Учет и аудит наличных средств

– обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, соблюдение правил и положений по использованию денежных средств;

– своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов;

– обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

– контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы. Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

Касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным банком РФ и Министерством финансов РФ.

В настоящее время используются следующие унифицированные формы первичной документации по учету кассовых операций: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны (кроме находящихся на ЕНВД):

– осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

– применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

– выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

– обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

– производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов. Стоит отметить, что предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

В настоящее время согласно Указания ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в рамках одного договора составляет 100 тыс. руб. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств и денежных документов из кассы предприятия.

ООО «Контроль плюс» работает в режиме юридической и экономической самостоятельности: заключает договора, производит поиск покупателей, организует сбыт продукции, проводит маркетинговые исследования, ведет бухгалтерский учет, распоряжается заработанными средствами.

Среди основных видов деятельности согласно уставу предприятия можно выделить:

– розничная торговля бытовыми электротоварами, радио- и телеаппаратурой;

– специализированная розничная торговля непродовольственными товарами;

– ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования;

– розничная торговля в неспециализированных магазинах;

– прочая розничная торговля в специализированных магазинах;

Полное фирменное наименование общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Контроль Плюс», сокращенное наименование на русском языке – ООО «Контроль Плюс».

Наличные расчеты на ООО «Контроль Плюс» осуществляются на основании Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. На основании этого положения в ООО «Контроль Плюс» установлена ККМ, используемая каждый раз при осуществлении наличных расчетов. При выдаче денег из кассы составляется «Расходный кассовый ордер». При внесении средств непосредственно в кассу выписывается «Приходный кассовый ордер». В конце каждого дня бухгалтер-кассир составляет «Отчет кассира» за прошедший день, в котором указывается приход и расход за день в корреспонденции со счетами расчетов. Кроме того, к нему прикладывается контрольная лента и приложение к кассовому отчету, содержащее показания счетчиков кассовых аппаратов. Помимо этого, в конце каждого месяца составляется «Реестр документов за…». Данный регистр служит для проверки данных бухгалтера-кассира. Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса».

Важность аудита учета наличных средств определяется значительным числом нарушений, которые следует исключить из учетной практики. Данное направление аудита может быть реализовано при проведении как обязательной, так и инициативной аудиторской проверки. Оно может быть предметом отдельного договора, но чаще является составной частью договора общего аудита.

При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, с помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета экономическим субъектом.

О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать следующие факты:

– отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;

– отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных инвентаризаций кассы;

– наличие признаков формального проведения инвентаризаций кассы (предупреждение кассира);

– возложение функций кассира при отсутствии его в штате на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;

– отсутствие договора с кассиром о его полной материальной ответственности;

– предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Аудитор, для организации проведения аудиторской проверки денежных средств, составляет вопросник и определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета денежных средств на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Все выявленные в ходе аудиторской проверки денежных средств нарушения порядка осуществления и отражения в учете операций по кассе, расчетному, валютному и прочим счетам в банках аудиторы фиксируют в рабочих документах.

Если руководство хозяйствующего субъекта не принимает меры по исправлению ошибок, аудитору следует уведомить лиц, которым подчиняется руководство аудируемого лица, о том, что он самостоятельно предпримет меры по информированию пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности о существенных событиях.

В условиях применения на ООО «Контроль Плюс» программного комплекса «1-С: Бухгалтерия» периодически производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

В целом по организации учета движения наличных денежных средств на ООО «Контроль Плюс» можно сказать, что он организован на достаточно качественном уровне. Это позволяет более рационально расходовать наличные средства, повышает дисциплину их использования в процессе хозяйственной деятельности предприятия. Вместе с тем, поскольку финансово-экономическая деятельность предприятия автоматизирована при помощи программы «1-С Предприятие», это исключает механические ошибки кассира, а также позволяет своевременно и в полном объеме осуществлять предоставление данных.

