе аудиторской проверки наличных денежных средств

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом [17, c. 10]:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно – операционные расходы.

1.2. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации.

1.3. Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.