Можно посоветовать внести для рассмотрения больший лимит остатка кассы, а также предусмотреть возможность его пересмотра в течение года в договоре банковского счета.

При осуществлении хозяйственных операций в ООО «Контроль Плюс» соблюдается требование законодательства о предельном размере расчетов наличными деньгами по одной сделке, которое составляет 100 000 рублей.

При этом частой является ситуация, когда реализованная продукция разделяется на несколько частей и оформляется на каждую из них отдельный договор купли-продажи. Тогда лимит расчетов наличными остается сохраненным. Однако нужно учесть, во-первых, что договоры на момент проведения проверки должны быть в наличии и подписаны обеими сторонами в целях избежания споров с налоговыми органами. Во-вторых, желательно, чтобы отдельные договоры не были связаны друг с другом даже косвенно, то есть в одном договоре не надо делать ссылку на другой.

Также одним из главных направлений следует обозначить развитие качества программного обеспечения и подготовки бухгалтера для работы с ним, поэтому в этом направлении и следует развиваться в дальнейшем – проводить тренинги по работе с новым программным обеспечением, что, несомненно, должно повысить качество и скорость работы.

Внедрение и использование компьютерных технологий обработки учетной информации явилось одним из наиболее значительных достижений науки и управления. Система субъекта хозяйствования существенно влияет на методики ревизии и аудита. Аудитор на стадии подготовки к проверке хозяйствующего субъекта должен изучить организационно-техническое обеспечение контроля и определить необходимость привлечения для исследования его надежности технических специалистов. В процессе исследования системы компьютерной обработки данных могут быть установлены особенности алгоритма систематизации информации, влекущие ее искажение.

Компьютерная обработка данных в организации имеет место в случаях, когда с помощью компьютерной техники осуществляется обработка значительных объемов ученой информации независимо от следующих факторов:

– компьютер используется организацией самостоятельно или по договору с третьей стороной;

– компьютер используется организацией для обработки экономической информации во всех аспектах хозяйственной деятельности и ее учета или только для автоматизации обработки информации по отдельным фактов хозяйственной деятельности, отдельным участкам учета.

При проведении аудита в системе компьютерной обработки данных сохраняются цель аудита и основные элементы его методологии. Наличие компьютер ной обработки данных существенно влияет на процесс изучения аудитором системы учета организации и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Аудитору желательно иметь представление о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения компьютерной техники, а также системах обработки экономической информации. В случае отсутствия у аудитора необходимых для этого знаний, следует использовать работу эксперта в области информационных технологий. А также аудиторской организации целесообразно иметь библиотеку наиболее распространенных систем компьютерной обработки данных и прилагать усилия к изучению особенностей их практического применения.

Аудитор должен изучить и оформить в виде рабочего документа все существенные вопросы организации обработки учетных данных в системе компьютерной обработки данных организации, отразив в нем следующие положения:

– организационная форма обработки данных, например: обработку данных осуществляет специальное подразделение или компьютеры установлены на рабочих местах бухгалтерского персонала и обработка данных осуществляется непосредственно бухгалтерами; обработку данных организация осуществляет самостоятельно третья сторона по заключенному с ней договору;

– форма бухгалтерского учета;

– разделы и участки учета, функционирующие в среде компьютерной обработки данных;

– система компьютерной обработки данных размещена на одном или нескольких компьютерах;

– обработка данных ведется локально на каждом компьютере или применяется сетевой вариант;

– обеспечение архивирования и хранения данных;

– передача данных производится: с использованием каналов связи, через внешние носители или происходит ввод данных с клавиатуры.

В условиях компьютерной обработки данных большое значение необходимо придавать качеству учетных данных. Информация в электронной системе учета должна отражаться своевременно, в полном объеме и с достаточным уровнем детализации. При исследовании компьютерной обработки данных особое внимание следует уделить установлению в ней рисковых зон. Этого можно достичь при проведении процедур тестирования электронной системы учета.